Triển khai hệ thống ERP không còn là một xu hướng mà đã trở thành “xương sống” của quá trình chuyển đổi số. Theo báo cáo của Panorama Consulting 2023, có tới 88% doanh nghiệp toàn cầu xem ERP là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, gần 55% dự án ERP thất bại hoặc không đạt kỳ vọng do thiếu một lộ trình triển khai bài bản. Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự thành công, mọi doanh nghiệp cần nắm rõ 6 giai đoạn chuẩn quốc tế trong triển khai ERP dưới đây.
Các giai đoạn triển khai hệ thống ERP
Giai đoạn 1: Khảo sát và lập kế hoạch (Discovery & Planning)
Đây là nền móng, có vai trò quyết định sự thành công của toàn bộ dự án triển khai hệ thống ERP. Đội ngũ tư vấn sẽ thực hiện phỏng vấn chuyên sâu với các phòng ban chủ chốt, thu thập tài liệu quy trình và phân tích các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp. Sau khi hoàn tất, một kế hoạch tổng thể chi tiết sẽ được xây dựng, xác định rõ lộ trình, nguồn lực và các mục tiêu cụ thể, thể hiện qua Tài liệu phân tích yêu cầu (BRD – Business Requirement Document) và Kế hoạch Dự án (Project Plan).
Giai đoạn 2: Thiết kế giải pháp hệ thống (Solution Design)
Dựa trên BRD đã có, đội ngũ tư vấn sẽ bắt tay vào việc “vẽ” kiến trúc tổng thể của hệ thống ERP. Giai đoạn này tập trung vào việc xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu, các quy trình nghiệp vụ và đặc tả chi tiết những tính năng tùy chỉnh cần thiết. Mục tiêu là tạo ra một bản thiết kế toàn diện, đảm bảo giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Sau khi được hai bên xác nhận, bản thiết kế này sẽ trở thành Tài liệu thiết kế giải pháp (SDD – Solution Design Document), làm cơ sở cho các giai đoạn tiếp theo. Theo Gartner 2022, các doanh nghiệp có bản thiết kế giải pháp chi tiết ngay từ đầu tăng 70% khả năng triển khai ERP đúng tiến độ, tránh được những phát sinh không đáng có.
Giai đoạn 3: Lập trình và phát triển (Configuration & Development)
Đây là giai đoạn xây dựng hệ thống ERP thực tế. Đội ngũ kỹ thuật sẽ tiến hành cấu hình hệ thống theo các yêu cầu đã được phê duyệt, lập trình các tính năng đặc thù và xây dựng các kết nối tích hợp với những phần mềm khác như CRM, HRM hay E-commerce. Giai đoạn này đóng vai trò quyết định tính linh hoạt và khả năng phù hợp của hệ thống với đặc thù riêng của doanh nghiệp. Từ đây, một hệ thống thử nghiệm (Alpha/Beta) sẽ được tạo ra trên môi trường phát triển (Dev).
Giai đoạn 4: Kiểm thử và đào tạo (Testing & Training)
Để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả, giai đoạn này bao gồm việc kiểm thử nội bộ bởi các tester chuyên nghiệp và quan trọng hơn là doanh nghiệp trực tiếp tham gia kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT). Song song đó, đội dự án sẽ tiến hành đào tạo người dùng cuối (End-user training) để họ nắm vững cách vận hành hệ thống một cách thành thạo. Việc này sẽ kết thúc khi Biên bản nghiệm thu UAT được ký xác nhận và danh sách người dùng đã được đào tạo. Theo Harvard Business Review, 67% các dự án ERP thất bại xuất phát từ việc người dùng không được đào tạo đầy đủ. Điều này cho thấy đào tạo là giai đoạn sống còn, đảm bảo tính ứng dụng thực tiễn của ERP.
Giai đoạn 5: Go-live và hỗ trợ ban đầu (Go-live & Hypercare)
Đây chính là khoảnh khắc “chuyển giao” quan trọng nhất. Dữ liệu từ hệ thống cũ sẽ được chuyển đổi sang ERP mới (Data Migration). Sau khi Go-live, đội dự án sẽ túc trực trong 2-4 tuần đầu để hỗ trợ và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh, đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Giai đoạn này kết thúc khi hệ thống ERP chính thức đi vào vận hành và Biên bản nghiệm thu Go-live được ký kết.
Giai đoạn 6: Bảo hành và bảo trì
Sau khi dự án đã hoàn tất, hệ thống sẽ được bàn giao cho đội ngũ bảo trì chuyên trách. Họ sẽ tiếp tục theo dõi hiệu quả vận hành, giải quyết các yêu cầu thay đổi (Change Request) và tư vấn nâng cấp, mở rộng các module khi doanh nghiệp có nhu cầu phát triển. Mục tiêu của giai đoạn này là đảm bảo hệ thống luôn vận hành ổn định và linh hoạt trước những thay đổi của thị trường.
Các phân hệ chủ yếu của ERP
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP bao gồm nhiều phân hệ khác nhau, mỗi phân hệ có nhiệm vụ và chức năng riêng. Mỗi phân hệ này đều được kết nối chặt chẽ với hệ thống ERP lõi, đảm bảo dữ liệu chính xác và được chia sẻ liền mạch giữa các phòng ban. Các phân hệ phổ biến bao gồm:
Quản lý Tài chính
Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý sổ cái, tự động hóa các tác vụ tài chính quan trọng, theo dõi các khoản phải trả (AP) và phải thu (AR), đóng sổ cuối kỳ, lập báo cáo tài chính và tuân thủ các tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu.
Quản lý Nguồn nhân lực
Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý quy trình chấm công, tính lương bổng, phụ cấp và các khoản phúc lợi khác. Nó cũng cho phép theo dõi thời gian đóng bảo hiểm xã hội, y tế,… của nhân viên.
Quản lý Chuỗi cung ứng
Phân hệ này tự động hóa việc mua hàng, từ yêu cầu báo giá, tạo hợp đồng đến phê duyệt. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạng mua dưới mức hoặc quá mức, cải thiện đàm phán với nhà cung cấp.
Quản lý bán hàng
Phân hệ này theo dõi thông tin và lịch sử mua hàng của khách hàng. Các chức năng chính bao gồm quản lý đơn hàng, hợp đồng, thanh toán, quản lý hiệu suất bán hàng và hỗ trợ lực lượng bán hàng.
Quản lý sản xuất
Phân hệ này giúp lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP), lập kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng,… Nó đơn giản hóa các quy trình sản xuất phức tạp và đảm bảo sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường.
Quản lý dịch vụ
Phân hệ này cung cấp tính năng đáp ứng yêu cầu sửa chữa, bảo dưỡng, quản lý phụ tùng thay thế và các nguồn doanh thu dịch vụ.
Quản lý nghiên cứu phát triển
Phân hệ này cung cấp các công cụ để thiết kế, phát triển sản phẩm, quản lý vòng đời sản phẩm (PLM) và đảm bảo tính tuân thủ của sản phẩm.
Quản lý tài sản doanh nghiệp
Phân hệ này bao gồm các chức năng bảo trì dự đoán, lập kế hoạch vận hành và quản lý an toàn. Nó giúp giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động bất ngờ của máy móc, giữ chúng luôn hoạt động với hiệu suất cao nhất.
Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp ERP
Tiêu chí 1: Năng lực đáp ứng nhu cầu chuyên biệt
Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn cần đánh giá xem khi triển khai hệ thống ERP có thực sự phù hợp với quy trình và yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp hay không. Một nhà cung cấp lý tưởng phải có khả năng tùy chỉnh phần mềm để giải quyết các thách thức riêng của ngành nghề bạn, không chỉ cung cấp một sản phẩm chung chung.
Tiêu chí 2: Khả năng mở rộng và phát triển
Hệ thống ERP không chỉ phục vụ nhu cầu hiện tại mà còn phải là nền tảng cho sự phát triển trong tương lai. Tiêu chí này tập trung vào việc xem xét khả năng của nhà cung cấp trong việc cung cấp một giải pháp toàn diện, có thể mở rộng theo quy mô và sự tăng trưởng của doanh nghiệp bạn.
Tiêu chí 3: Kinh nghiệm thực tiễn và uy tín
Uy tín của nhà cung cấp được thể hiện qua kinh nghiệm triển khai thành công các dự án tương tự. Hãy yêu cầu họ cung cấp các nghiên cứu điển hình (case studies), tài liệu tham khảo từ các khách hàng đã sử dụng dịch vụ và đánh giá chuyên môn trong ngành để đảm bảo họ có hồ sơ năng lực vững vàng.
Tiêu chí 4: Chất lượng đội ngũ triển khai
Sự thành công của dự án phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ thực hiện. Đánh giá trình độ, chứng chỉ và kinh nghiệm của các chuyên gia, chuyên viên triển khai. Một đội ngũ giàu kiến thức và kinh nghiệm sẽ đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, giảm thiểu rủi ro phát sinh.
Tiêu chí 5: Chính sách hỗ trợ sau triển khai
Việc hỗ trợ không kết thúc sau khi hệ thống đi vào hoạt động. Bạn cần xem xét kỹ các chính sách hỗ trợ của nhà cung cấp, bao gồm thời gian phản hồi, chất lượng dịch vụ và quy trình xử lý sự cố. Hỗ trợ kịp thời và hiệu quả là yếu tố sống còn để hệ thống vận hành ổn định lâu dài.
Tiêu chí 6: Chi phí và rủi ro tổng thể
Bên cạnh chi phí ban đầu, hãy tính toán tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership – TCO). TCO bao gồm phí cấp phép, chi phí triển khai và các chi phí duy trì, nâng cấp liên tục. Đánh giá này giúp bạn có cái nhìn toàn diện về tài chính và các rủi ro tiềm ẩn.
Tiêu chí 7: Cam kết đảm bảo chất lượng
Một nhà cung cấp uy tín sẽ có các cam kết rõ ràng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Hãy tìm hiểu các quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ của họ, giao thức kiểm thử hệ thống và kế hoạch hỗ trợ liên tục để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru, hiệu quả sau khi bàn giao.
FOXAI – Đơn vị tư vấn và triển khai ERP uy tín
Việc lựa chọn đúng đối tác triển khai không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian triển khai, tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo triển khai hệ thống ERP vận hành ổn định, cá nhân hóa theo đặc thù ngành và định hướng phát triển dài hạn của từng doanh nghiệp.
FOXAi tự hào là đơn vị tư vấn và triển khai SAP ERP hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia có chứng chỉ SAP quốc tế, am hiểu sâu sắc nghiệp vụ doanh nghiệp Việt và kinh nghiệm triển khai thành công cho nhiều lĩnh vực như sản xuất, thương mại, phân phối, nông nghiệp, dược phẩm…FOXAi không chỉ mang đến giải pháp chuyển đổi số ưu việt mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tái thiết quy trình, tối ưu hiệu suất và nâng cao năng lực quản trị toàn diện.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về giải pháp công nghệ xin vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được đội ngũ chuyên gia FOXAi liên hệ tư vấn và demo.
