Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì? Cách hoạt động như thế nào?

Tự động hóa quy trình kinh doanh tập trung vào việc tự động hóa mọi hoạt động kinh doanh trên 1 hệ thống trực tuyến nhằm chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa chi phí nhằm đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp. Vậy tự động hóa quy trình kinh doanh là gì và cách hoạt động như thế nào? Cùng tìm hiểu nhé!

Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Khi doanh nghiệp của bạn liên tục xử lý lượng lớn dữ liệu và thực hiện nhiều tác  vụ mỗi ngày, các thành viên trong doanh nghiệp có thể gặp khó khăn hơn trong việc hạn chế lỗi, giảm độ trễ và cải thiện các hệ thống kém hiệu quả. Tự động hóa quy trình cho phép bạn xây dựng, quản lý và tối ưu hóa quy trình công việc để tăng hiệu quả và năng suất của tổ chức.

Tự động hóa quy trình kinh doanh là tự động hóa các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại hàng ngày, vốn thường được nhân viên xử lý theo cách thủ công. Từ các quy trình làm việc nhiều cấp độ đến phản hồi đơn giản của khách hàng, cho phép bạn hoàn thành các nhiệm vụ lặp đi lặp lại một cách nhanh chóng và hiệu quả cũng như chuyển sang các quy trình không cần giấy tờ. Điều này có nghĩa là tự động hóa công việc xử lý lượng lớn dữ liệu và tài liệu thô (như phát triển sản phẩm, bán hàng…). Việc thêm phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPMS) sẽ giúp bạn quản lý tất cả các quy trình kinh doanh mới được tạo ra bằng quá trình tự động hóa quy trình.

Tại sao tự động hóa quy trình kinh doanh có hiệu quả?

Giải pháp tự động hóa quy trình mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên và công ty.

Phần mềm quy trình làm việc theo dõi mọi thứ. Bạn muốn biết liệu đơn hàng của bạn có đang được vận chuyển hay không? Bạn cần nắm rõ lịch trình của đội ngũ? Bạn có thể sử dụng công cụ BPA để cập nhật trạng thái của bất kỳ quy trình nào

Khi hệ thống tự động hóa quy trình làm việc xử lý các công việc thường ngày, lặp đi lặp lại, nhân viên có thể sử dụng các kỹ năng của mình hiệu quả hơn. Mọi người không cần phải chờ phê duyệt hoặc chuyển tài liệu giữa mọi người. Hệ thống cập nhật mọi thứ cho bạn.

Khi tự động hóa các quy trình thông thường, công ty có thể làm giảm tình trạng đổ lỗi và nâng cao trách nhiệm. Người quản lý có thể thấy vấn đề xảy ra ở đâu trong quy trình và theo dõi trách nhiệm được giao. Qua đó, mọi người có ít khả năng rơi vào tình huống đổ lỗi, điều này sẽ dẫn đến hiệu suất và thành công được cải thiện.

Các bước trong tự động hóa quy trình kinh doanh

Tự động hóa quy trình kinh doanh có thể được thực hiện theo năm bước sau:

1. Xác định các hoạt động cần được tự động hóa

Bạn có thể sử dụng các sơ đồ quy trình khác nhau để xác định các hoạt động phù hợp với tự động hóa trong tổ chức của mình. Bằng cách này bạn có thể tự động hóa hoạt động. Nó là tốt để tự động hóa các hoạt động.

2. Xác định mục tiêu kinh doanh

Bạn hy vọng đạt được điều gì bây giờ? Chính xác thì tự động hóa được sử dụng để làm gì? Bạn sẽ đo lường sự thành công của mình như thế nào?

3. Đảm bảo bạn sử dụng đúng công cụ

Để chọn thiết bị thích hợp, trước tiên người ta phải xác minh rằng thiết bị đó đáp ứng các tiêu chí sau:

Sử dụng đơn giản, dễ hiểu, có khả năng thích ứng và khả năng mở rộng. Kết hợp được với các công cụ hiện có; trước khi mua một công cụ, hãy xác minh rằng công cụ đó có thể lấy dữ liệu từ các công cụ khác mà bạn đã sử dụng và có khả năng linh hoạt để làm việc với dữ liệu mà tổ chức của bạn đã duy trì.

4. Thay đổi quản lý

Cần đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên, đặc biệt là những người tiếp xúc với công nghệ hàng ngày.

5. Để mắt đến mọi thứ và ghi chú

Những công cụ này không được giữ nguyên; thay vào đó, chúng thích ứng với cách tổ chức của bạn vận hành. Sử dụng chúng để theo dõi KPI và thực hiện các điều chỉnh theo yêu cầu.

Từ đó, bạn có thể chuyển sang cấp độ làm việc thông minh mới – nơi các biểu đồ luồng công việc, tài liệu và nền tảng cộng tác của bạn tích hợp liền mạch với nhau. Khi tự động hóa quy trình của mình, bạn có thể làm được nhiều việc hơn.

Trên đây là những chia sẻ của FoxAI về tự động hóa quy trình kinh doanh. Hy vọng với những chia sẻ trên bạn sẽ chọn được cho doanh nghiệp của mình phần mềm phù hợp.

Mời bạn đánh giá

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *