Thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ khai thác một phần nhỏ tính năng của hệ thống, khiến hiệu quả mang lại chưa tương xứng với chi phí bỏ ra. Đó là lý do cách sử dụng phần mềm ERP đóng vai trò quyết định: biết triển khai và vận hành đúng cách sẽ biến ERP thành “bộ não” chiến lược của doanh nghiệp, còn ngược lại, hệ thống có thể trở thành gánh nặng chi phí.
Tổng quan về phần mềm ERP và vai trò trong doanh nghiệp
Về bản chất, ERP là giải pháp quản trị tích hợp, kết nối mọi bộ phận – từ tài chính, nhân sự, sản xuất đến bán hàng và chuỗi cung ứng vào một hệ thống duy nhất. Mục tiêu của ERP là tạo ra một dòng chảy dữ liệu liền mạch, chuẩn hóa quy trình và cung cấp thông tin theo thời gian thực để lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.
Việc hợp nhất dữ liệu này mang lại ba giá trị rõ rệt:
- Giảm thiểu sai sót: Loại bỏ rủi ro do nhập liệu thủ công.
- Tăng tốc xử lý: Phản ứng nhanh nhạy với mọi biến động thị trường.
- Tối ưu chi phí: Quản lý nguồn lực hiệu quả, giảm lãng phí.
Chỉ khi nắm vững cách sử dụng phần mềm ERP đúng cách, doanh nghiệp mới có thể khai thác hết sức mạnh vốn có của hệ thống và gặt hái thành quả xứng đáng với khoản đầu tư.
Những nguyên tắc quan trọng khi sử dụng phần mềm ERP
Xác định mục tiêu rõ ràng trước khi sử dụng
Trước khi bắt đầu, hãy tự hỏi: “Chúng ta muốn đạt được điều gì với ERP?”. Mục tiêu có thể là giảm chi phí sản xuất, rút ngắn thời gian giao hàng, nâng cao năng suất hay tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Theo nghiên cứu của Gartner, hơn 70% dự án ERP thất bại khi mục tiêu không được xác định rõ ràng ngay từ đầu. Mục tiêu càng cụ thể, việc thiết lập và vận hành hệ thống càng chính xác.
Tùy chỉnh ERP theo đặc thù doanh nghiệp
Không có hệ thống ERP “mặc định” phù hợp với mọi tổ chức. Mỗi ngành, mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng về quy trình và cấu trúc dữ liệu. Việc tùy chỉnh module, giao diện và báo cáo sẽ giúp ERP phản ánh đúng cách doanh nghiệp vận hành. Theo Deloitte, ERP được tùy chỉnh hợp lý giúp nâng hiệu quả vận hành lên đến 19% so với việc dùng nguyên bản.
Đào tạo nhân sự sử dụng thành thạo
Một hệ thống hiện đại sẽ trở nên vô dụng nếu người dùng không biết cách khai thác. Doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo ban đầu và tổ chức các buổi huấn luyện định kỳ, đặc biệt khi có tính năng mới hoặc thay đổi quy trình. Báo cáo từ ERP Focus chỉ ra rằng, 65% dự án ERP gặp vấn đề vì thiếu đào tạo nhân viên.
Theo dõi, đánh giá và tối ưu liên tục
ERP không phải hệ thống “triển khai một lần là xong”. Doanh nghiệp cần định kỳ đánh giá mức độ sử dụng, thu thập phản hồi từ người dùng và cập nhật các tính năng mới để hệ thống luôn hoạt động ở trạng thái tối ưu. Forrester khuyến nghị nên đánh giá ERP ít nhất 6–12 tháng/lần để đảm bảo hiệu quả vận hành.
Các bước triển khai và sử dụng ERP hiệu quả
Chuẩn hóa quy trình trước khi đưa vào hệ thống
ERP chỉ thực sự mạnh khi được áp dụng lên một quy trình đã được chuẩn hóa. Việc này giúp hệ thống dễ dàng đồng bộ dữ liệu và giảm xung đột trong vận hành.
Theo McKinsey, doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình trước khi triển khai ERP có tỷ lệ thành công cao hơn 58% so với những đơn vị bỏ qua bước này.
Cấu hình hệ thống theo nhu cầu thực tế
ERP nên được cấu hình như một “bản sao số” của doanh nghiệp, từ cơ cấu tổ chức, danh mục sản phẩm, quy trình phê duyệt đến các báo cáo phân tích. Điều này đảm bảo hệ thống phản ánh chính xác cách doanh nghiệp vận hành, thay vì áp dụng một mô hình chung chung.
Kiểm tra vận hành thử (Pilot Run)
Trước khi áp dụng toàn bộ, cần có giai đoạn chạy thử để phát hiện lỗi và điều chỉnh kịp thời. Đây là bước giảm thiểu rủi ro gián đoạn khi triển khai rộng rãi.
Theo Panorama Consulting, các dự án có giai đoạn pilot run thành công giảm tới 32% nguy cơ phát sinh lỗi sau khi chính thức vận hành.
Giám sát sau triển khai
Ngay cả khi ERP đã đi vào hoạt động, việc giám sát hiệu suất và mức độ sử dụng vẫn là cần thiết. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận biết module nào chưa khai thác, báo cáo nào cần tối ưu và phần nào cần đào tạo bổ sung.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP đúng cách
Một hệ thống ERP khi được triển khai và vận hành đúng chiến lược sẽ không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn trở thành “trợ thủ” đắc lực giúp doanh nghiệp nâng cấp toàn bộ vận hành. Những lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt được không chỉ mang tính trước mắt, mà còn tạo nền tảng cho sự tăng trưởng bền vững trong tương lai.
Tăng năng suất lao động vượt trội
ERP giúp tự động hóa các tác vụ lặp lại, chẳng hạn như nhập liệu, tạo báo cáo, kiểm tra tồn kho hay gửi thông báo đơn hàng. Thay vì tiêu tốn hàng giờ mỗi ngày cho các công việc thủ công, nhân viên có thể tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược như phân tích dữ liệu, tìm kiếm cơ hội kinh doanh hoặc cải tiến sản phẩm.
Điều này không chỉ giảm áp lực cho đội ngũ mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn, nơi năng suất được đo lường và cải thiện liên tục.
Ra quyết định nhanh và chính xác hơn
Trong kinh doanh, thời gian ra quyết định đôi khi quan trọng hơn cả quyết định đó đúng hay sai. ERP cung cấp dữ liệu theo thời gian thực (real-time), giúp nhà quản lý không phải chờ đợi các báo cáo thủ công từ nhiều phòng ban. Thông tin về doanh số, tồn kho, tiến độ sản xuất hay tài chính đều được cập nhật tức thì, cho phép lãnh đạo phản ứng kịp thời với các biến động của thị trường.
Khi mọi dữ liệu đều minh bạch và đồng bộ, rủi ro từ các quyết định sai lầm sẽ giảm đi đáng kể.
Giảm chi phí vận hành một cách thông minh
Một hệ thống ERP được khai thác tốt sẽ tối ưu nguồn lực – từ nhân sự, nguyên vật liệu, máy móc cho đến thời gian vận hành. Việc giảm lãng phí trong quy trình sản xuất, mua hàng hay quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể.
Theo Nucleus Research, các doanh nghiệp sử dụng ERP hiệu quả có thể tiết kiệm trung bình 8-14% chi phí vận hành mỗi năm. Khoản tiết kiệm này hoàn toàn có thể tái đầu tư vào các hoạt động mở rộng thị trường hoặc nâng cấp công nghệ.
Nâng cao trải nghiệm và giữ chân khách hàng
Khách hàng luôn mong muốn dịch vụ nhanh chóng, chính xác và nhất quán. ERP giúp quản lý toàn bộ quy trình đơn hàng, từ tiếp nhận, xử lý, sản xuất cho đến giao hàng một cách liền mạch. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian phục vụ mà còn giảm sai sót, mang lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
Kết quả là tỷ lệ khách hàng quay lại tăng rõ rệt, với một số nghiên cứu cho thấy mức tăng lên tới 16% khi doanh nghiệp áp dụng ERP để cải thiện dịch vụ.
Tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn
Khi tất cả các yếu tố trên được kết hợp – năng suất cao, quyết định nhanh, chi phí tối ưu và khách hàng hài lòng, doanh nghiệp sẽ hình thành một lợi thế cạnh tranh khó sao chép. ERP không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn ở hiện tại mà còn mở ra cơ hội mở rộng quy mô, gia nhập thị trường mới và đáp ứng linh hoạt các yêu cầu thay đổi trong tương lai.
Triển khai ERP là bước quan trọng, nhưng cách sử dụng phần mềm ERP hiệu quả mới là yếu tố quyết định giá trị mà hệ thống mang lại. Đừng để khoản đầu tư công nghệ của bạn chỉ dừng lại ở việc “có hệ thống”. Hãy biến ERP thành đòn bẩy chiến lược để dẫn đầu thị trường.
Liên hệ ngay với FOXAI để nhận tư vấn miễn phí và tìm ra giải pháp ERP tối ưu, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của bạn. Cùng chúng tôi, vận hành của bạn sẽ trở nên trơn tru, minh bạch và tăng trưởng vượt bậc!
