SAP ERP là một giải pháp quản trị toàn diện, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và đồng bộ dữ liệu. Tuy nhiên, nhiều dự án triển khai SAP thất bại hoặc không đạt kỳ vọng là do thiếu một quy trình triển khai rõ ràng, khoa học, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
Trong bài viết dưới đây, FOXAi sẽ chia sẻ chi tiết quy trình triển khai SAP ERP hiệu quả với 6 bước chuẩn, giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về cách thức triển khai SAP ERP cho doanh nghiệp.
Vì sao doanh nghiệp cần triển khai SAP ERP?
SAP ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống phần mềm cung cấp giải pháp hoạch định, được kết hợp các chức năng kinh doanh chính của một tổ chức như kế toán, tài chính, bán hàng, kho vận, sản xuất, nhân sự…trên một nền tảng thống nhất. Việc triển khai SAP thành công sẽ giúp doanh nghiệp:
- Chuẩn hóa quy trình nội bộ
- Giảm thiểu rủi ro và chi phí vận hành
- Tăng khả năng phân tích dữ liệu và ra quyết định nhanh chóng
- Mở rộng quy mô nhanh chóng, hiệu quả
Tuy nhiên, nếu triển khai không bài bản, doanh nghiệp có thể đối mặt với những vấn đề như vượt chi phí, chậm tiến độ hoặc hệ thống không phù hợp với nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nào nên ứng dụng SAP ERP?
Phần mềm SAP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để phát huy hết điểm mạnh và giá trị SAP ERP mang lại, bạn nên xác định xem doanh nghiệp của mình liệu có phù hợp ứng dụng phần mềm này không.
Doanh nghiệp sản xuất: Phần mềm SAP là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất. Thông qua các chức năng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình vận hành từ sản xuất, kho bãi đến nguyên vật liệu, nhân sự…
Doanh nghiệp bán lẻ: Hỗ trợ các doanh nghiệp bán lẻ tối ưu hóa hoạt động bán hàng, kho hàng cũng như phục vụ các hoạt động chăm sóc khách hàng.
Doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình: Những doanh nghiệp đang gặp vấn đề trong quy trình vận hành hoặc muốn nâng cao hiệu suất – giảm chi phí cũng có thể tham khảo SAP.
Công ty đa quốc gia: Phần mềm SAP cũng có thể hỗ trợ quản lý hoạt động kinh doanh trên toàn cầu, phù hợp với cả những tổ chức, doanh nghiệp, công ty đa quốc gia.
Bên cạnh đó, những doanh nghiệp nằm trong lĩnh vực bất động sản, xây dựng, vận tải, mua sắm, dược phẩm…hoàn toàn phù hợp để ứng dụng SAP nâng cao hiệu quả vận hành.
Quy trình triển khai SAP ERP chuyên nghiệp
Bước 1 – Tìm hiểu yêu cầu
Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất, doanh nghiệp cần vạch rõ những vấn đề thường gặp phải trong doanh nghiệp và những kỳ vọng mà SAP có thể đáp ứng. Cách đơn giản nhất đó chính là bạn đăng ký trải nghiệm/demo phần mềm để đánh giá các lợi ích SAP mang lại và mức độ phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Bước 2 – Truyền thông nội bộ
Lãnh đạo và các cấp quản lý cùng thiết lập kế hoạch làm việc và phân chia nhiệm vụ cho từng nhân sự. Mỗi cá nhân tham gia cần học cách thao tác trên phần mềm và nắm rõ thông tin trước khi sử dụng.
Bước 3 – Thiết lập quy trình ứng dụng trên phần mềm SAP
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch sau khi quyết định áp dụng SAP vào doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, bạn sẽ cần lên kế hoạch chi tiết, phân bổ nhân sự phù hợp để đáp ứng hiệu quả yêu cầu, tránh gián đoạn đến kinh doanh.
Bước 4 – Khảo sát nhân viên
Doanh nghiệp sẽ chạy thử nghiệm phần mềm tại những bộ phận đang gặp nhiều vấn đề nhất. Đội ngũ nhân sự sẽ tiếp nhận thông tin và tuân thủ quy trình mới, nhập dữ liệu song song kiểm tra liên tục. Đây sẽ là bước thử nghiệm để xem phần mềm có đáp ứng tốt không, quy trình xử lý công việc có mượt mà không, nhân sự có đồng lòng áp dụng SAP vào quy trình làm việc không.
Bước 5 – Triển khai toàn bộ
Khi chạy thử nghiệm bước đầu đã ra được kết quả như mong muốn, doanh nghiệp sẽ áp dụng áp dụng toàn bộ các phòng ban. Nếu chỉ áp dụng ở một số bộ phận thì nghiệp vụ sẽ rời rạc, dữ liệu không đồng nhất. Vậy nên việc sử dụng trong toàn doanh nghiệp là vô cùng cần thiết.
Bước 6 – Kiểm tra và đánh giá
Toàn thể nhân viên cũng như ban lãnh đạo cùng theo dõi và đánh giá xem những gì phần mềm đã làm được và những gì chưa làm được, cần cải thiện thêm gì để phần mềm hoạt động hiệu quả hơn. Đánh giá xem phần mềm SAP này có đang phù hợp với doanh nghiệp không, hiệu suất có được cải thiện hơn so với quy trình cũ không.
▪️Xem thêm: SAP ERP là gì?
▪️Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP ERP hiệu quả cho doanh nghiệp
▪️Xem thêm: Top 6 phần mềm SAP ERP phổ biến nhất tại Việt Nam
Những sai lầm thường gặp phải khi triển khai SAP ERP
Triển khai SAP ERP là một dự án phức tạp, có tác động sâu rộng đến toàn bộ hoạt động doanh nghiệp. Nếu không được thực hiện bài bản, dự án có thể bị trì hoãn, vượt ngân sách hoặc thậm chí là thất bại hoàn toàn. Dưới đây là những sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình triển khai SAP ERP:
Không xác định rõ ràng mục tiêu khi triển khai ERP
Nhiều doanh nghiệp chưa có định hướng rõ ràng nhưng vì thấy đối thủ cũng làm hoặc mong muốn nâng cao hiệu suất quản trị nên đã “vội vàng” triển khai ERP mà không biết cụ thể hệ thống này sẽ giúp giải quyết vấn đề gì? Mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của mình?
Nếu doanh nghiệp không thiết lập mục tiêu rõ ràng ngay từ giai đoạn tiền triển khai, việc đánh giá hiệu quả đầu tư cho hệ thống ERP sẽ trở nên mơ hồ, dễ dẫn đến lãng phí nguồn lực tài chính, nhân sự và thời gian triển khai. Ví dụ, một doanh nghiệp bán lẻ muốn tối ưu hóa chuỗi cung ứng thì sẽ cần xác định rõ mục tiêu như giảm tỷ lệ hàng tồn kho dư thừa xuống dưới 10% trong vòng 1 năm. Ngược lại, nếu chỉ đặt mục tiêu mơ hồ như “nâng cao hiệu suất vận hành”, dự án sẽ thiếu căn cứ để đo lường tiến độ và đánh giá khả năng thành công.
Chính vì vậy, trước khi bắt tay vào triển khai ERP, doanh nghiệp cần xác định những vấn đề cốt lõi và vạch ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được. Việc tham khảo kinh nghiệm từ các doanh nghiệp đã triển khai ERP thành công cũng là cách để doanh nghiệp có định hướng rõ ràng hơn.
Thiếu kế hoạch đào tạo, thay đổi quản lý
Một số doanh nghiệp thường hiểu lầm rằng giao diện ERP hiện đại, trực quan sẽ dễ sử dụng, không cần thiết phải đào tạo. Tuy nhiên, để ứng dụng hiệu quả ERP trong doanh nghiệp thì tất cả thành viên đều cần phải nắm rõ kiến thức và cách thức ứng dụng phần mềm này vào công việc. Nếu doanh nghiệp bỏ qua kế hoạch đào tạo, thay đổi quy trình làm việc, nhân viên có thể gặp khó khăn trong quá trình sử dụng hệ thống. Điều này sẽ khiến hiệu suất làm việc bị giảm, dễ gặp sai sót trong quá trình vận hành.
Không kiểm thử đầy đủ trước khi Go – live
Vì áp lực tiến độ triển khai hoặc chủ quan mà nhiều doanh nghiệp sẵn sàng bỏ qua các bước kiểm thử quan trọng này. Hệ quả là khi đưa hệ thống vào vận hành thực tế, phần mềm xuất hiện các lỗi về logic, sai dữ liệu hoặc làm gián đoạn quy trình – gây thiệt hại lớn về cả uy tín và tài chính của doanh nghiệp.
Quá tùy chỉnh hệ thống ERP
Một số doanh nghiệp có xu hướng “bê nguyên” quy trình cũ vào ERP dẫn đến việc tùy chỉnh quá mức, thay vì điều chỉnh quy trình để phù hợp với ERP. Điều này không chỉ khiến hệ thống trở nên phức tạp, khó bảo trì mà còn ảnh hưởng đến khả năng nâng cấp trong tương lai.
Lựa chọn sai đơn vị cung cấp, triển khai
Việc lựa chọn một đối tác thiếu kinh nghiệm, không hiểu đặc thù của doanh nghiệp hoặc không có chuyên gia triển khai sẽ khiến dự án cho ra kết quả không sát thực tế, thiếu tính bền vững, gây tổn thất về cả ngân sách lẫn thời gian của doanh nghiệp. Một số tiêu chí đánh giá để lựa chọn đơn vị triển khai SAP ERP uy tín:
- Đơn vị đã từng triển khai nhiều dự án ERP thành công, có thông tin, minh chứng về doanh nghiệp đó.
- Là đối tác chính thức của SAP
- Đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm triển khai SAP cho các doanh nghiệp cùng ngành
- Quy trình làm việc chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ sau triển khai
Nên lựa chọn đơn vị nào triển khai SAP ERP?
Việc lựa chọn đúng đối tác triển khai không chỉ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian triển khai, tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo hệ thống SAP ERP vận hành ổn định, cá nhân hóa theo đặc thù ngành và định hướng phát triển dài hạn của từng doanh nghiệp.
FOXAi tự hào là đơn vị tư vấn và triển khai SAP ERP hàng đầu tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia có chứng chỉ SAP quốc tế, am hiểu sâu sắc nghiệp vụ doanh nghiệp Việt và kinh nghiệm triển khai thành công cho nhiều lĩnh vực như sản xuất, thương mại, phân phối, nông nghiệp, dược phẩm…FOXAi không chỉ mang đến giải pháp chuyển đổi số ưu việt mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tái thiết quy trình, tối ưu hiệu suất và nâng cao năng lực quản trị toàn diện.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về giải pháp công nghệ xin vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được đội ngũ chuyên gia FOXAi liên hệ tư vấn và demo.
