Dữ liệu được ví như “vàng” của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc khai thác giá trị từ kho dữ liệu khổng lồ này lại không hề đơn giản. Đó là lúc các công cụ Business Intelligence (BI) như Power BI thay doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn. Vậy Power BI là gì? Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Power BI? Hãy cùng FOXAi tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
Giới thiệu chung về Power BI
Khái niệm
Power BI là một tập hợp các công cụ Business Intelligence (BI) thuộc hệ sinh thái Microsoft, bao gồm các ứng dụng, dịch vụ phần mềm dựa trên đám mây và các trình kết nối dữ liệu. Vai trò cốt lõi của Power BI là chuyển đổi dữ liệu kinh doanh thô từ hàng trăm nguồn khác nhau thành thông tin chi tiết trực quan. Điều này giúp người dùng dễ dàng khám phá, phân tích và diễn giải dữ liệu mà không cần phải có kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật.
Từ góc độ quản trị và công nghệ, Power BI không chỉ là một công cụ phân tích dữ liệu mà còn là một nền tảng chiến lược giúp doanh nghiệp kiểm soát, theo dõi và phân tích hoạt động một cách hiệu quả, chính xác và nhanh chóng. Các báo cáo và bảng điều khiển được tạo ra trên Power BI cung cấp cho các cấp quản lý cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh, giúp họ đưa ra những quyết định quan trọng dựa trên bằng chứng đã được xác minh qua quá trình phân tích dữ liệu.
Lịch sử hình thành
Power BI được Microsoft phát triển từ năm 2013, ban đầu là một bộ công cụ add-in bổ sung cho Microsoft Excel, bao gồm Power Query và Power Pivot. Đây là thời điểm Microsoft nhận ra nhu cầu ngày càng tăng của người dùng về việc xử lý và trực quan hóa dữ liệu phức tạp ngay trong môi trường quen thuộc của Excel.
Đến tháng 9 năm 2013, công cụ này chính thức được ra mắt với tên gọi Power BI. Kể từ đó, Power BI không ngừng được cải tiến và phát triển, trở thành một phần quan trọng của hệ sinh thái Microsoft Power Platform, bên cạnh Power Apps và Power Automate. Vị thế của Power BI đã được củng cố vững chắc khi được các tổ chức và chuyên gia trên toàn thế giới đánh giá là một trong những công cụ phân tích và Business Intelligence hàng đầu hiện nay.
Vì sao các doanh nghiệp nên sử dụng Power BI
Power BI mang lại những lợi ích vượt trội, không chỉ ở cấp độ cá nhân mà còn ở tầm chiến lược của toàn bộ doanh nghiệp.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu (Data-driven decision making)
Khả năng chuyển đổi dữ liệu thô thành các hình ảnh trực quan sinh động và dễ hiểu là lợi thế lớn nhất của Power BI. Các báo cáo tương tác và dashboard cập nhật theo thời gian thực cung cấp cho lãnh đạo một cái nhìn tổng quan, chính xác về hiệu suất kinh doanh, từ đó hỗ trợ họ đưa ra quyết định chiến lược một cách kịp thời. Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử, Power BI cũng có thể giúp doanh nghiệp xác định các xu hướng và dự báo hiệu suất trong tương lai, hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
Tăng cường hiệu suất và tự động hóa
Nhờ các công cụ như Power Query, Power BI loại bỏ các tác vụ báo cáo thủ công, lặp đi lặp lại. Điều này giúp các nhân viên tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi tuần, cho phép họ tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn như phân tích và đưa ra khuyến nghị. Hơn nữa, việc giảm sự can thiệp của con người trong quá trình xử lý dữ liệu còn giúp hạn chế đáng kể các rủi ro sai sót, đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của thông tin.
Cộng tác và chia sẻ thông tin an toàn
Power BI Service cung cấp nhiều phương thức linh hoạt để chia sẻ báo cáo và dashboard với đồng nghiệp, khách hàng, hoặc đối tác. Báo cáo có thể được chia sẻ qua liên kết, email, nhúng vào website, hoặc các ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft 365 như Teams và SharePoint.
Điều đặc biệt là khả năng chia sẻ này không chỉ là truyền thông tin, mà còn là kiểm soát dòng chảy thông tin. Power BI Service cho phép quản lý quyền truy cập một cách chặt chẽ và bảo mật. Người dùng có thể cấp quyền truy cập trực tiếp cho từng cá nhân hoặc nhóm, thiết lập vai trò và phân quyền trong không gian làm việc (workspace). Các tính năng như bảo mật cấp độ hàng (Row-Level Security) cho phép mỗi cá nhân chỉ có thể xem những dữ liệu liên quan đến vai trò của mình, từ đó duy trì tính bảo mật, giảm rủi ro rò rỉ thông tin, và tăng tính chuyên nghiệp trong quy trình làm việc.
Tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft
Là một sản phẩm của Microsoft, Power BI được tích hợp liền mạch với các công cụ quen thuộc khác như Excel, Teams, SharePoint, Dynamics 365 và Azure. Lợi thế này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp đã sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365, giúp họ tận dụng tối đa các công cụ sẵn có để tạo nên một quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả hơn.
Ứng dụng Thực tế của Power BI trong các Lĩnh vực Chuyên sâu
Nhờ vào tính linh hoạt và khả năng xử lý mạnh mẽ, Power BI đã được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, mang lại giá trị to lớn cho doanh nghiệp.
Phân tích Tài chính và Kế toán
Các chuyên gia tài chính sử dụng Power BI để xây dựng các báo cáo tài chính toàn diện như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo Lãi lỗ, và Báo cáo Dòng tiền.
- Số hóa báo cáo: Một tập đoàn năng lượng lớn đã sử dụng Power BI để số hóa các báo cáo tài chính, giúp ban điều hành dễ dàng truy cập và có cái nhìn tổng quan, được cập nhật tự động.
- Kiểm soát tiền mặt: Một công ty hàng xa xỉ đã tạo ra một báo cáo tự động và an toàn về các chỉ số rủi ro (như các khoản phải thu tồn đọng), loại bỏ các quy trình thủ công phức tạp và đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu.
- Dự báo tài chính: Power BI cho phép xây dựng các mô hình dự báo tài chính, hỗ trợ các nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược về đầu tư và chi tiêu trong tương lai.
Phân tích Bán hàng (Sales) và Tiếp thị (Marketing)
- Bán hàng (Sales): Power BI giúp các đội ngũ bán hàng theo dõi hiệu suất, giám sát dữ liệu theo thời gian thực và phân tích các chỉ số từ nhiều khía cạnh khác nhau như địa lý, sản phẩm và cửa hàng. Các mẫu dashboard như “Sales Funnel” và “Daily Sales Flash” cho phép theo dõi KPI kênh bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi, và so sánh doanh thu thực tế với kế hoạch một cách chi tiết.
- Tiếp thị (Marketing): Power BI hỗ trợ giám sát các chiến dịch quảng cáo (Google Ads Campaign Dashboard), theo dõi chỉ số SEO, hiệu suất email marketing, và hoạt động trên các kênh Social Media. Điều này giúp các nhà tiếp thị hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng và tối ưu hóa chiến lược.
Quản lý Nhân sự (HR)
Power BI là một công cụ đắc lực cho các chuyên gia nhân sự. Nó giúp phân tích các chỉ số quan trọng như tỷ lệ vắng mặt (Absenteeism), tỷ lệ nghỉ việc (Turnover) và hiệu quả tuyển dụng (Recruiting). Các dashboard chuyên biệt như “Absenteeism Dashboard” giúp giám sát sự vắng mặt, “Turnover Dashboard” phân tích tỷ lệ nghỉ việc theo nhiều tiêu chí, và “Recruiting Dashboard” giúp tối ưu hóa ngân sách và quy trình tuyển dụng.
Quản lý Chuỗi cung ứng (Supply Chain)
Power BI cho phép doanh nghiệp phân tích hiệu suất của các nhà cung cấp về độ tin cậy, chất lượng sản phẩm và chi phí. Công cụ này cũng hỗ trợ tối ưu hóa logistics thông qua việc phân tích các tuyến đường, thời gian giao hàng và chi phí vận chuyển để tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động.
Các thành phần của Power BI
Hiện tại, Power BI gồm 3 thành phần chính:
Power BI Desktop
- Mục đích và Vai trò: Đây là ứng dụng miễn phí, cài đặt trên hệ điều hành Windows, đóng vai trò là công cụ trung tâm cho toàn bộ quy trình xây dựng báo cáo. Power BI Desktop là nơi người dùng thực hiện các bước quan trọng như kết nối với nguồn dữ liệu, làm sạch và biến đổi dữ liệu (với Power Query), xây dựng mô hình dữ liệu (với Power Pivot), và thiết kế các hình ảnh trực quan cho báo cáo.
- Đặc điểm: Tệp báo cáo được tạo ra có đuôi.pbix. Sau khi hoàn thành, báo cáo này sẽ được xuất bản (publish) lên Power BI Service để chia sẻ.
Power BI Service (Power BI Online)
- Mục đích và Vai trò: Đây là một dịch vụ dựa trên nền tảng đám mây (SaaS), hoạt động như một “đám mây lưu trữ” và “trung tâm cộng tác”. Dịch vụ này cho phép người dùng theo dõi, chia sẻ báo cáo và dashboard tổng hợp với người khác một cách dễ dàng và bảo mật qua trình duyệt web. Nó cũng cung cấp các tính năng như thiết lập lịch trình tự động làm mới dữ liệu và quản lý quyền truy cập.
- Đặc điểm: Để sử dụng các tính năng chia sẻ và cộng tác trên Power BI Service, người dùng cần có bản quyền trả phí (Pro hoặc Premium).
Power BI Mobile
- Mục đích và Vai trò: Là ứng dụng di động dành cho các thiết bị chạy hệ điều hành iOS và Android, mang đến sự tiện lợi và linh hoạt cho người dùng. Ứng dụng này cho phép xem và tương tác với các báo cáo, dashboard đã được chia sẻ từ Power BI Service mọi lúc, mọi nơi.
- Đặc điểm: Power BI Mobile không hỗ trợ việc tạo báo cáo hay dashboard mới, vai trò của nó chỉ là tiêu thụ thông tin.
Những ai nên sử dụng Power BI?
Power BI là một công cụ linh hoạt, phù hợp với nhiều đối tượng người dùng khác nhau trong một tổ chức:
- Chuyên viên Phân tích Kinh doanh (Business Analyst) & Chuyên gia Phân tích Dữ liệu (Data Analyst): Đây là những người sử dụng Power BI nhiều nhất, cần xử lý, phân tích dữ liệu chuyên sâu và trực quan hóa để tìm ra những insight quan trọng.
- Quản lý cấp trung và cấp cao: Các nhà quản lý cần theo dõi hiệu suất hoạt động kinh doanh, giám sát KPIs và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu đã được xác minh.
- Quản lý Dự án và Danh mục đầu tư (PMO): Sử dụng Power BI để theo dõi tiến độ công việc, ngân sách, và quản lý rủi ro của các dự án một cách hiệu quả.
- Nhân viên phòng ban (sales, marketing, finance, HR): Power BI cho phép nhân viên nghiệp vụ tự chủ động phân tích dữ liệu chuyên môn của mình, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.
Có thể hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào Power BI không?
Dù Power BI là một trợ thủ đắc lực trong việc phân tích và trực quan hóa dữ liệu, nó vẫn chỉ là một công cụ báo cáo và không thể đảm nhiệm toàn bộ chức năng quản trị hay vận hành doanh nghiệp. Nếu bạn muốn một giải pháp tổng thể hơn, bạn có thể tham khảo hệ thống SAP Business One (SAP B1) do FOXAi tư vấn và triển khai. SAP B1 giúp đồng bộ hóa dữ liệu trên toàn công ty, kết nối liền mạch giữa các phòng ban và cung cấp bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh, từ đó hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
Một số điểm ưu việt nổi bật của SAP Business One (SAP B1) thường được doanh nghiệp đánh giá cao:
- Quản trị tổng thể trên một nền tảng – Tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ: tài chính – kế toán, bán hàng, mua hàng, kho vận, sản xuất, nhân sự…
- Đồng bộ dữ liệu thời gian thực – Giúp mọi phòng ban làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu chính xác và cập nhật liên tục.
- Tùy chỉnh linh hoạt – Dễ dàng điều chỉnh theo đặc thù ngành hoặc quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
- Phân tích và báo cáo thông minh – Cung cấp báo cáo đa chiều, trực quan, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
- Khả năng mở rộng cao – Phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn, sẵn sàng nâng cấp khi quy mô phát triển.
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ, đa tiền tệ – Đáp ứng nhu cầu vận hành và giao dịch toàn cầu.
Tích hợp mượt mà với các giải pháp khác, bao gồm Power BI, ứng dụng CRM, giải pháp thương mại điện tử…
Trên đây là bài viết tổng hợp của FOXAi về Power BI là gì? Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng Power BI. Hy vọng rằng, thông qua bài viết trên, bạn và doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về Power BI và lựa chọn được hệ thống quản trị phù hợp.
Quý doanh nghiệp đang có thắc mắc về SAP B1 xin vui lòng liên hệ đến FOXAi để được hỗ trợ giải đáp và demo trực tiếp!
