Khả năng đáp ứng của hệ thống ERP
Mức độ đáp ứng của hệ thống ERP là một yếu tố quan trọng hàng đầu mà doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận khi tìm kiếm một nhà cung cấp phù hợp. Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc thay đổi hoặc tác động đến hầu hết các quy trình trong doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để tránh những rủi ro đầu tư sai và tránh tình trạng hỗn độn hoặc không hiệu quả do việc hệ thống ERP không đáp ứng đúng nhu cầu.
Để đảm bảo sự thành công của dự án triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần tiến hành một đánh giá tổng thể về các quy trình hiện tại trong tổ chức của họ. Điều này có thể bao gồm việc phân tích cụ thể từng quy trình công việc, xác định các vấn đề cụ thể, và xác định mục tiêu mà họ muốn đạt được thông qua hệ thống ERP.
Ngoài việc đánh giá quy trình công việc, doanh nghiệp cũng cần xem xét các yếu tố khác như quy mô của tổ chức, số lượng người dùng dự kiến, và các yêu cầu đặc biệt khác mà họ muốn hệ thống ERP phải đáp ứng.
Một khi đã xác định được những yêu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp. Điều quan trọng là chọn một đơn vị cung cấp có giải pháp ERP mà có khả năng đáp ứng hoặc có thể tùy chỉnh để phù hợp với các đặc thù quản trị và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Việc này đảm bảo rằng hệ thống ERP sẽ hỗ trợ hiệu quả trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh và đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Năng lực của nhà cung cấp
Khi xem xét việc triển khai một hệ thống ERP, không chỉ yếu tố về tích hợp quy trình công việc là quan trọng, mà còn cần xem xét năng lực công nghệ của nhà cung cấp. Hệ thống ERP thường liên kết với các ứng dụng và hệ thống hiện có trong tổ chức doanh nghiệp, và do đó, khả năng tương thích với hệ thống công nghệ hiện tại đang sử dụng là một yếu tố then chốt.
Việc đánh giá năng lực công nghệ của nhà cung cấp thường do bộ phận IT của doanh nghiệp thực hiện. Một số tiêu chí quan trọng cần xem xét khi lựa chọn hệ thống ERP bao gồm:
- Mức độ bảo mật dữ liệu cao: Việc bảo vệ thông tin quan trọng và dữ liệu của doanh nghiệp là ưu tiên hàng đầu. Nhà cung cấp cần phải có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo rằng dữ liệu không bị lộ ra bên ngoài và không bị truy cập trái phép.
- Tốc độ xử lý và thời gian phản hồi nhanh chóng: Hệ thống ERP cần phải có khả năng xử lý thông tin nhanh chóng và đáp ứng một cách hiệu quả để đảm bảo rằng doanh nghiệp không bị gián đoạn trong quy trình kinh doanh.
- Khả năng thực hiện tùy chỉnh theo yêu cầu: Mỗi doanh nghiệp có những yêu cầu riêng về quy trình công việc và thông tin cần theo dõi. Hệ thống ERP cần có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với các yêu cầu đặc biệt của doanh nghiệp.
- Khả năng mở rộng khi quy mô doanh nghiệp thay đổi: Doanh nghiệp có thể phát triển và thay đổi theo thời gian, và hệ thống ERP cần phải có khả năng mở rộng để đáp ứng những thay đổi này mà không gây ra sự cố hoặc gián đoạn quy trình.
- Giao diện thân thiện với người dùng: Giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng là quan trọng để đảm bảo rằng người dùng cuối có thể tương tác với hệ thống một cách hiệu quả và không gặp khó khăn trong việc sử dụng nó.
- Khi tất cả những tiêu chí này đều được đáp ứng, doanh nghiệp có thể tự tin chọn một nhà cung cấp hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu công nghệ và quản trị của họ.
Hiểu biết của nhà cung cấp về lĩnh vực ngành hàng
Việc chọn một nhà cung cấp hệ thống ERP không chỉ đòi hỏi sự hiểu biết về công nghệ mà còn cần xem xét mức độ hiểu biết và kinh nghiệm của họ trong lĩnh vực và ngành hàng mà doanh nghiệp hoạt động.
Nhà cung cấp lý tưởng sẽ có kiến thức sâu sắc về ngành và lĩnh vực cụ thể của doanh nghiệp, và họ sẽ đã triển khai thành công các dự án ERP cho các đơn vị tương tự trong ngành. Điều này không chỉ đảm bảo rằng họ đã tích luỹ được kinh nghiệm quý báu, mà còn cho phép họ hiểu rõ các yếu tố đặc thù trong ngành mà họ có thể tận dụng để tối ưu hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Sự hiểu biết sâu rộng về ngành hàng giúp nhà cung cấp có khả năng tư vấn và đề xuất những giải pháp phù hợp, thậm chí có thể đề xuất các quy trình tốt nhất dựa trên kinh nghiệm của họ. Họ có thể nắm rõ các chuẩn mực, thách thức, và cơ hội cụ thể trong ngành, giúp doanh nghiệp tận dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả nhất.
Do đó, trước khi quyết định chọn một nhà cung cấp ERP, doanh nghiệp nên tiến hành cuộc thăm dò về sự hiểu biết và kinh nghiệm của họ trong lĩnh vực của mình. Các case study và dự án triển khai thành công trong ngành của bạn là một minh chứng quý báu cho khả năng của nhà cung cấp. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn đang làm việc với một đối tác có khả năng hỗ trợ bạn xây dựng một hệ thống ERP tối ưu cho doanh nghiệp của mình.
Lộ trình triển khai sản phẩm của nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, nhu cầu về hệ thống ERP có thể thay đổi và trở nên phức tạp hơn so với những yêu cầu ban đầu. Do đó, việc hiểu rõ lộ trình phát triển sản phẩm của nhà cung cấp là một phần quan trọng trong quá trình chọn lựa hệ thống ERP.
- Các tính năng phát triển trong tương lai: Doanh nghiệp cần biết rằng hệ thống ERP có khả năng phát triển thêm các tính năng mới để đáp ứng nhu cầu mở rộng. Việc này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp dự định mở rộng hoạt động và sử dụng các tính năng mới trong tương lai.
- Cải thiện tính năng hiện tại: Làm thế nào nhà cung cấp định kế hoạch cải thiện các tính năng hiện tại của hệ thống? Có những cập nhật và cải tiến như thế nào để đảm bảo rằng hệ thống luôn duy trì hiệu suất tốt và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp?
- Tần suất cập nhật: Doanh nghiệp cần biết về tần suất cập nhật của hệ thống ERP. Các cập nhật thường liên quan đến việc vá lỗi, cải tiến tính năng và thậm chí việc thích nghi với thay đổi trong môi trường công nghệ. Điều này đảm bảo rằng hệ thống luôn ổn định và an toàn.
- Hỗ trợ và dịch vụ sau bán hàng: Ngoài việc hiểu về lộ trình phát triển sản phẩm, doanh nghiệp cũng nên xem xét về dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng. Nhà cung cấp có cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo người dùng và dịch vụ tư vấn không? Điều này quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp có sự hỗ trợ cần thiết sau khi triển khai hệ thống ERP.
Hiểu rõ lộ trình phát triển sản phẩm của nhà cung cấp giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng họ đang làm việc với một đối tác có khả năng phát triển và nâng cấp hệ thống ERP để phù hợp với nhu cầu thay đổi của họ trong tương lai. Điều này đồng nghĩa với việc đảm bảo rằng đầu tư vào hệ thống ERP là một quá trình bền vững và mang lại giá trị lâu dài cho doanh nghiệp.
Chi phí triển khai
Một trong những yếu tố quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần xem xét khi triển khai hệ thống ERP là chi phí. Có nhiều loại hệ thống ERP khác nhau trên thị trường, và giá trị của chúng có thể biến đổi đáng kể. Đặc biệt, các hệ thống ERP được phát triển theo yêu cầu thường có giá trị cao hơn so với các giải pháp sẵn có.
Quản lý dự án cần thực hiện một khảo sát chi phí kỹ lưỡng trước khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp có được mức chi phí hợp lý và tiết kiệm nhất cho việc triển khai hệ thống ERP.
Ngoài chi phí triển khai ban đầu, doanh nghiệp cần phải xem xét và dự tính các khoản chi phí có thể phát sinh trong quá trình sử dụng hệ thống ERP. Các khoản chi phí này có thể bao gồm:
- Chi phí hỗ trợ: Các khoản chi phí liên quan đến hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng.
- Chi phí bảo trì hàng năm: Các khoản phí liên quan đến việc bảo trì và cập nhật hệ thống ERP để đảm bảo rằng nó vẫn hoạt động hiệu quả.
- Chi phí tích hợp: Nếu doanh nghiệp cần tích hợp hệ thống ERP với các ứng dụng hoặc hệ thống khác, cần xem xét chi phí tích hợp này.
- Chi phí tùy chỉnh: Nếu doanh nghiệp cần tùy chỉnh hệ thống ERP để đáp ứng nhu cầu cụ thể, cần tính toán chi phí này.
Khi xem xét chi phí, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng với mức độ đáp ứng của hệ thống ERP. Điều quan trọng không phải là tìm hệ thống ERP giá rẻ nhất, mà là tìm một giải pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ có một hệ thống ERP hiệu quả và mang lại lợi ích lâu dài.
Chính sách bảo trì, hỗ trợ từ nhà cung cấp
Chính sách bảo trì và hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm ERP có vai trò quan trọng trong sự thành công của việc triển khai hệ thống. Do đó, trước khi chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần thận trọng và xem xét kỹ về khả năng hỗ trợ của họ.
Các khía cạnh quan trọng mà doanh nghiệp cần làm rõ với nhà cung cấp phần mềm ERP bao gồm:
- Phạm vi hỗ trợ: Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi hỗ trợ bao gồm những gì và trong thời gian nào. Điều này bao gồm việc hỗ trợ kỹ thuật, cung cấp các bản cập nhật và vá lỗi, và giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống ERP.
- Mức độ đào tạo và tài liệu: Nhà cung cấp cần cung cấp đào tạo cho người dùng và đội ngũ quản lý dự án để đảm bảo họ có kiến thức cơ bản về cách sử dụng hệ thống ERP. Ngoài ra, việc cung cấp tài liệu hướng dẫn và tài liệu tham khảo cho người dùng là quan trọng để họ có thể tìm hiểu và giải quyết các vấn đề cơ bản mà không cần hỗ trợ kỹ thuật.
- Kênh hỗ trợ: Doanh nghiệp cần xác định các kênh liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu hỗ trợ. Điều này có thể bao gồm việc liên hệ qua điện thoại, email, hệ thống ticket, hoặc các kênh trực tuyến khác.
- Thời gian phản hồi: Thời gian phản hồi từ nhà cung cấp khi doanh nghiệp gặp vấn đề là một yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp cần biết rằng họ có thể nhận được hỗ trợ một cách nhanh chóng để không ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh.
- Chi phí hỗ trợ: Điều này bao gồm việc xác định các khoản phí liên quan đến hỗ trợ sau bán hàng. Doanh nghiệp cần hiểu rõ về chi phí này để đảm bảo rằng họ có ngân sách phù hợp.
- Chính sách bảo trì và hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm ERP là một yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống ERP được duy trì và hoạt động hiệu quả trong suốt quá trình sử dụng. Doanh nghiệp nên tiến hành cuộc trò chuyện rõ ràng với nhà cung cấp về những yếu tố này để đảm bảo rằng họ sẽ có một đối tác hỗ trợ đáng tin cậy trong tương lai.
Trên đây là 7 tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP giúp mang lại tối đa hiệu quả và tối ưu chi phí, nguồn lực cho doanh nghiệp. Triển khai chuyển đổi số là vô cùng quan trọng vì vậy doanh nghiệp hãy có sự xem xét và cẩn trọng thật kỹ lưỡng trước khi triển khai.
