Việc vận hành và kiểm soát hàng tồn kho tại nhiều địa điểm khác nhau là một thử thách lớn, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các nghiệp vụ. Khi dữ liệu bị phân tán và thiếu tính liên kết, nguy cơ mắc phải các lỗi quản lý dẫn đến thiệt hại nghiêm trọng – thậm chí lên đến hàng chục tỷ đồng – là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Dưới đây là 5 sai lầm thường gặp trong quản lý kho hàng mà doanh nghiệp cần tránh.
Thiếu kiểm soát định mức hàng tồn kho
Định mức tồn kho là mức hàng hóa tối thiểu cần duy trì để phục vụ hoạt động kinh doanh liên tục và kịp thời đáp ứng nhu cầu phát sinh. Nếu không có kế hoạch kiểm tra định kỳ, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hụt hàng hoặc dư thừa hàng tồn kho. Việc thiếu hụt ảnh hưởng đến khả năng phục vụ khách hàng, trong khi tồn kho dư thừa lại gây lãng phí không gian, chi phí bảo quản và làm giảm hiệu quả sử dụng vốn.
Bố trí kho bãi thiếu khoa học
Việc sắp xếp hàng hóa không hợp lý, không phân loại rõ ràng theo tần suất sử dụng hoặc nhóm vật tư, sẽ làm chậm trễ quá trình nhập – xuất hàng, đồng thời gây tốn kém thời gian, công sức cho nhân sự kho. Những mặt hàng có tần suất xuất nhập cao nên được đặt gần cửa ra vào hoặc các khu vực dễ tiếp cận để tăng tốc độ xử lý.
Không kiểm kê hàng hóa thường xuyên
Việc không thực hiện kiểm kê định kỳ khiến thông tin giữa thực tế và sổ sách dễ bị sai lệch. Điều này không chỉ gây ra rủi ro tài chính mà còn là cơ hội để gian lận phát sinh, đặc biệt tại các kho hàng nằm xa trụ sở chính hoặc thiếu nhân sự kiểm soát độc lập như kế toán nội bộ. Kiểm kê đều đặn giúp phát hiện hàng hư hỏng, giảm giá trị và hỗ trợ việc luân chuyển hàng hóa hiệu quả hơn.
Không ứng dụng phần mềm quản lý kho
Khi doanh nghiệp mở rộng với nhiều mặt hàng và điểm lưu trữ, việc ghi chép thủ công không còn phù hợp. Các phần mềm quản lý kho hiện đại giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian thống kê, truy xuất dữ liệu nhanh chóng và hạn chế chi phí nhân lực cho công tác báo cáo. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp quản lý từ hai kho hàng trở lên.
Thiếu tối ưu hóa quy trình nhập – xuất hàng
Một lỗi thường gặp khác là không thiết kế quy trình nhập xuất một cách tối ưu. Doanh nghiệp nên đánh giá lại toàn bộ quy trình, đồng thời cân nhắc áp dụng công nghệ như mã vạch, hệ thống tự động, phần mềm quản lý dữ liệu để nâng cao tốc độ và độ chính xác trong hoạt động kho vận. Bên cạnh đó, hệ thống kệ chứa cũng cần được sử dụng đúng cách, không vượt tải trọng, sắp xếp hợp lý và bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo an toàn cũng như hiệu quả lưu trữ.
Doanh nghiệp cần rà soát và áp dụng các phương án cải tiến trên để nâng cao hiệu suất kho hàng và bảo vệ nguồn lực kinh doanh. Việc ứng dụng công nghệ là yếu tố then chốt giúp bạn kiểm soát kho hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tối ưu vận hành.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để quản lý kho hàng, FoxAI chính là người bạn đồng hành đáng tin cậy. Với hệ thống phần mềm quản lý thông minh, tích hợp đa kho, truy xuất nhanh chóng và báo cáo tức thời, FoxAI giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao năng suất vượt trội.
