Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng ưu tiên các giải pháp linh hoạt, tiết kiệm chi phí và dễ triển khai, mô hình SaaS (Software as a Service) đã nhanh chóng trở thành xu hướng chủ đạo trong chuyển đổi số. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ SaaS là gì, cách thức hoạt động của mô hình này, cũng như những lợi ích và ứng dụng thực tế trong vận hành doanh nghiệp hiện đại.
Giới thiệu về SaaS
Software as a Service (SaaS), hay còn được gọi là Phần mềm dưới dạng dịch vụ, là một mô hình điện toán đám mây tiên tiến, trong đó các ứng dụng phần mềm được cung cấp sẵn sàng sử dụng cho người dùng cuối qua Internet. Điểm khác biệt cơ bản là người dùng có thể truy cập và sử dụng dịch vụ mà không cần thực hiện bất kỳ thao tác cài đặt trực tiếp nào lên thiết bị của mình. Mọi vấn đề liên quan đến việc quản lý cơ sở hạ tầng, bảo trì hệ thống, và cập nhật phần mềm đều được nhà cung cấp dịch vụ đảm nhiệm.
Mô hình SaaS đánh dấu một sự thay đổi cơ bản trong cách thức doanh nghiệp sở hữu và sử dụng công nghệ, đặc biệt khi so sánh với mô hình phần mềm truyền thống (On-Premise). Trong mô hình truyền thống, doanh nghiệp phải trả một khoản phí lớn để mua bản quyền vĩnh viễn, sau đó tự chịu trách nhiệm cài đặt, bảo trì, và trả tiền riêng để nâng cấp phiên bản mới. Ngược lại, SaaS hoạt động trên cơ sở trả phí định kỳ (thường là hàng tháng hoặc hàng năm) để sử dụng. Nhà cung cấp SaaS lo liệu tất cả các khía cạnh kỹ thuật, bao gồm bảo trì, bảo mật, và cập nhật tính năng mới, cho phép khách hàng tập trung hoàn toàn vào việc sử dụng ứng dụng để phục vụ công việc kinh doanh.
Sự xuất hiện của SaaS là một phần của xu hướng rộng lớn hơn trong ngành CNTT, bắt nguồn từ những năm 2000–2001 với các công ty tiên phong như Salesforce và Concur. Sự phát triển này được xây dựng trên những tiến bộ kỹ thuật như Kiến trúc hướng dịch vụ (SOA), công nghệ dịch vụ web, điện toán lưới và công nghệ ảo hóa. Mô hình SaaS đại diện cho sự chuyển đổi của ngành CNTT từ nền kinh tế dựa trên sản phẩm sang nền kinh tế dựa trên dịch vụ hoặc tiện ích, biến tất cả các tài nguyên IT, từ phần cứng đến phần mềm, thành một loại hàng hóa dịch vụ. Điều này có ý nghĩa quan trọng khi nó chuyển gánh nặng chi tiêu vốn thành chi phí vận hành linh hoạt, giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), dễ dàng tiếp cận các công nghệ cấp độ doanh nghiệp mà trước đây họ khó lòng đầu tư được. Sự thay đổi này thúc đẩy mạnh mẽ quá trình chuyển đổi số.
Lợi ích của SaaS
Mô hình SaaS không chỉ là một thay đổi kỹ thuật mà còn là một quyết định chiến lược toàn diện nhằm tối ưu hóa vận hành, tăng trưởng linh hoạt, và thúc đẩy hiệu suất kinh doanh.
Tối ưu hóa chi phí và dòng tiền
Lợi ích rõ ràng nhất của SaaS là sự dịch chuyển mô hình tài chính. Doanh nghiệp loại bỏ gần như hoàn toàn chi phí đầu tư ban đầu cho phần cứng, phần mềm, và giấy phép vĩnh viễn (CapEx). Thay vào đó, chi phí chuyển sang hình thức chi tiêu vận hành (OpEx) thông qua phí thuê bao định kỳ, giúp tối ưu hóa dòng tiền và dễ dàng dự đoán ngân sách CNTT. SaaS mang lại các giải pháp có hiệu quả về chi phí, được coi là động lực chính cho chuyển đổi số.
Khả năng mở rộng quy mô và tính linh hoạt
SaaS được xây dựng trên nền tảng đám mây, cho phép các nhà cung cấp dễ dàng mở rộng quy mô hệ thống để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng đột biến của khách hàng. Doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh dung lượng sử dụng theo nhu cầu kinh doanh mà không phải lo lắng về việc nâng cấp hoặc thay thế phần cứng.
Một lợi thế chiến lược nữa là khả năng truy cập. Người dùng chỉ cần kết nối internet để sử dụng ứng dụng. Tại Việt Nam, tỉ lệ truy cập web bằng thiết bị di động rất cao (86.51% web traffic) , cao hơn nhiều so với các thị trường phát triển như Mỹ hay Anh. Điều này tạo ra một nhu cầu bắt buộc về khả năng truy cập đa nền tảng và linh hoạt của SaaS. Mô hình này cực kỳ lý tưởng, hỗ trợ mạnh mẽ cho các đội ngũ làm việc từ xa, di động, và dễ dàng được chấp nhận bởi người lao động, nhờ vào khả năng truy cập tức thì mà không cần chuyên môn về CNTT.
Tự động hóa, Cập nhật và An toàn Bảo mật
SaaS là công cụ mạnh mẽ để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và tiêu tốn thời gian, như tự động hóa marketing, CRM, hoặc tự động hóa quy trình bảo mật dữ liệu. Các giải pháp tự động hóa này giúp giải phóng nhân viên để xử lý các công việc quan trọng hơn, thúc đẩy giá trị cốt lõi của chuyển đổi số.
Bên cạnh đó, việc cập nhật và bảo trì được thực hiện tự động bởi nhà cung cấp. Các nhà cung cấp dịch vụ có thể dễ dàng và nhanh chóng cập nhật phần mềm gần như liên tục mà không gây ra bất cứ ảnh hưởng xấu nào đến hoạt động của người dùng. Điều này bao gồm cả việc cung cấp các bản cập nhật an toàn bảo mật tức thời. Về vấn đề lưu trữ dữ liệu, các thông tin được lưu trữ trên nền tảng đám mây với khả năng sao lưu và cập nhật tức thời, giảm thiểu rủi ro bị mã hóa, thất lạc, sai sót, hoặc rò rỉ thông tin so với việc lưu trữ trên máy tính cục bộ.
Ứng dụng của SaaS trong doanh nghiệp
SaaS không chỉ giới hạn ở các công cụ năng suất mà đã trở thành nền tảng cho các hệ thống quản trị cốt lõi của doanh nghiệp, từ quan hệ khách hàng đến hoạch định nguồn lực.
Phân loại và phạm vi ứng dụng
Thị trường SaaS hiện nay được chia thành hai mô hình chính dựa trên đối tượng và phạm vi phục vụ :
- SaaS ngang: Đây là các giải pháp được thiết kế để giải quyết một vấn đề nghiệp vụ cụ thể, có thể được sử dụng bởi nhiều công ty thuộc nhiều ngành nghề khác nhau, như CRM, HRM, Kế toán, hoặc marketing. Ví dụ, một phần mềm kế toán có thể được sử dụng bởi công ty xây dựng, công ty thương mại, hoặc công ty dịch vụ. Ưu điểm của mô hình này là thị trường rất lớn và dễ tiếp cận, nhưng thách thức đi kèm là sự cạnh tranh khốc liệt.
- SaaS dọc: Đây là các giải pháp được xây dựng chuyên biệt để giải quyết các vấn đề đặc thù của một ngành công nghiệp duy nhất, đi sâu vào các nghiệp vụ ngách phức tạp của ngành đó. Ví dụ bao gồm phần mềm quản lý phòng khám (chỉ dành cho Y tế) hoặc phần mềm quản lý nhà hàng (chỉ dành cho F&B). Sự trỗi dậy của Vertical SaaS cho thấy các nhà cung cấp đang tìm kiếm lợi thế cạnh tranh bằng cách giải quyết các yêu cầu phức tạp của ngành, đòi hỏi SaaS phải tích hợp các tính năng tuân thủ pháp lý ngành ngay từ thiết kế.
Hệ thống Quản lý khách hàng (CRM SaaS)
Hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một trong những ứng dụng SaaS phổ biến và có tác động lớn nhất. CRM SaaS là giải pháp tự động hóa lực lượng bán hàng, tiếp thị và hỗ trợ khách hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi khách hàng tiềm năng, quản lý tài khoản, và phát triển chiến dịch tiếp thị hiệu quả.
Các ví dụ phổ biến trên toàn cầu bao gồm Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM và Microsoft Dynamics 365.
Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP SaaS)
Phần mềm Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) kết nối các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp, bao gồm tài chính, quản lý chuỗi cung ứng, CRM và nhân sự. ERP SaaS cung cấp một hệ thống duy nhất để kết nối và chuẩn hóa dữ liệu theo thời gian thực, tạo ra một “nguồn sự thật duy nhất” giúp cải thiện quyết định và lập kế hoạch.
Một trường hợp điển hình về sự chuyển đổi này là Discover Financial Services. Năm 2019, công ty này vận hành bảy hệ thống ERP on-premises tùy chỉnh cao độ, dẫn đến sự phức tạp và báo cáo chậm chạp. Sau khi chuyển sang Oracle Fusion Cloud ERP (một giải pháp SaaS), công ty đã đơn giản hóa môi trường CNTT và chuẩn hóa dữ liệu, tạo ra “nhiều dữ liệu và chất lượng cao hơn”.
Sự thành công của các dự án ERP Cloud cho thấy các doanh nghiệp lớn đang ưu tiên chuẩn hóa quy trình và dữ liệu (standardization) để đạt được tốc độ và tính chính xác, chấp nhận mức độ tùy chỉnh thấp hơn mà mô hình SaaS cho phép, thay vì duy trì các hệ thống tùy chỉnh quá mức và phức tạp. Quá trình triển khai ERP SaaS cũng được cải thiện nhờ giao diện đơn giản hơn, tính linh hoạt trong cấu hình, và khả năng tự động hóa cao.
Các ứng dụng quản trị khác
Ngoài CRM và ERP, mô hình SaaS còn được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác :
- HRM SaaS: Hệ thống quản lý nhân sự, hỗ trợ các chức năng như chấm công, tính lương, bảo hiểm, đào tạo và đánh giá, với các giải pháp như Lạc Việt SureHCS HRM.
- Nền tảng Quản lý công việc & Cộng tác: Các công cụ phục vụ quản lý dự án hiệu quả, hỗ trợ làm việc nhóm và cộng tác từ xa.
- CMS và kế toán SaaS: Các hệ thống quản lý nội dung (CMS) và phần mềm kế toán hoạt động trên nền tảng đám mây.
SaaS không chỉ là một mô hình cung cấp phần mềm, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, rút ngắn thời gian triển khai và nâng cao hiệu suất làm việc. Với khả năng cập nhật liên tục, bảo mật tốt và dễ dàng mở rộng theo nhu cầu, SaaS đang mở ra nhiều cơ hội mới cho doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực. Để khai thác tối đa giá trị, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp SaaS phù hợp với quy mô và mục tiêu phát triển. Hy vọng rằng bài viết đã mang đến góc nhìn toàn diện để bạn hiểu rõ hơn về SaaS và sẵn sàng áp dụng mô hình này trong chiến lược chuyển đổi số.
◾ Xem thêm: Tìm hiểu Google BigQuery: Tính năng và ứng dụng cho doanh nghiệp
◾ Xem thêm: Cloudera Data Platform là gì? Được ứng dụng như thế nào?
