Việc tổ chức và lưu trữ hóa đơn một cách chuyên nghiệp không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kế toán mà còn tối ưu hóa thời gian xử lý, giảm thiểu rủi ro sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính. Trong bài viết dưới đây, FOXAi sẽ chia sẻ quy trình quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ và tiết kiệm thời gian.
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính:
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu liên quan đến việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ trên phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế khi thực hiện bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Đồng thời, hóa đơn này cũng được lưu trữ trên hệ thống máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Các loại hóa đơn khác như: tờ chứng mua (TCM), vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm; phiếu thu cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Trong đó, hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định pháp luật liên quan.
Hóa đơn điện tử phải tuân thủ nguyên tắc: mỗi số hóa đơn được xác định theo trình tự liên tục và thời gian; mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Vì sao cần quản lý hóa đơn điện tử?
Hóa đơn không chỉ là chứng từ thương mại mà còn đóng vai trò quan trọng trong kế toán và quản lý thuế của doanh nghiệp. Việc quản lý hóa đơn điện tử một cách hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm:
- Tối ưu nguồn lực: Giúp tiết kiệm thời gian, công sức của nhân sự và giảm thiểu chi phí cơ hội trong quá trình xử lý hóa đơn.
- Hỗ trợ tra cứu và xác thực: Việc tìm kiếm, kiểm tra và xử lý thông tin hóa đơn trở nên nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn.
- Nâng cao hiệu quả thanh toán và quản lý tài chính: Đảm bảo hóa đơn được thanh toán đúng hạn, đồng thời kiểm soát tốt dòng tiền, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tài chính chính xác và hỗ trợ kế hoạch đầu tư, phát triển.
- Đảm bảo minh bạch: Giúp doanh nghiệp duy trì sự rõ ràng trong mọi hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính.
- Giảm rủi ro và tuân thủ pháp luật: Bảo vệ dữ liệu hóa đơn tránh mất mát, hư hỏng do sự cố hoặc thiên tai, đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến giao dịch tài chính.
- Quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả là bước nền tảng để doanh nghiệp vận hành thông suốt, tiết kiệm nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Quy trình quản lý hóa đơn điện tử
Quản lý hóa đơn điện tử là quy trình quan trọng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật trong các giao dịch kinh doanh. Quy trình cơ bản gồm các bước sau:
Khởi tạo hóa đơn điện tử
- Hóa đơn được tạo trên hệ thống của doanh nghiệp hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
- Cần đảm bảo đầy đủ thông tin: người bán, người mua, mã số đơn hàng, sản phẩm/dịch vụ, số hóa đơn, ngày lập.
Kiểm tra và xác thực hóa đơn
- Xác thực thông tin hóa đơn, bao gồm dữ liệu doanh nghiệp, thông tin hóa đơn và chữ ký số.
- Kiểm tra hóa đơn hợp lệ trước khi gửi cho khách hàng hoặc đối tác.
Gửi và nhận hóa đơn
- Gửi hóa đơn đến khách hàng thông qua hệ thống điện tử hoặc email chuyên dụng.
- Đối với hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp nhận và kiểm tra hóa đơn từ nhà cung cấp.
Lưu trữ và sao lưu hóa đơn
- Lưu trữ file gốc định dạng .xml và bản sao hóa đơn dưới dạng hình ảnh (.pdf, .png, .jpeg).
- Thực hiện sao lưu dữ liệu trên thiết bị lưu trữ vật lý hoặc trực tuyến để bảo vệ dữ liệu.
- Thời gian lưu trữ tối thiểu: 10 năm theo quy định pháp luật.
Đối chiếu và hạch toán kế toán
- Nhập dữ liệu hóa đơn vào phần mềm kế toán để lập sổ sách và báo cáo tài chính.
- Đối chiếu công nợ, thanh toán hóa đơn đúng hạn và kiểm soát dòng tiền.
Báo cáo và quản lý định kỳ
- Lập báo cáo hóa đơn theo tuần, tháng, quý, năm để đánh giá hoạt động kinh doanh.
- Kiểm tra kịp thời các vấn đề phát sinh như sai sót, chênh lệch thu chi hoặc tranh chấp hợp đồng.
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
- Phần mềm giúp tự động hóa việc tạo, gửi, lưu trữ, kiểm tra và hạch toán hóa đơn.
- Giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình kế toán.
Ví dụ: Phần mềm FOX-POS giúp quản lý hóa đơn và thanh toán, đối chiếu công nợ và hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả.
4+ cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp
Thiết lập email riêng để nhận/gửi hóa đơn
Doanh nghiệp nên tạo một email chuyên dụng để gửi và nhận hóa đơn điện tử nhằm tránh nhầm lẫn với các công việc khác.
Lợi thế:
- Quản lý và phân loại hóa đơn dễ dàng, hạn chế bỏ sót hoặc nhầm lẫn.
- Kế toán dễ tải và sử dụng hóa đơn cho nghiệp vụ kế toán khác.
Hạn chế:
- Xác thực thông tin khi khách hàng yêu cầu có thể mất nhiều thời gian.
- Nguy cơ mất dữ liệu nếu tài khoản email bị mất hoặc bị khóa.
- Cần thực hiện hạch toán thủ công, dễ phát sinh sai sót.
In hóa đơn điện tử từ email để lưu trữ
Hóa đơn điện tử có thể được in ra giấy để quản lý song song với lưu trữ điện tử.
Lợi thế:
- Không cần email riêng để gửi/nhận hóa đơn.
- Tránh rủi ro mất dữ liệu khi email gặp sự cố.
- Dễ dàng thực hiện và tiết kiệm thời gian.
Hạn chế:
- Tốn kém chi phí và không gian lưu trữ.
- Khó tra cứu, kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn.
- Hạch toán thủ công dễ phát sinh sai sót.
Lưu hình ảnh hóa đơn trên máy tính
Hóa đơn điện tử có thể được lưu dưới dạng ảnh trong thư mục riêng, sắp xếp theo ngày, tháng, năm, nhà cung cấp và số hóa đơn.
Lợi thế:
- Quản lý và tra cứu hóa đơn dễ dàng hơn.
- Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít hóa đơn phát sinh.
Hạn chế:
- Quy trình thủ công, tốn thời gian khi nhiều hóa đơn.
- Không hỗ trợ thao tác đồng thời trên nhiều hóa đơn.
- Rủi ro mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố.
Tạo file Excel liệt kê hóa đơn
Kế toán có thể nhập dữ liệu từ hóa đơn điện tử vào Excel để theo dõi và đính kèm link mã tra cứu email, sau đó nhập vào phần mềm kế toán.
Lợi thế:
- Dễ tra cứu, phân loại theo nhà cung cấp, ngày, loại dịch vụ/hàng hóa.
- Thích hợp với hầu hết nghiệp vụ kế toán, đặc biệt doanh nghiệp nhỏ.
Hạn chế:
- Nhập liệu thủ công dễ dẫn đến lỗi và thiếu sót.
- Tốn thời gian khi số lượng hóa đơn lớn.
- Chưa có giải pháp tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử (E-invoice) là giải pháp tối ưu, khắc phục hầu hết hạn chế của các phương pháp thủ công.
Lợi thế:
- Tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng công việc kế toán.
- Hạn chế sai sót nhập liệu thủ công.
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn, bao gồm thông tin doanh nghiệp và chữ ký số.
- Cập nhật dữ liệu tự động, đồng bộ với phần mềm kế toán doanh nghiệp.
- Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và hạch toán hóa đơn khi cần.
Lưu ý:
Để quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các đơn vị cung cấp phần mềm uy tín, áp dụng công nghệ tiên tiến và đi kèm dịch vụ hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, tài chính. Việc này giúp đảm bảo quy trình xử lý hóa đơn nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
FOXAi tự hào là đơn vị tư vấn, triển khai giải pháp quản trị bán lẻ FOX-POS, giúp các doanh nghiệp quản lý các loại hóa đơn, thanh toán tự động, đối chiếu công nợ và kiểm tra hóa đơn hiệu quả, đồng thời hỗ trợ lựa chọn chính sách và phương thức thanh toán phù hợp với từng đối tượng người tiêu dùng. Hiện tại, FOXAi đã tư vấn và triển khai thành công cho nhiều khách hàng tập đoàn, doanh nghiệp lớn trên khắp toàn quốc, trong đó có Bảo Tín Minh Châu – Thương hiệu uy tín hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh và chế tác vàng bạc đá quý tại Việt Nam.
Quý doanh nghiệp quan tâm xin vui lòng liên hệ đến FOXAi để được tư vấn 1:1 giải pháp phù hợp với nhu cầu và quy mô kinh doanh của ngành hàng!
