Hệ thống ERP và những điều cần biết

Hiện nay, hệ thống ERP được coi là “trợ lý đắc lực” giúp các nhà lãnh đạo điều hành doanh nghiệp một cách tự động hóa và đơn giản hóa, giảm bớt công việc thủ công cồng kềnh. Dưới đây là những điều bạn cần biết khi triển khai phần hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình. Cùng tìm hiểu nhé!

Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) bao gồm các ứng dụng và công cụ giúp tất cả nhân sự trong doanh nghiệp làm việc với nhau trên cùng một hệ thống (all-in-one).

Hệ thống ERP tích hợp tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện, không cần nhân viên phải làm việc trên các phần mềm riêng biệt, độc lập như trước. Ví dụ: nhân viên marketing và lập trình có quyền truy cập vào cùng một nguồn dữ liệu giống như các nhà phát triển kinh doanh dựa trên nhu cầu cụ thể của họ.

Hệ thống ERP phù hợp có thể giúp doanh nghiệp thu thập và lưu trữ dữ liệu vào một nơi từ các lĩnh vực, chẳng hạn như: Tài chính & Kế toán; Nhân sự; Quản lý quan hệ khách hàng; Quản lý sản xuất; Thương mại điện tử;…

Hệ thống ERP
Hệ thống ERP

Các tính năng chính của hệ thống ERP

Hệ thống ERP từ nhiều nhà cung cấp rất khác nhau về quy mô, phạm vi và chức năng. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm ERP đều có những đặc điểm sau:

Tích hợp toàn doanh nghiệp

Quy trình kinh doanh được tích hợp giữa các phòng ban và đơn vị kinh doanh từ đầu đến cuối. Ví dụ: khi nhận được đơn đặt hàng mới, nó sẽ tự động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn lượng hàng sẵn có của sản phẩm và cập nhật lịch giao hàng. Sau khi đơn đặt hàng được gửi, hóa đơn cũng sẽ được gửi.

Một cơ sở dữ liệu chung

Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban đầu của ERP. Nó cho phép dữ liệu được nhập một lần cho mọi bộ phận cùng sử dụng. Các phòng ban phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu đã được phê duyệt và các quy tắc chỉnh sửa.

Giao diện và cảm nhận nhất quán

Các nhà cung cấp ERP nhanh chóng nhận ra rằng phần mềm có giao diện người dùng nhất quán sẽ giảm chi phí đào tạo và trông chuyên nghiệp hơn.

Các tính năng chính của hệ thống ERP
Các tính năng chính của hệ thống quản lý

Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào?

ERP thường được chia thành các cấp dựa trên quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp mà ERP hướng tới. Các lớp điển hình bao gồm:

Các ERP lớp I

Hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, toàn cầu xử lý tất cả các vấn đề quốc tế, bao gồm tiền tệ, ngôn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế toán… Có 4-5 hệ thống ERP lớp I.

Các ERP lớp II

Hỗ trợ các doanh nghiệp lớn có thể hoạt động ở nhiều quốc gia nhưng thiếu tầm với toàn cầu. Khách hàng lớp II có thể là đơn vị độc lập hoặc đơn vị kinh doanh của các doanh nghiệp lớn trên toàn cầu. Hầu hết các hệ thống ERP này đều mang tính quốc tế nhưng thiếu phạm vi rộng của Lớp I. Tùy thuộc vào cách nhà cung cấp phân loại mà có 25 đến 45 nhà cung cấp trong lớp này.

Các ERP lớp III

Hỗ trợ các doanh nghiệp có quy mô vừa. Hầu hết xử lý nhiều ngôn ngữ và tiền tệ, nhưng chỉ có một bảng chữ cái duy nhất. Tùy thuộc vào cách phân loại ERP, có khoảng 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp này.

Các ERP lớp IV

Được thiết kế đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống ERP này thường tập trung vào kế toán và không được coi là một hệ thống ERP hoàn chỉnh.

Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào?
Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào?

Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm ERP phù hợp

Có một số điều quan trọng cần xem xét khi chọn phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là những điểm mấu chốt để bạn lựa chọn phần mềm ERP phù hợp:

  • Phù hợp với nhu cầu kinh doanh: Nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp cần được xác định rõ ràng. Chọn phần mềm đáp ứng được yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp bạn.
  • Đảm bảo phần mềm ERP có khả năng mở rộng và linh hoạt để đáp ứng sự phát triển và mở rộng kinh doanh trong tương lai.
  • Phần mềm ERP cung cấp các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và sau triển khai đáng tin cậy, bao gồm cung cấp các bản cập nhật, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai và sử dụng.
  • Giao diện người dùng của phần mềm ERP cần phải đơn giản, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng cuối.
  • Đảm bảo mức độ bảo mật cao để bảo vệ thông tin kinh doanh quan trọng khỏi các rủi ro bảo mật và truy cập trái phép.
  • Kiểm tra tính tương thích của phần mềm ERP với các ứng dụng, hệ thống hiện có của doanh nghiệp.
  • Xem xét tổng chi phí để có thể sở hữu phần mềm ERP.
Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm ERP phù hợp
Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm phù hợp

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, hệ thống ERP đã trở thành nền tảng để định hình tương lai doanh nghiệp của bạn. Khi được sử dụng hiệu quả, ERP có thể giúp doanh nghiệp đối mặt và vượt qua những thách thức khó khăn của thị trường và từng bước chinh phục thành công các mục tiêu.

 

Mời bạn đánh giá

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *