Văn phòng điện tử là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng?

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển vượt trội, văn phòng điện tử ngày càng trở nên phổ biến ở nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ, thay thế cho mô hình văn phòng truyền thống. Vậy văn phòng điện tử là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng văn phòng điện tử? Cùng FoxAI tìm hiểu nhé!

Văn phòng điện tử là gì?

E-office hay văn phòng điện tử là mô hình ứng dụng công nghệ hiện đại mang đầy đủ những phần mềm có tính năng quản lý hồ sơ, công việc, thông tin, tài liệu, báo cáo… của công ty và hướng đến hiện đại hóa phương thức quản lý truyền thống.

Về bản chất, khái niệm văn phòng điện tử là một hệ thống giúp con người thao tác các công việc văn phòng thông qua máy tính và phần mềm có kết nối Internet. Chỉ với vài thao tác đơn giản, một hệ thống “văn phòng điện tử” đã nhanh chóng được lập trình dành cho người dùng.

Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, loại hình này có thể bao gồm nhiều thành phần khác nhau, bởi các công việc văn phòng rất đa dạng. Trước khi đưa vào sử dụng, văn phòng điện tử sẽ được lập trình và thiết kế đáp ứng mọi tiện ích và hoạt động hiệu quả.

Thông tin về văn phòng điện tử
Thông tin về văn phòng điện tử

Phân loại văn phòng điện tử

Tùy theo nhu cầu và phương thức hoạt động của từng doanh nghiệp, văn phòng điện tử sẽ được thiết kế theo các mô hình khác nhau:

  • Văn phòng xanh: Là loại văn phòng làm việc được thiết lập nhằm giảm thiểu tác hại đến môi trường như giảm thiểu việc tiêu thụ tài nguyên thiên nhiên hoặc các yếu tố ảnh hưởng đến khí hậu.
  • Văn phòng ảo: Là loại mô hình kinh doanh sở hữu đầy đủ chức năng của một trụ sở chính thức của công ty.
  • Văn phòng đa chức năng: Văn phòng đa chức năng thay thế văn phòng truyền thống cứng nhắc và tích hợp nhiều yếu tố không gian, vị trí hiện đại giúp tiết kiệm chi phí và mang lại sự linh hoạt cho nhân viên.
  • Văn phòng mở: Bố trí không gian làm việc thoáng đãng, không có sự ngăn cách giữa các phòng ban.
  • Văn phòng trọn gói: Dành cho các công ty, doanh nghiệp mới muốn tiết kiệm chi phí và có ít thành viên.
  • Văn phòng chia sẻ: Là mô hình văn phòng chia sẻ với các đơn vị khác nhằm giảm chi phí, tối ưu hóa diện tích và sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
Phân loại văn phòng điện tử
Phân loại văn phòng điện tử

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng văn phòng điện tử?

Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công ty, doanh nghiệp như:

Tạo ra hệ thống quản lý tập trung

Văn phòng điện tử cho phép doanh nghiệp phân cấp và phân công công việc, nhiệm vụ của tất cả mọi người trong cùng đơn vị. Như vậy, lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp có thể kiểm soát từ xa tiến độ công việc mọi lúc, mọi nơi.

Ứng dụng văn phòng điện tử còn cho phép lãnh đạo, quản lý, nhân viên tìm kiếm, tra cứu các tài liệu liên quan đến công việc dễ dàng hơn. Mọi người cũng có thể theo dõi tiến độ công việc, sắp xếp thời gian xử lý hoặc nhắc nhở, đôn đốc nhau làm việc.

Tiết kiệm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp

Văn phòng điện tử thường tích hợp nhiều phân hệ, tiện ích để người dùng có thể xử lý công việc chỉ bằng máy tính hoặc điện thoại thông minh mà không cần phải đi lại. Bằng cách này, nhân viên có thể tiết kiệm tối đa thời gian trong quản lý hoặc làm việc.

Ngoài ra, văn phòng điện tử còn có thể đồng bộ hóa việc quản lý tài liệu, hồ sơ của đơn vị, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí giấy, mực in và văn phòng phẩm khác.

Xây dựng môi trường làm việc thân thiện

Hệ thống văn phòng điện tử cho phép nhân viên đề cập đến các vấn đề công việc, nhiệm vụ, hồ sơ,… chỉ với một lần đăng nhập. Thông qua đó, mọi người có thể chia sẻ, bình luận, trao đổi ý kiến ​​một cách đầy đủ và kịp thời mà không cần phải thông qua những cuộc họp căng thẳng mặt đối mặt trực tiếp như văn phòng truyền thống.

Gia tăng năng suất làm việc

Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ giúp tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp (bao gồm cả lãnh đạo) xử lý công việc một cách chủ động và nhanh chóng hơn. Nhờ đó, hiệu quả và năng suất làm việc sẽ tăng lên.

Thúc đẩy quá trình số hóa doanh nghiệp

Cuối cùng, văn phòng điện tử còn đóng vai trò thúc đẩy các doanh nghiệp phát triển toàn diện quá trình “số hóa” để thích ứng với phong cách và xu hướng của thời đại.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng điện tử
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng điện tử

Những ưu điểm khi sử dụng văn phòng điện tử

Quản lý tập trung và dễ dàng

Khi sử dụng văn phòng điện tử, lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều khiển, quản lý từ xa công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch mọi nơi, mọi lúc. Ngoài ra, người lãnh đạo có thể dễ dàng nắm bắt thông tin và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

Chia sẻ thông tin nhanh chóng

Thông qua phần mềm của văn phòng đại diện, các tài liệu, hồ sơ, công việc, nhiệm vụ… sẽ được tiếp cận dễ dàng khi đăng nhập vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin một cách thoải mái để người khác có thể nắm bắt một cách nhanh chóng, toàn diện và kịp thời.

Tiết kiệm thời gian hiệu quả

Một điểm cực kỳ tiện lợi của phần mềm văn phòng điện tử là có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet để vận hành, xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi. Điều này sẽ giúp giảm thiểu thời gian đi lại, tối đa hóa thời gian xử lý công việc, tiết kiệm nhân lực, tạo môi trường làm việc rõ ràng, minh bạch, văn minh.

Tiết kiệm chi phí đáng kể

Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích, phân hệ khác nhau giúp người dùng có thể thao tác và xử lý công việc một cách dễ dàng. Vì vậy, phần mềm quản lý văn phòng điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tiết kiệm rất nhiều chi phí. Sử dụng mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc và giảm thời gian lưu trữ, luân chuyển tài liệu. Ngoài ra, còn giúp giảm 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy, mực, tiết kiệm điện thoại cá nhân, tiết kiệm chi phí đi lại cho các cuộc họp nội bộ hay gặp gỡ khách hàng, đối tác.

Tạo môi trường làm việc hiện đại, thân thiện

Bắt kịp xu hướng của thời đại, văn phòng điện tử dường như giúp ích rất nhiều cho việc thành lập và quản lý doanh nghiệp. Nếu văn phòng truyền thống cũ được quản lý thông qua hệ thống hồ sơ, sổ cái thì văn phòng điện tử được số hóa và các tương tác không bị giới hạn bởi khoảng cách và thời gian. Tại đây, mọi người có thể giao tiếp và bày tỏ ý kiến ​​một cách thoải mái mà không cần phải thông qua những cuộc họp bàn tròn căng thẳng.

Ưu điểm khi sử dụng văn phòng điện tử
Ưu điểm khi sử dụng văn phòng điện tử

Trên đây là những chia sẻ của FoxAI về văn phòng điện tử là gì và tại sao doanh nghiệp nên sử dụng văn phòng điện tử. Chúng tôi hy vọng những thông tin hữu ích mà chúng tôi vừa chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về văn phòng điện tử và lựa chọn được mô hình phù hợp.

 

Mời bạn đánh giá

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *