ERP là một khoản đầu tư lớn, nhưng nếu triển khai đúng cách, nó có thể mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều công ty gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí, dẫn đến các dự án vượt ngân sách. Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về giá phần mềm ERP và cách tối ưu chi phí, bài viết này sẽ phân tích chi tiết các yếu tố liên quan.
Cách tối ưu chi phí ERP cho doanh nghiệp
Ưu tiên các yêu cầu dựa trên nhu cầu kinh doanh cốt lõi
Để tránh lãng phí, doanh nghiệp cần xác định rõ các mục tiêu kinh doanh và ưu tiên các chức năng thiết yếu của hệ thống ERP. Thay vì cố gắng tích hợp mọi tính năng có sẵn, hãy tập trung vào những module thực sự cần thiết để giải quyết các vấn đề cấp bách và mang lại giá trị trực tiếp cho hoạt động của doanh nghiệp. Một phân tích nhu cầu toàn diện sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt, tránh các chi phí phát sinh không đáng có từ những tính năng không bao giờ được sử dụng.
Giảm thiểu tùy chỉnh và tập trung vào chức năng có sẵn của hệ thống
Các tùy chỉnh (customization) là một trong những nguyên nhân hàng đầu làm đội chi phí dự án ERP, đôi khi còn cao hơn cả chi phí bản quyền ban đầu. Thay vì yêu cầu nhà cung cấp tùy chỉnh hệ thống theo quy trình hiện tại, doanh nghiệp nên linh hoạt điều chỉnh quy trình làm việc của mình để phù hợp với các tính năng có sẵn của phần mềm. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí triển khai mà còn rút ngắn thời gian dự án, đồng thời đảm bảo khả năng tương thích và dễ dàng nâng cấp hệ thống trong tương lai.
Đánh giá và đàm phán kỹ lưỡng với nhà cung cấp
Thị trường ERP hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp với các mô hình định giá khác nhau. Doanh nghiệp cần dành thời gian để nghiên cứu, so sánh và đánh giá các đối tác tiềm năng. Khi đàm phán hợp đồng, hãy chú trọng các điều khoản về cấp phép, khả năng mở rộng (scalability) và các cơ hội tối ưu chi phí. Một hợp đồng rõ ràng, minh bạch với các điều khoản có lợi sẽ bảo vệ doanh nghiệp khỏi những chi phí ẩn và rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành.
Tận dụng các giải pháp ERP dựa trên đám mây (Cloud-based)
Việc lựa chọn giữa ERP tại chỗ (On-Premise) và ERP trên nền tảng đám mây (Cloud) có ảnh hưởng lớn đến chi phí tổng thể. Các giải pháp Cloud ERP thường có mô hình định giá linh hoạt hơn, cho phép doanh nghiệp trả phí theo số lượng người dùng hoặc theo mức độ sử dụng. Hơn nữa, với Cloud ERP, doanh nghiệp không phải đầu tư ban đầu vào cơ sở hạ tầng phần cứng tốn kém hay chi phí bảo trì. Các bản cập nhật và bảo mật hệ thống cũng được tự động thực hiện bởi nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Đầu tư vào đào tạo và quản lý thay đổi
Chi phí sau triển khai có thể tăng vọt nếu người dùng không chấp nhận và sử dụng hệ thống một cách hiệu quả. Do đó, việc đầu tư vào đào tạo toàn diện và quản lý thay đổi là cực kỳ quan trọng. Các chương trình đào tạo bài bản giúp nhân viên làm chủ hệ thống, giảm thiểu lỗi sai và nâng cao hiệu suất làm việc. Quản lý thay đổi hiệu quả sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu sự phản kháng và đảm bảo hệ thống ERP thực sự được sử dụng để tạo ra giá trị.
Thực tế cho thấy, chi phí triển khai ERP có thể dao động rất lớn. Một nghiên cứu của Panorama Consulting Solutions cho biết, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí có thể từ $100.000 đến $500.000, trong khi với các doanh nghiệp lớn, con số này có thể vượt quá $1 triệu hoặc thậm chí $2 triệu USD.
Giá phần mềm ERP là bao nhiêu?
Để có cái nhìn tổng quan hơn về giá phần mềm ERP, chúng ta cần hiểu rằng chi phí này không chỉ bao gồm tiền bản quyền phần mềm mà còn cả các chi phí liên quan đến triển khai và vận hành.
Theo một báo cáo về ERP năm 2022, ngân sách trung bình cho mỗi người dùng cho một dự án ERP là khoảng $9.000 USD. Việc triển khai một hệ thống ERP cho doanh nghiệp quy mô vừa có thể tốn từ $150.000 đến $750.000 USD.
Bên cạnh chi phí bản quyền (phí cấp phép), doanh nghiệp cần lưu ý đến các khoản chi phí ẩn khác như:
- Chi phí nhân sự nội bộ: Chi phí cho đội ngũ quản trị, vận hành và duy trì hệ thống.
- Chi phí nâng cấp hạ tầng: Nếu doanh nghiệp chọn giải pháp On-Premise, cần đầu tư vào máy chủ, thiết bị mạng và các phần cứng khác.
- Chi phí làm sạch dữ liệu: Quá trình chuẩn bị và chuyển đổi dữ liệu cũ sang hệ thống mới.
- Chi phí đào tạo nhân sự: Các khóa học để nhân viên làm quen và sử dụng hệ thống.
- Chi phí bảo trì và hỗ trợ: Phí định kỳ để nhận hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật phiên bản và vá lỗi.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí ERP
Loại hình và quy mô công ty
Ngành nghề và quy mô doanh nghiệp là yếu tố then chốt quyết định độ phức tạp và chi phí của hệ thống ERP. Một doanh nghiệp sản xuất sẽ cần các module phức tạp hơn nhiều so với một công ty dịch vụ. Do đó, việc phân tích sâu các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp là bước đầu tiên để có được báo giá chính xác. Ngay cả các nhà cung cấp cũng không thể đưa ra con số cụ thể nếu chưa nắm rõ nhu cầu của bạn.
Số lượng người dùng
Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp nhất đến chi phí bản quyền. Hầu hết các nhà cung cấp tính phí dựa trên số lượng người dùng sẽ sử dụng hệ thống. Càng nhiều người dùng, chi phí càng cao. Do đó, doanh nghiệp cần xác định chính xác số lượng nhân viên cần truy cập hệ thống và các vai trò, phân quyền cụ thể để có thể đàm phán mức giá tối ưu nhất.
Chi phí dịch vụ triển khai và phần cứng
Chi phí dịch vụ triển khai ERP trên thị trường dao động trung bình từ $100 – $200 USD/giờ. Đây là khoản phí cho đội ngũ tư vấn, kỹ thuật viên thực hiện việc cài đặt, cấu hình và tùy chỉnh hệ thống. Ngoài ra, đối với giải pháp On-Premise, chi phí phần cứng (máy chủ, thiết bị lưu trữ,…) có thể dao động từ $12.000 đến $50.000 USD nếu doanh nghiệp chưa có sẵn.
Phí bản quyền (License)
Phần lớn các hệ thống ERP không được “mua đứt” mà được cấp phép sử dụng. Phí bản quyền có thể được tính theo nhiều hình thức: theo công ty, theo bộ phận, hoặc theo số lượng người dùng. Giấy phép có thể là vĩnh viễn (lớn ban đầu) hoặc tạm thời (trả phí định kỳ hàng tháng/năm). Các thỏa thuận bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật thường được tính thêm, chiếm khoảng 1% chi phí giấy phép.
Loại hình triển khai (On-Premise và Cloud)
- Cloud-based ERP: Được bán trên cơ sở số lượng người dùng/tháng, phù hợp với các doanh nghiệp muốn giảm thiểu chi phí ban đầu và có mô hình chi trả linh hoạt.
- On-Premise ERP: Đòi hỏi một khoản đầu tư lớn ban đầu để mua bản quyền phần mềm và sở hữu hệ thống vĩnh viễn, phù hợp với các doanh nghiệp có đội ngũ IT mạnh và muốn toàn quyền kiểm soát dữ liệu.
Tóm lại, giá phần mềm ERP không chỉ đơn thuần là con số trên báo giá, mà là một bức tranh tổng thể bao gồm nhiều yếu tố. Việc hiểu rõ các yếu tố này và áp dụng các chiến lược tối ưu chi phí hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn, đảm bảo dự án ERP thành công và mang lại lợi ích lâu dài. Hi vọng qua bài viết FOXAi giúp các doanh nghiệp biết thêm về các chi phí của hệ thống ERP.
Quý doanh nghiệp đang có mong muốn được tư vấn triển khai giải hệ thống ERP xin vui lòng liên hệ đến FOXAi để được đội ngũ chuyên gia tư vấn và hỗ trợ demo.
