Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một khoản đầu tư lớn, nhưng lợi ích mà nó mang lại cho hoạt động kinh doanh là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn bối rối về tổng chi phí thực sự khi triển khai ERP. Bài viết này sẽ đi sâu vào các yếu tố cốt lõi ảnh hưởng đến chi phí ERP và những khoản mục bạn cần biết rõ trước khi quyết định đầu tư.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP
Quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí triển khai ERP. Một doanh nghiệp có hàng chục phòng ban, quy trình đa tầng, hệ thống phân phối rộng và nhiều chi nhánh sẽ cần một hệ thống ERP có cấu trúc phức tạp hơn, thời gian triển khai dài hơn và yêu cầu cao hơn về tùy chỉnh. Ngược lại, doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy trình đơn giản sẽ dễ triển khai hơn và chi phí cũng thấp hơn đáng kể.
Số lượng người dùng hệ thống
Chi phí ERP thường được tính theo số lượng user hoặc vai trò người dùng trong hệ thống. Khi số lượng nhân sự sử dụng ERP tăng, không chỉ phí bản quyền phần mềm tăng theo mà còn phát sinh thêm chi phí đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật và quản lý dữ liệu đồng bộ. Một doanh nghiệp có 20 nhân viên dùng ERP sẽ khác xa về ngân sách so với tổ chức có hàng trăm user trên toàn quốc.
Mức độ tùy chỉnh theo nhu cầu riêng
Nếu doanh nghiệp sử dụng các quy trình đặc thù không nằm trong chuẩn chung của phần mềm ERP, việc tùy chỉnh (customization) là bắt buộc. Quá trình tùy chỉnh thường kéo dài do cần lập trình mới, kiểm thử, tích hợp với hệ thống hiện tại và bảo trì lâu dài. Điều này không chỉ làm tăng chi phí mà còn ảnh hưởng đến thời gian triển khai và khả năng nâng cấp về sau.
Hình thức triển khai: On-Premise hay Cloud ERP
Việc lựa chọn triển khai ERP tại chỗ (On-Premise) hay trên nền tảng đám mây (Cloud ERP) cũng tạo ra sự chênh lệch lớn về chi phí. On-Premise yêu cầu đầu tư vào máy chủ vật lý, đội ngũ IT nội bộ, phần mềm bảo mật và chi phí bảo trì hệ thống. Ngược lại, Cloud ERP có mô hình thuê bao linh hoạt, chi phí ban đầu thấp hơn nhưng có thể tăng dần theo thời gian sử dụng và mức mở rộng.
Theo khảo sát của Panorama Consulting năm 2024, trung bình chi phí triển khai ERP On-Premise cao hơn 30% so với Cloud ERP trong cùng một mô hình tổ chức.
Số lượng và loại module tích hợp
Một hệ thống ERP tiêu chuẩn thường gồm nhiều module như kế toán – tài chính, nhân sự, bán hàng, kho vận, sản xuất, bảo trì, CRM… Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể chọn triển khai một phần hoặc toàn bộ. Mỗi module sẽ phát sinh thêm chi phí giấy phép, cài đặt, đào tạo và hỗ trợ vận hành.
Quy trình triển khai
Một dự án ERP bài bản không thể thiếu các bước từ khảo sát hiện trạng, phân tích yêu cầu, thiết kế giải pháp, cấu hình hệ thống, kiểm thử, đào tạo người dùng đến triển khai chính thức (go-live). Mỗi bước đều tiêu tốn nguồn lực, thời gian và kinh phí riêng biệt. Nếu thiếu kế hoạch chi tiết hoặc không có đội ngũ đồng hành phù hợp, doanh nghiệp dễ bị đội chi phí do phát sinh hoặc kéo dài thời gian.
Bảo trì và hỗ trợ sau khi triển khai
Sau khi go-live, hệ thống ERP không ngừng được cập nhật và bảo trì để đảm bảo hiệu suất ổn định và bảo mật dữ liệu. Chi phí bảo trì, nâng cấp phiên bản, xử lý lỗi, cập nhật pháp lý (thuế, kế toán…) là khoản cần tính trong ngân sách dài hạn. Nếu không có hợp đồng bảo trì phù hợp, doanh nghiệp có thể phải trả chi phí lớn khi sự cố xảy ra.
Yêu cầu đặc thù theo ngành
Mỗi ngành nghề có đặc điểm vận hành khác nhau. Ví dụ, ngành bán lẻ cần tích hợp POS và quản lý tồn kho theo thời gian thực; ngành sản xuất cần hoạch định nguyên vật liệu (MRP), quản lý dây chuyền sản xuất; ngành logistics cần theo dõi vận chuyển và tracking lô hàng. Các yêu cầu ngành nghề đặc thù khiến hệ thống ERP cần thêm nhiều chức năng mở rộng, từ đó làm tăng tổng chi phí triển khai.
Dịch vụ tư vấn và triển khai từ đối tác
Đối tác triển khai đóng vai trò quyết định trong thành công của dự án ERP. Một đối tác uy tín, nhiều kinh nghiệm sẽ tư vấn đúng hướng, giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai lầm tốn kém. Tuy nhiên, chi phí cho dịch vụ tư vấn – triển khai cũng không nhỏ. Doanh nghiệp nên cân nhắc giữa giá cả và chất lượng, tránh lựa chọn giá rẻ mà phải “trả giá” bằng sự thất bại của dự án.
Chi phí triển khai ERP
Chi phí dựa trên ngành nghề
Mỗi ngành có yêu cầu chức năng riêng nên chi phí cũng khác biệt. Doanh nghiệp sản xuất cần quản lý sản xuất, chuỗi cung ứng, kho và chất lượng nên thường phát sinh chi phí tùy chỉnh cao. Ngành bán lẻ cần tích hợp POS, CRM và xử lý giao dịch lớn, làm tăng chi phí triển khai và hạ tầng. Ngành tài chính yêu cầu hệ thống tuân thủ pháp lý, bảo mật và báo cáo phức tạp, nên chi phí cũng cao hơn đáng kể.
Chi phí dựa trên quy mô doanh nghiệp
Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) thường chọn ERP đơn giản, chi phí thấp, trả theo người dùng hoặc theo tháng. Doanh nghiệp lớn cần hệ thống mạnh, nhiều phân hệ, khả năng xử lý cao và tích hợp đa nền tảng nên chi phí triển khai và duy trì lớn hơn nhiều lần.
Chi phí dựa trên đặc thù yêu cầu
Nếu doanh nghiệp yêu cầu hệ thống tùy chỉnh cao hoặc tích hợp ERP với các hệ thống khác như CRM, kế toán, phần mềm quản lý kho…, thì chi phí sẽ tăng theo khối lượng lập trình, kiểm thử và bảo trì. Càng nhiều yêu cầu ngoài chuẩn, chi phí càng lớn.
Chi phí dựa trên số lượng phân hệ
Càng nhiều module được triển khai, chi phí càng cao. Phân hệ cơ bản như tài chính, nhân sự, bán hàng có mức đầu tư thấp và triển khai nhanh. Ngược lại, các phân hệ nâng cao như sản xuất, chuỗi cung ứng hay phân tích dữ liệu yêu cầu năng lực hệ thống lớn và mức độ tùy chỉnh cao hơn, dẫn đến chi phí cao hơn.
Chi phí theo gói cấp phép ERP
ERP On-Premise yêu cầu đầu tư phần cứng, chi phí lớn ban đầu, không có phí định kỳ nhưng cần ngân sách bảo trì. ERP Cloud (SaaS) linh hoạt hơn, chi phí trả theo tháng hoặc theo user, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Mô hình Hybrid kết hợp cả hai dạng trên có chi phí cao do cần duy trì song song hai hệ thống và xử lý tích hợp phức tạp.
Chi phí liên quan đến bảo mật và tuân thủ quy định
Doanh nghiệp hoạt động trong các ngành yêu cầu bảo mật cao hoặc chịu sự kiểm soát pháp lý nghiêm ngặt (tài chính, y tế, bảo hiểm…) sẽ phải đầu tư thêm cho các lớp bảo mật dữ liệu, mã hóa, phân quyền, sao lưu cũng như đáp ứng các tiêu chuẩn như GDPR hoặc HIPAA, từ đó làm tăng chi phí triển khai ERP.
Các khoản chi phí chính khi triển khai ERP
Chi phí mua phần mềm ERP
Chi phí này bao gồm bản quyền sử dụng phần mềm. Doanh nghiệp có thể chọn hình thức mua trọn gói một lần hoặc trả phí định kỳ theo năm hoặc theo số người dùng. Với phần mềm ERP dạng cloud, chi phí thường tính theo mô hình thuê bao hàng tháng. Nếu doanh nghiệp yêu cầu tùy chỉnh phần mềm theo đặc thù, chi phí sẽ cao hơn so với phần mềm tiêu chuẩn.
Chi phí phần cứng
Đối với triển khai On-Premise, doanh nghiệp cần đầu tư vào máy chủ, thiết bị lưu trữ, hệ thống mạng và thiết bị bảo mật như router, firewall… Mức đầu tư phần cứng phụ thuộc vào quy mô và cấu hình yêu cầu của hệ thống ERP.
Chi phí tư vấn và triển khai
Bao gồm chi phí thuê đơn vị tư vấn lựa chọn giải pháp, phân tích quy trình nghiệp vụ và hỗ trợ thiết kế hệ thống. Ngoài ra, còn có chi phí cài đặt, cấu hình, kiểm thử và đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định khi đưa vào sử dụng.
Chi phí đào tạo người dùng
Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng thành thạo ERP. Điều này bao gồm đào tạo người dùng cuối về các thao tác cơ bản và đào tạo quản trị viên hệ thống hoặc nhân sự IT để giám sát và xử lý sự cố sau này.
Chi phí tùy chỉnh và phát triển
Nếu doanh nghiệp có quy trình riêng biệt không nằm trong các chức năng tiêu chuẩn của phần mềm, việc tùy chỉnh là cần thiết. Chi phí phát sinh cho lập trình module mới, thay đổi giao diện, hoặc phát triển thêm các tính năng chuyên biệt.
Chi phí bảo trì và hỗ trợ sau triển khai
ERP cần được bảo trì thường xuyên để đảm bảo hiệu suất và độ ổn định. Doanh nghiệp cũng cần dự trù chi phí cho các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, sửa lỗi, cập nhật phần mềm và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
Chi phí tích hợp với hệ thống khác
Việc tích hợp ERP với các phần mềm hiện tại như CRM, SCM, kế toán hay phần mềm sản xuất có thể phát sinh thêm chi phí tùy chỉnh, phát triển API và kiểm thử kỹ thuật để đảm bảo đồng bộ dữ liệu.
Chi phí quản lý dự án
Để đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ, ngân sách và chất lượng, doanh nghiệp cần một nhóm quản lý dự án nội bộ hoặc thuê ngoài. Chi phí bao gồm tiền lương, công tác phí và các hoạt động giám sát, họp hành, đánh giá.
Chi phí kiểm thử và đảm bảo chất lượng
Trước khi vận hành chính thức, hệ thống cần được kiểm thử để đánh giá độ chính xác, tính ổn định và hiệu năng. Việc kiểm tra có thể thực hiện bởi nội bộ doanh nghiệp hoặc thuê chuyên gia độc lập, tùy vào yêu cầu chất lượng.
Chi phí nâng cấp và đổi mới hệ thống
Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể cần nâng cấp phần mềm ERP lên phiên bản mới hoặc mở rộng tính năng. Bên cạnh đó, nếu hạ tầng IT hiện tại không đáp ứng được yêu cầu, chi phí nâng cấp thiết bị phần cứng và mạng cũng cần được tính vào tổng ngân sách.
FOXAi – đơn vị triển khai, tư vấn phần mềm quản ERP uy tín nhất
Tại FOXAi, chúng tôi tự hào là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tư vấn và triển khai phần mềm ERP hàng đầu. Với nhiều năm kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên gia tận tâm, FOXAi cam kết mang đến những giải pháp ERP tối ưu, được thiết kế riêng biệt để phù hợp với ngân sách và đặc thù vận hành của từng doanh nghiệp.
Chúng tôi hiểu rằng việc đầu tư vào ERP là một quyết định quan trọng. Vì vậy, FOXAi không chỉ cung cấp phần mềm mà còn đồng hành cùng bạn từ khâu khảo sát ban đầu, phân tích yêu cầu, lựa chọn giải pháp phù hợp nhất, cho đến triển khai, đào tạo chuyên sâu và hỗ trợ kỹ thuật sau Go-live. Sứ mệnh của chúng tôi là đảm bảo dự án ERP của bạn thành công, mang lại giá trị bền vững và lợi thế cạnh tranh vượt trội cho doanh nghiệp.
Quý doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm kiếm mô hình ERP hoặc giải pháp chuyển đổi số phù hợp xin vui lòng liên hệ đến FOXAi để được đội ngũ chuyên gia tư vấn và demo.
