SAP ERP là một trong những giải pháp quản trị tổng thể được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Tuy nhiên, việc triển khai và sử dụng phần mềm SAP ERP hiệu quả lại là một thách thức lớn nếu doanh nghiệp không được hướng dẫn đúng cách. Trong bài viết dưới đây, FOXAi sẽ hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP ERP dành cho cả người mới bắt đầu lẫn doanh nghiệp đang trong giai đoạn triển khai.
Phần mềm SAP ERP là gì?
SAP ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được phát triển bởi tập đoàn SAP – Tập đoàn công nghệ phần mềm doanh nghiệp hàng đầu thế giới, được thành lập tại Đức vào năm 1972. SAP ERP được tích hợp nhiều tính năng giúp doanh nghiệp quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh. Tính đến thời điểm hiện tại, SAP ERP vẫn đang là một trong những phần mềm ERP phổ biến nhất và ưu việt nhất được nhiều doanh nghiệp lớn trên toàn cầu tin dùng như Unilever, Coca-Cola, BMW…
SAP gồm có nhiều module chức năng khác nhau, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và tối ưu hóa cùng lúc các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp như tài chính, sản xuất, nhân sự, mua – bán, dịch vụ…Một số module chính trong phần mềm SAP ERP bao gồm:
- Module kế toán
- Module quản lý bán hàng
- Module quản lý kho
- Module quản lý bảo trì, bảo hành sản phẩm
Ngoài ra, SAP còn có thêm các module được mở rộng đáp ứng theo nhu cầu của từng doanh nghiệp như:
- CRM (Quản lý quan hệ khách hàng): Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quan hệ khách hàng, tối ưu hóa chiến lược bán hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả.
- PP (Lập kế hoạch sản xuất): Công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp xây dựng lịch trình sản xuất, phân bổ nguồn lực và giám sát tiến độ sản xuất một cách hiệu quả.
- MM (Quản lý vật tư): Giải pháp hỗ trợ kiểm soát chuỗi cung ứng nguyên vật liệu từ khâu mua sắm đến lưu kho và phân phối nội bộ.
- BI (Phân tích kinh doanh): Cung cấp nền tảng xử lý dữ liệu và trực quan hóa báo cáo nhằm hỗ trợ ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế.
▪️Xem thêm: Top 6 phần mềm SAP ERP phổ biến nhất tại Việt Nam
Vai trò của SAP ERP trong quản trị doanh nghiệp
Hiện nay, phần mềm SAP đã và đang khẳng định tầm quan trọng của mình bằng cách được hàng nghìn doanh nghiệp trên khắp thế giới tin tưởng và lựa chọn. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của SAP ERP trong quản trị doanh nghiệp:
Thiết lập quy trình tinh gọn – hiệu quả giữa các phòng ban
Phần mềm SAP cho phép doanh nghiệp quản lý và kết nối xuyên suốt từ tất cả các phòng ban khác nhau trực thuộc doanh nghiệp như tài chính, sản xuất, nhân sự, chuỗi cung ứng và bán hàng trên cùng một hệ thống duy nhất. Giúp giải quyết nhanh chóng – chính xác bài toán:
- Đồng bộ hóa thông tin trên toàn doanh nghiệp và các bộ phận.
- Tránh tình trạng phân tán dữ liệu, không có sự nhất quán giữa các thông tin.
- Tối ưu thời gian, chi phí, nguồn lực, tăng cường hiệu quả phối hợp.
Tối ưu hóa quy trình vận hành
- Giảm thời gian xử lý các tác vụ thủ công, giúp doanh nghiệp sử dụng tối ưu nguồn nhân lực hiện có.
- Đơn giản hóa các quy trình phức tạp như quản lý tài chính, sản xuất, cung ứng, dịch vụ khách hàng…
- Tăng năng suất lao động.
Cải thiện khả năng ra quyết định
Từ quy trình được đồng bộ trên hệ thống, SAP cung cấp các báo cáo trực quan đi kèm dữ liệu thời gian thực, số liệu cụ thể giúp doanh nghiệp:
- Nhanh chóng đưa ra được quyết định chính xác.
- Phát hiện rủi ro tiềm ẩn và đề xuất giải pháp kịp thời.
- Lên kế hoạch chiến lược dài hạn dựa trên các số liệu được dự đoán.
Tối ưu quản lý tài chính
SAP hỗ trợ tối ưu quản lý tài chính mạnh mẽ, doanh nghiệp có thể:
- Theo dõi chi tiết các số liệu về chi phí, doanh thu, lợi nhuận theo thời gian thực.
- Đảm bảo tuân thủ theo các tiêu chuẩn kế toán quốc tế.
- Quản lý ngân sách chặt chẽ và giúp tối ưu nguồn vốn hiệu quả.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP ERP hiệu quả
ERP không đơn thuần chỉ là mua công nghệ về áp dụng ngay vào doanh nghiệp của mình mà còn đòi hỏi các chủ doanh nghiệp về kiến thức, kinh nghiệm quản lý và tư duy quản trị hiện đại.
Chính vì vậy, dù có rất nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã triển khai ERP, chấp nhận bỏ ra một khoản chi phí khổng lồ để sử dụng những phần mềm của các nhà cung cấp nước ngoài nhưng kết quả lại không được như mong muốn. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP ERP hiệu quả mà bạn có thể tham khảo:
Hướng dẫn cách sử dụng danh mục dữ liệu
Danh mục hàng hóa – Item Master Data
Danh mục hàng hóa có chức năng lưu trữ các thông tin chính và các thông tin về nghiệp vụ như hạng mục mua – bán, thông tin thẻ kho hàng hóa. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng truy xuất được nguồn gốc của hàng hóa, đơn hàng, tình trạng…
Danh mục bán hàng/ Nhà cung cấp – Business Partner Master Data
Chức năng này cho phép doanh nghiệp tối ưu quản lý dữ liệu của nhà cung ứng hoặc khách hàng như số điện thoại, mã khách hàng, họ và tên…Từ đó, các bộ phận khác như chăm sóc khách hàng, kế toán sẽ thực hiện các công việc chuyên môn dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian hơn.
Hướng dẫn phân hệ mua hàng SAP
Phiếu báo giá – Purchase Quotation
Thông thường, để lập một phiếu báo giá, nhân sự sẽ cần tạo phiếu trên công cụ Word hoặc Excel, điền các trường thông tin bằng thủ công. Đối với SAP, công đoạn này sẽ trở nên dễ dàng hơn, bộ phận mua hàng chỉ cần nhập đầy đủ thông tin và ngày báo giá cụ thể là được.
Phiếu yêu cầu mua hàng – Purchase Request
Bộ phận thu sẽ dễ dàng tạo phiếu mới hoặc điền vào các trường dữ liệu cần thiết dựa trên mẫu có sẵn nhờ vào tính năng này. Từ đó dễ dàng truy xuất mọi dữ liệu và giúp giảm thiểu thời gian phê duyệt của các bộ phận liên quan.
Lưu ý để sử dụng SAP ERP hiệu quả
SAP ERP là một hệ thống quản trị doanh nghiệp hiện đại, ưu việt nhưng song song với đó cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cả mặt kiến thức và chuyên môn cao. Bên cạnh đó, phần mềm SAP yêu cầu sự hỗ trợ từ các đơn vị triển khai có chuyên môn cao, nên khi tìm kiếm các đối tác triển khai trên thị trường, Quý doanh nghiệp cũng cần tìm kiếm các đơn vị uy tín, có kinh nghiệm, chứng chỉ SAP và minh chứng tích cực từ những dự án đã từng thực hiện trước đó.
FOXAi tự hào là đơn vị tư vấn, triển khai phần mềm SAP Business Oneuy tín nhất tại Việt Nam. Với sự dày dặn kinh nghiệm của đội ngũ chuyên gia đầu ngành, liên tục cập nhật công nghệ tiên tiến nhất trên thị trường, FOXAi đã thành công khẳng định vị thế của mình thông qua các dự án chuyển đổi số quy mô lớn, nhận được nhiều sự tin tưởng từ các doanh nghiệp lớn nhỏ trên khắp toàn quốc.
Trên đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP ERP hiệu quả cho doanh nghiệp mà FOXAi gợi ý dành cho bạn. Hy vọng rằng, với những thông tin được chia sẻ trên sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về SAP và cách thức ứng dụng phần mềm SAP ERP tối ưu nhất vào doanh nghiệp của mình.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về giải pháp công nghệ xin vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được đội ngũ chuyên gia FOXAi liên hệ tư vấn và demo.
