Tất tần tật về phần mềm tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp

Dưới tác động của chuyển đổi số, xu hướng ứng dụng các phần mềm tự động hóa quy trình càng trở nên phổ biến hơn, các dây chuyền tự động cũng được sử dụng rộng rãi trong sản xuất. Sự can thiệp của con người vào công việc được giảm thiểu rõ ràng. Để đạt được mục tiêu này, các chuyên gia công nghệ đã làm việc rất chăm chỉ để tìm ra giải pháp phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh và bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp.

Tự động hóa là gì?

Tự động hóa quy trình được hiểu là việc ứng dụng công nghệ số hóa các nhiệm vụ, quy trình cố định trong doanh nghiệp để thay thế cho các công việc thủ công truyền thống. Chuẩn hóa quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu suất, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) khác với quản lý quy trình kinh doanh (BPM). Nếu BPA chỉ tập trung vào tự động hóa thì BPM có cách tiếp cận rộng hơn và tổng quát hơn để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh nội bộ của doanh nghiệp.

Tự động hóa quy trình
Tự động hóa quy trình

Một phần mềm tự động hóa quy trình làm việc tốt cần có những gì?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc của mình. Một số có thể được áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào, trong khi một số khác phục vụ các yêu cầu cụ thể.

Dưới đây là các yếu tố của một phần mềm tự động hóa quy trình làm việc tốt:

  • Tính đơn giản: Tự động hóa có nghĩa là làm cho mọi thứ đơn giản hơn. Sự đơn giản sẽ đến từ giao diện thân thiện với người dùng. Phần mềm không yêu cầu mã hóa phức tạp và sử dụng phương pháp kéo và thả để thiết kế.
  • Khả năng hoạt động trên đám mây: Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc dựa trên đám mây thường dễ bảo trì và chạy hơn các phiên bản tại chỗ. Chúng cũng cung cấp khả năng truy cập dễ dàng, bảo mật vững chắc và khả năng mở rộng dữ liệu.
  • Tích hợp đa hệ thống: Hầu hết các phần mềm dựa trên đám mây đều có khả năng tích hợp với các ứng dụng đám mây khác. Cần xem xét xem phần mềm tự động hóa quy trình làm việc của bạn để biết khả năng tương thích API và các công cụ như Zapier.
  • Các tính năng có thể tùy chỉnh: Tùy chỉnh là điều cần thiết cho phần mềm tự động hóa quy trình làm việc và mỗi công ty đều có quy trình làm việc riêng.
Thế nào là một phần mềm tự động hóa quy trình tốt?
Thế nào là một phần mềm tự động hóa quy trình tốt?

Mẹo sử dụng phần mềm tự động hóa quản lý doanh nghiệp

Hiện nay, dưới áp lực cạnh tranh của thị trường nhiều doanh nghiệp chưa tìm được chỗ đứng. Tình trạng phá sản tiếp tục xảy ra do thiếu hiểu biết về quy trình sản xuất. Dưới đây là một số mẹo sử dụng phần mềm nên tham khảo để ứng dụng hiệu quả:

Sử dụng công nghệ tự động, đẩy nhanh quá trình tự động hóa

Việc đầu tư công nghệ phần mềm nhằm chuẩn hóa các quy trình làm việc được khuyến khích áp dụng. Nó sẽ không thay thế hoàn toàn con người nhưng sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực. Từ đó giúp nhân viên nhanh chóng xử lý những công việc thủ công nhàm chán, lặp đi lặp lại. Giúp nhân viên tập trung vào nhiệm vụ quan trọng và mang lại giá trị cho công ty.

Các công ty sản xuất nên lựa chọn:

  • Máy móc
  • Thiết bị kỹ thuật
  • Nhà cung cấp có uy tín, phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình.
  • Tránh sử dụng sai loại thiết bị để đáp ứng nhu cầu trong quá trình sản xuất của bạn.

Đối với nhà cung cấp dịch vụ, chủ doanh nghiệp cần:

  • Lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt
  • Hỗ trợ của đơn vị tư vấn kỹ thuật để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.

Theo dõi thời gian dành cho kế hoạch

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc có một hệ thống theo dõi thời gian cho tất cả các kế hoạch trong ngày, tuần, tháng là vô cùng cần thiết. Giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả hoạt động kinh doanh và công tác đánh giá. Xác định thời gian và mức tiêu thụ tài nguyên của một số nhiệm vụ nhất định. Đảm bảo công việc và quy trình được xử lý nhanh nhất có thể và với chất lượng cao nhất có thể.

Giảm thiểu số lượng quy trình

Các CEO và nhà quản lý đứng đầu cần hiểu rõ cách vận hành doanh nghiệp. Để có thể xác định quy trình nào là đúng; quy trình nào là quan trọng nhất. Xác định các quy trình này có thể được hợp nhất hay không? Để có phần mềm tự động hóa quy trình thành công, bạn phải đảm bảo rằng mọi quy trình đều được tối ưu hóa.

Tập trung vào trải nghiệm của nhân viên

Việc kết hợp công nghệ vào các quy trình thì dễ dàng, nhưng cách nhân viên nắm bắt những công nghệ này vẫn còn khó khăn và thách thức.

Mọi người luôn sợ những gì họ không hiểu. Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần hiểu nhân viên và đưa ra lộ trình đào tạo có tổ chức nhất.

Mẹo sử dụng phần mềm tự động hóa quản lý doanh nghiệp
Mẹo sử dụng phần mềm tự động hóa quản lý doanh nghiệp

Trên đây là thông tin hữu ích về tự động hóa quy trình mà FoxAI muốn gửi tới các bạn. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với bạn!

Nguồn tin: https://fox.ai.vn

Mời bạn đánh giá

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *