Tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS?

Mọi doanh nghiệp thực hiện việc lưu trữ hàng hóa đều coi trọng việc quản lý kho. Sự quản lý chuyên nghiệp của kho hàng là yếu tố cơ bản để tăng cường hiệu suất bán hàng. Tuy nhiên, khi cần quản lý một lượng lớn hàng hóa đa dạng, bao gồm nhiều sản phẩm, mẫu mã và số lô khác nhau, việc này thường gặp khó khăn đối với các quản lý và nhân viên. Đây là lý do tại sao hệ thống quản lý kho hàng WMS đã được phát triển. Đây là một giải pháp giúp các doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý kho chuyên nghiệp, giảm chi phí và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System – WMS) là một công cụ quan trọng trong việc tối ưu hóa quản lý kho cho doanh nghiệp. Được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các hoạt động quản lý kho, WMS có khả năng theo dõi, kiểm soát, và tối ưu hóa quá trình xuất, nhập, và tồn kho hàng hóa. Hệ thống này chắc chắn sẽ giúp tăng cường hiệu quả trong việc bán hàng và quản lý đặt hàng từ nhà cung cấp.

Hãy tưởng tượng rằng bạn là một doanh nghiệp với một kho hàng lớn. Trước khi áp dụng WMS, việc quản lý hàng hóa và các quy trình liên quan thường gặp rất nhiều khó khăn. Người quản lý và nhân viên phải tốn nhiều thời gian và công sức để kiểm tra hàng tồn kho và xác định số lượng cụ thể của từng sản phẩm trong kho.

Nhưng với WMS, tất cả những công việc này trở nên tự động hóa và hiệu quả hơn. Khi có một đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc đặt hàng từ nhà cung cấp, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho cho từng sản phẩm. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và thống nhất giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Hơn nữa, WMS không chỉ dừng lại ở việc quản lý tồn kho, mà còn giúp tối ưu hóa việc sử dụng lao động, tài sản, và nguồn lực khác. Do đó, nó không chỉ đơn giản là một công cụ công nghệ, mà còn là một phần quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống quản lý kho hàng chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất toàn bộ quá trình kinh doanh.

Tại sao nên sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS?

Hệ thống quản lý kho WMS (Warehouse Management System) không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả, mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng, đồng thời giải quyết các vấn đề cố hữu trong việc quản lý kho hàng:

• Giảm chi phí vận hành: Kho hàng thường là một bộ phận đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian và nguồn nhân lực. Khi sử dụng phần mềm WMS, doanh nghiệp có thể giảm chi phí vận hành đáng kể. Điều này bao gồm giảm chi phí kho bãi, tiết kiệm nhân sự và giảm thiểu các chi phí liên quan đến hư hỏng và thất thoát hàng hóa. Hệ thống giúp tự động hóa nhiều quy trình thủ công, giúp doanh nghiệp không cần sử dụng quá nhiều lao động như trước.
• Tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa trong kho: Phần mềm WMS giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho, nguyên vật liệu, và thiết bị một cách hiệu quả, tối ưu hóa dòng chảy của chúng trong kho. Điều này đồng nghĩa với việc làm giảm thời gian hàng hóa tồn trữ trong kho, giảm rủi ro thiệt hại hoặc hư hỏng, và tối ưu hóa sử dụng không gian lưu trữ.
• Cập nhật tồn kho theo thời gian thực: Một trong những ưu điểm quan trọng của WMS là khả năng cập nhật và tổng hợp dữ liệu tồn kho theo thời gian thực. Điều này cho phép bộ phận kho và bộ phận kinh doanh theo dõi tồn kho một cách liên tục và chủ động trong việc quản lý hàng hóa. Dữ liệu thời gian thực giúp ngăn chặn tình trạng nhập hàng quá mức hoặc nhập hàng quá ít, đảm bảo rằng nguồn cung cấp luôn đủ kịp và không gây lãng phí.
• Cảnh báo tồn kho tối thiểu: Hệ thống WMS cung cấp tính năng cảnh báo tồn kho tối thiểu, giúp doanh nghiệp duy trì hàng hóa trong kho ở mức độ an toàn. Điều này giúp tránh việc lưu trữ quá nhiều hàng hóa, gây mất thêm chi phí về nhà kho, nhân viên quản lý, và không gian. Khi hàng hóa đạt đến mức tối thiểu, hệ thống tự động thông báo để nhân viên kho có thể lên kế hoạch mua hàng mới. Nhờ đó, hàng hóa luôn được duy trì ổn định trong kho mà không gây phát sinh thất thoát hay lãng phí.
• Hệ thống quản lý kho WMS không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho mà còn có những tác động tích cực đến năng suất lao động và bảo mật thông tin:
• Tăng năng suất lao động: WMS cho phép doanh nghiệp phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên một cách hiệu quả. Điều này giúp dự báo và quản lý số lượng lao động cần thiết cho các hoạt động vận hành một cách chính xác. Các quy trình thủ công trước đây, như việc ghi chép thông tin sản phẩm, được cắt giảm, tiết kiệm thời gian làm việc. Ví dụ, thay vì phải viết tay thông tin sản phẩm, nhân viên có thể quét mã sản phẩm, và hệ thống tự động ghi nhận và cập nhật dữ liệu. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất mà còn hạn chế tối đa các sai sót và sự nhầm lẫn trong quá trình quản lý kho hàng.
• Cải thiện bảo mật: So với việc sử dụng các công cụ như Excel, hệ thống WMS đặc biệt được thiết kế để bảo vệ thông tin quan trọng. Mỗi nhân viên chỉ có quyền truy cập vào các phần thông tin cụ thể dựa trên vai trò của họ trên hệ thống. Họ không thể truy cập vào các báo cáo quan trọng hoặc phân tích dữ liệu mà không có quyền truy cập tương ứng. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng và nhạy cảm được bảo mật một cách tốt nhất, ngăn chặn tình trạng rò rỉ thông tin ra bên ngoài có thể ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh của công ty.

Các loại hệ thống quản lý kho hàng WMS

Hệ thống quản lý kho WMS có thể được triển khai tại chỗ hoặc trên đám mây (cloud), mỗi loại có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Dưới đây là sự so sánh giữa hai giải pháp này:

Giải pháp WMS tại chỗ

Ưu điểm

    – Toàn quyền kiểm soát: Doanh nghiệp có quyền kiểm soát hoàn toàn từ thiết kế, phát triển tính năng đến quản lý dữ liệu.

    – Không có chi phí đăng ký hàng tháng: Doanh nghiệp chỉ trả một lần phí lắp đặt và sau đó phí bảo trì.

    – Hệ thống được cài đặt tại máy tính của doanh nghiệp, không cần kết nối internet.

Nhược điểm

    – Khó tăng hoặc giảm quy mô: Thay đổi quy mô của hệ thống có thể phức tạp và đòi hỏi thời gian.

    – Đòi hỏi đội ngũ nhân sự CNTT nội bộ: Doanh nghiệp phải tự bảo trì phần mềm, điều này đòi hỏi đội ngũ nhân sự kỹ thuật chuyên nghiệp.

    – Tính bảo mật dữ liệu không cao: Tính bảo mật dữ liệu có thể yếu hơn so với giải pháp trên đám mây, vì doanh nghiệp phải tự quản lý dữ liệu.

Giải pháp WMS trên đám mây

Ưu điểm

    – Trả phí theo nhu cầu sử dụng: Doanh nghiệp chỉ trả phí dựa trên tài nguyên và tính năng họ sử dụng, giúp tiết kiệm chi phí ban đầu.

    – Dễ tăng hoặc giảm quy mô: Việc thay đổi quy mô rất linh hoạt và nhanh chóng.

    – Bảo mật dữ liệu cao: Nhà cung cấp giải pháp cloud thường có các biện pháp bảo mật tốt hơn để đảm bảo an toàn dữ liệu.

    – Truy cập online: Doanh nghiệp có thể truy cập hệ thống từ bất kỳ đâu có kết nối internet.

Nhược điểm

    – Không phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình phức tạp: Giải pháp cloud có thể không đủ mạnh để đối phó với các doanh nghiệp có quy trình phức tạp hoặc yêu cầu tùy chỉnh cao.

Kết Luận

Như vậy, hệ thống quản lý kho hàng WMS mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích dành cho cả những doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu bạn đang còn bất kỳ vấn đề thắc mắc liên quan đến WMS hãy liên hệ với FoxAI để được tư vấn bạn nhé.