Trong thời đại chuyển đổi số, việc lựa chọn hệ thống quản trị phù hợp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hai hệ thống phổ biến và được quan tâm nhất hiện nay là CRM (Customer Relationship Management) và ERP (Enterprise Resource Planning). Tuy nhiên, giữa hai hệ thống này, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn hệ thống nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây?
Định nghĩa và vai trò của CRM, ERP
- CRM (Customer Relationship Management): Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, tập trung vào việc quản lý thông tin khách hàng, giao dịch bán hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
- ERP (Enterprise Resource Planning): Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp quản lý tổng thể các hoạt động trong doanh nghiệp như tài chính, kế toán, sản xuất, bán hàng, kho vận.
Dù có chức năng khác nhau, cả hai đều nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hóa quy trình hoạt động, tăng doanh thu và hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định chiến lược.
So sánh CRM và ERP
| Yếu tố | CRM | ERP |
| Định nghĩa | Phần mềm quản lý khách hàng. | Hệ thống quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp. |
| Chức năng chính | – Quản lý thông tin khách hàng.
– Theo dõi giao dịch bán hàng. – Hỗ trợ chăm sóc khách hàng tự động. – Đánh giá hiệu quả tương tác khách hàng. |
– Quản lý tài chính, kế toán.
– Quản lý kho, bán hàng, mua hàng. – Lập kế hoạch sản xuất. – Báo cáo quản trị. |
| Mục tiêu | Tăng doanh thu bán hàng, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên kinh doanh. | Tối ưu nguồn lực doanh nghiệp, tăng sự cộng tác giữa các bộ phận, cắt giảm lãng phí. |
| Thời gian triển khai | Nhanh chóng do chỉ tập trung vào quản lý khách hàng. | Lâu hơn vì tích hợp nhiều phòng ban và dữ liệu phức tạp. |
| Chi phí đầu tư | Thấp. | Cao. |
| Phù hợp | Mọi quy mô. | Doanh nghiệp vừa và lớn. |
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng CRM khi nào nên sử dụng ERP?
Phần mềm CRM phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, ở tất cả các quy mô và ở mọi lĩnh vực. Trong khi đó, phần mềm ERP thường được triển khai ở các doanh nghiệp có quy mô trung bình đến lớn do yêu cầu đầu tư về chi phí và hạ tầng. Với những đơn vị đang trong giai đoạn mở rộng thị phần, tập trung vào gia tăng doanh thu và tệp khách hàng, việc sử dụng CRM là lựa chọn tối ưu để hỗ trợ bán hàng, cải thiện trải nghiệm khách hàng, từ đó nâng cao lợi nhuận và xây nền móng vững chắc cho sự phát triển dài hạn. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp mong muốn thiết lập quy trình quản trị bài bản ngay từ đầu, việc tích hợp cả CRM lẫn ERP sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng nhân sự và phòng ban gia tăng, bài toán quản lý trở nên phức tạp hơn. Đây là lúc phần mềm ERP phát huy tối đa lợi thế với khả năng quản lý tổng thể, đồng bộ các bộ phận và tối ưu chi phí vận hành. Bên cạnh đó, ERP giúp tăng cường sự kết nối giữa các phòng ban, hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn, đồng thời cung cấp dữ liệu minh bạch và tức thời. Điều này cho phép ban lãnh đạo dễ dàng nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định chiến lược phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Những thách thức thường gặp khi tích hợp hệ thống CRM và ERP
Việc kết nối giữa hai hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) và ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) mang lại rất nhiều lợi ích như tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả quản trị và tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này cũng kéo theo nhiều thách thức mà nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong triển khai. Dưới đây là những thách thức thường gặp khi tích hợp hệ thống CRM và ERP:
Khác biệt trong cấu trúc dữ liệu giữa hai hệ thống
Do được xây dựng với các mục tiêu sử dụng khác nhau, dữ liệu trong CRM và ERP thường có cấu trúc và định dạng riêng biệt. Điều này có thể gây khó khăn trong việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa hai nền tảng. Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều công cụ tích hợp thông minh có khả năng xử lý và đồng bộ dữ liệu một cách tự động, đảm bảo sự liên thông liền mạch giữa hai hệ thống và giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình vận hành.
Không đồng nhất quy trình vận hành
CRM hướng tới tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, còn ERP tập trung vào việc quản lý hoạt động nội bộ. Khi tích hợp, doanh nghiệp cần điều chỉnh và kết nối các quy trình sao cho không xảy ra xung đột. Với các giải pháp tích hợp linh hoạt, bạn hoàn toàn có thể xây dựng một hệ thống quy trình mới, đồng bộ và phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp mà không ảnh hưởng tới hiệu suất vận hành.
Cần đào tạo và thích nghi với thay đổi
Sự thay đổi về hệ thống và quy trình làm việc có thể tạo nên tâm lý e ngại trong nội bộ nhân sự. Vì vậy, việc tổ chức các chương trình đào tạo chuyên sâu để hướng dẫn sử dụng hệ thống mới là điều vô cùng cần thiết. Đồng thời, nên có sự đồng hành từ các chuyên gia tư vấn nhằm đảm bảo nhân viên nhanh chóng tiếp cận và ứng dụng hiệu quả vào công việc hàng ngày.
Chi phí triển khai và đầu tư ban đầu
Tích hợp CRM và ERP có thể yêu cầu một khoản chi phí đầu tư tương đối lớn ở giai đoạn đầu. Tuy nhiên, đây là khoản đầu tư mang lại lợi ích dài hạn. Với các phần mềm hiện đại, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp với ngân sách, đồng thời dễ dàng nâng cấp mở rộng trong tương lai mà không phát sinh quá nhiều chi phí.
Đảm bảo tính bảo mật và phân quyền dữ liệu
Khi tích hợp, khối lượng dữ liệu tập trung và liên thông giữa các bộ phận trở nên lớn hơn, kéo theo yêu cầu bảo mật cao hơn. Các nền tảng CRM và ERP hiện đại đều được trang bị hệ thống phân quyền chi tiết và cơ chế bảo mật nâng cao, giúp kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập và đảm bảo dữ liệu được bảo vệ một cách an toàn, hạn chế rủi ro bị rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.
Tương thích giữa các phần mềm
Không phải lúc nào CRM và ERP cũng được xây dựng trên cùng nền tảng công nghệ. Điều này đôi khi gây cản trở trong việc kết nối giữa các hệ thống. Tuy nhiên, các nền tảng tích hợp hiện đại dựa trên công nghệ đám mây đã giúp việc kết nối và truyền dữ liệu giữa các phần mềm trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết, giảm thiểu thời gian triển khai và tiết kiệm chi phí kỹ thuật.
CRM và ERP đều đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển doanh nghiệp. Việc lựa chọn giải pháp nào phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh, quy mô tổ chức và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp muốn tập trung vào tối ưu hóa mối quan hệ khách hàng, CRM là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, nếu bạn cần một hệ thống toàn diện để quản lý tài chính, nhân sự, sản xuất,… thì ERP sẽ là nền tảng lý tưởng.
Nếu bạn đang phân vân trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp nhất, FoxAI – đơn vị cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp hàng đầu – sẵn sàng đồng hành cùng bạn trên hành trình số hóa và tối ưu hóa quy trình vận hành. Liên hệ ngay với FoxAI để được tư vấn giải pháp quản trị toàn diện phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn!
