Giải pháp tự động hóa quy trình là gì?

Tự động hóa đã trở thành xu hướng tất yếu cho sự phát triển của doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Trên thực tế, tự động hóa đã được áp dụng vào nhiều quy trình sản xuất, kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp và mang lại hiệu quả rõ rệt. Vậy giải pháp tự động hóa quy trình là gì? Cùng tìm hiểu nhé!

Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Khi doanh nghiệp của bạn tiếp tục xử lý lượng lớn dữ liệu và thực hiện nhiều tác vụ mỗi ngày, các thành viên trong nhóm có thể gặp khó khăn hơn trong việc hạn chế lỗi, giảm mức độ chậm trễ, cũng như cải thiện các hệ thống kém hiệu quả. Tự động hóa quy trình kinh doanh cho phép bạn xây dựng, quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc để tăng hiệu quả và năng suất của tổ chức.

Tự động hóa quy trình kinh doanh là tự động hóa các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại hàng ngày. Từ quy trình làm việc nhiều cấp độ đến những phản hồi đơn giản của khách hàng, BPA cho phép bạn hoàn thành các công việc lặp đi lặp lại và chuyển sang các quy trình không cần giấy tờ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này có nghĩa là tự động hóa công việc xử lý quá nhiều dữ liệu tô và tài liệu thô (như phát triển sản phẩm, bán hàng, nhân sự, …). Việc bổ sung phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPMS) sẽ giúp bạn quản lý tất cả các quy trình kinh doanh mới được tạo ra bằng quá trình tự động hóa quy trình kinh doanh.

Tự động hóa quy trình kinh doanh
Tự động hóa quy trình kinh doanh

Vai trò của giải pháp tự động hóa quy trình

Hiện nay, tự động hóa đang ngày càng phát triển và được sử dụng rộng rãi trong mọi tổ chức, doanh nghiệp. Có thể thấy, việc ứng dụng tự động hóa không chỉ giúp doanh nghiệp cạnh tranh với thị trường trong nước mà còn tạo lợi thế thế để phát triển ở thị trường nước ngoài. Dưới đây là một số vai trò mà tự động hóa mang lại cho doanh nghiệp:

Nâng cao hiệu suất làm việc, gia tăng sản xuất

Bằng việc áp dụng giải pháp tự động hóa, doanh nghiệp có thể tối ưu được thời gian vận hành, sản xuất 24/24. Do đó, doanh nghiệp không cần phải bố trí nhân công làm việc, phân ca như trước đây.

Hạn chế sai sót

Khi được lập trình cụ thể, việc sử dụng phần mềm để tự động hóa các thao tác công việc sẽ nhanh và chính xác hơn so với các thao tác thủ công. Vì vậy, nó giúp doanh nghiệp giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Nâng cao hiệu quả công việc

Việc triển khai quy trình làm việc trên nền tảng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc và giảm thời gian thực hiện các công việc trong quá trình hoạt động. Bên cạnh đó, nhờ được quản lý trên một hệ thống quản lý tổng thể, người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra, giám sát từng bước trong quy trình làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Kết nối dễ dàng

Trước đây, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều phần mềm, nhóm chat hay email riêng biệt để quản lý việc này dẫn đến tình trạng tốn thời gian và khó phân bổ, kiểm soát. Nhưng với giải pháp tự động hóa quy trình, người quản lý có thể theo dõi, kiểm tra tiến độ công việc của từng nhân viên, bộ phận trên cùng một giao diện và hệ thống tự động hóa quy trình.

Vai trò của giải pháp tự động hóa quy trình
Vai trò của giải pháp tự động hóa quy trình

Các bước xây dựng tự động hóa quy trình làm việc

Để xây dựng quy trình tự động hóa chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn cần hiểu rõ các bước sau:

Xác định rõ ràng mục tiêu

Để xác định chính xác nhất mức độ hiệu quả mà tự động hóa quy trình sẽ mang lại cho doanh nghiệp, trước tiên bạn cần xác định mục tiêu của tự động hóa quy trình là gì? Những mục tiêu này có thể là theo xu hướng, tối ưu hóa giờ làm việc, giải quyết những khó khăn trong cách làm việc cũ hoặc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.

Xây dựng quy trình làm việc

Các doanh nghiệp muốn tiếp tục phát triển nhanh chóng trên thị trường không chỉ cần một chiến lược thông minh mà còn cần xác định cho mình một nền móng quy trình làm việc thực sự vững chắc. Quy trình làm việc tiêu chuẩn theo mô hình vòng đời BPM s Một quy trình làm việc chuẩn mực theo mô hình BPM Life Cycle sẽ bao gồm năm bước: xây dựng quy trình, mô hình hóa quy trình, kiểm soát quy trình, đánh giá hiệu quả quy trình và điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình.

Ứng dụng công nghệ tự động hóa

Sau khi xây dựng tự động hóa quy trình làm việc tiêu chuẩn, bước tiếp theo bạn cần thực hiện là nghiên cứu và lựa chọn các ứng dụng công nghệ tự động hóa phù hợp với quy trình làm việc của mình.

Hướng dẫn và đào tạo nhân viên

Đối với toàn thể các đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp, việc từ bỏ các thói quen cũ và tiếp nhận các công nghệ mới không phải là điều dễ dàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên liên hệ với bộ phận hỗ trợ đơn vị để đào tạo triển khai phần mềm và đảm bảo tất cả nhân sự trong doanh nghiệp hiểu rõ các bước của quy trình triển khai.

Đo lường kết quả

Khi thực hiện tự động hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp cần hết sức chú ý đến kết quả ứng dụng phần mềm của mình. Trên cơ sở đó, đánh giá mức độ tích cực sử dụng phần mềm của nhân viên và sự phối hợp giữa họ với các bộ phận khác.

Các bước xây dựng tự động hóa quy trình làm việc
Các bước xây dựng tự động hóa quy trình làm việc

Với sự phát triển mạnh mẽ không ngừng của thời đại và sự cải tiến không ngừng của nhu cầu khách hàng, các giải pháp tự động hóa quy trình giúp duy trì hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ của FoxAI trên đây, đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích.

Mời bạn đánh giá

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *