- KPI: Một công cụ, không phải là cứu tinh
KPI – chỉ số đo lường hiệu suất – vốn được kỳ vọng là công cụ giúp doanh nghiệp:
- Tăng hiệu suất lao động,
- Tạo động lực làm việc,
- Và xây dựng hệ thống đánh giá công bằng – minh bạch – định lượng.
Tuy nhiên, giữa kỳ vọng và thực tế triển khai, nhiều doanh nghiệp rơi vào “bẫy KPI” khi biến công cụ này thành một hệ thống phức tạp, hình thức, gây tốn kém mà không tạo ra giá trị thật.
- Thực trạng đáng suy ngẫm: KPI được thuê ngoài, nhưng người trong không hiểu
Rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam chi hàng trăm triệu đồng để thuê các đơn vị tư vấn xây dựng KPI, kỳ vọng vào một hệ thống chuyên nghiệp, chuẩn quốc tế. Nhưng kết quả thường là:
- Một bộ chỉ tiêu phức tạp như… đồ thị hàm số đại học.
- Hệ số trọng số chồng chéo, công thức tính thu nhập mang tính suy diễn và bắc cầu toán học.
- Người lao động không thể tự tính được thu nhập của mình.
- Quản lý cấp trung không đủ năng lực để vận hành, phản hồi hoặc điều chỉnh hệ thống KPI đó.
➡ Kết cục: Năng suất không cải thiện, văn hóa hiệu suất không hình thành, mà còn tạo ra sự hoài nghi và mệt mỏi trong nội bộ.
- KPI tốt phải phục vụ được ba điều căn bản
Một hệ thống KPI thực sự hiệu quả không cần hào nhoáng, mà cần đáp ứng ba tiêu chí:
- Dễ hiểu, dễ nhớ: Người lao động hiểu rõ mình đang làm gì, vì sao lại làm, và kết quả sẽ được ghi nhận thế nào.
- Dễ đo lường: Quản lý có thể theo dõi tiến độ mà không cần hệ thống phần mềm phức tạp.
- Dễ tính thu nhập: Người lao động có thể tự nhẩm ra số tiền họ sẽ nhận được nếu đạt chỉ tiêu.
➡ Nếu KPI không trả lời được ba câu hỏi này, thì đó không phải là công cụ quản trị, mà chỉ là một bảng biểu “trưng bày” nội bộ.
- Tư duy sai lầm: Cứ có tiền là xây được hệ thống tốt
KPI không giống như mua phần mềm hay thuê dịch vụ quảng cáo. Nó không thể “đặt hàng là có”. Bởi:
- Không ai hiểu doanh nghiệp bằng chính người đang vận hành nó mỗi ngày.
- Không ai hiểu văn hóa nội bộ, khả năng nhân sự, trình độ quản lý và đặc thù ngành nghề bằng người sáng lập, người đang trả lương và chịu trách nhiệm về dòng tiền.
➡ Việc thuê ngoài xây KPI mà không có nội lực đi kèm chẳng khác nào thuê người khác tập gym giúp mình để mong có cơ bắp.
- Lời khuyên thực tiễn dành cho chủ doanh nghiệp
(1) Tự xây KPI – hoặc ít nhất, phải đồng kiến tạo với nội bộ
- Hãy bắt đầu bằng việc liệt kê các mục tiêu kinh doanh theo từng phòng ban.
- Từ mục tiêu, chuyển hóa thành các chỉ số hành vi, đầu ra, kết quả có thể đo được.
- Xây KPI từ những gì đang vận hành thật trong doanh nghiệp, không từ sách vở hay lý thuyết xa rời thực tế.
➡ Chủ doanh nghiệp không nhất thiết phải tự viết công thức KPI, nhưng phải nắm được tư duy và định hướng gốc rễ để KPI phản ánh đúng chiến lược phát triển.
(2) Nguyên lý vàng: Đơn giản – Minh bạch – Tự tính được thu nhập
KPI tốt không cần phức tạp, mà cần dễ lan tỏa:
- Dễ huấn luyện cho nhân viên mới.
- Dễ phản ánh đúng hiệu quả thật sự.
- Và quan trọng nhất: Tạo ra mối quan hệ tỷ lệ thuận giữa năng suất và thu nhập.
➡ Khi nhân viên có thể tự tính được mức thưởng của mình sau mỗi ngày làm việc, động lực và cam kết nội tại sẽ xuất hiện – không cần ai phải nhắc nhở hay ép buộc.
- Kết luận: KPI chỉ hiệu quả khi có trí tuệ vận hành thực tế phía sau nó
KPI không phải là mô hình đẹp để trình bày trong báo cáo. Nó là công cụ sống, phải thấm vào vận hành hàng ngày, được người trong hiểu – người thực thi chủ động. Do đó, nếu doanh nghiệp chỉ “đi mua” KPI mà không “hiểu mình”, đó là khoản đầu tư sai chỗ.
👉 Hãy xây KPI bằng trí tuệ doanh nhân, chứ đừng bằng lý thuyết của nhà tư vấn không biết doanh nghiệp bạn vận hành thế nào.
——————————————-
Hà Quốc Thạch – Chủ tịch HĐQT
Công ty CP Công Nghệ FoxAi
