Trong kỷ nguyên hiện nay, phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) đã trở thành công cụ quan trọng để tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, từ quản lý tài chính, nhân sự, đến cung ứng chuỗi và bán hàng. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng thành công khi triển khai ERP, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động và tài chính của doanh nghiệp.
Trong bài viết này, Foxai sẽ chia sẻ những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp và những bài học mà doanh nghiệp cần nhớ. Cùng theo dõi nhé!
Khó khăn khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp
Khó khăn liên quan đến chi phí
Khi triển khai hệ thống ERP, một trong những yếu tố cần xem xét đầu tiên chính là chi phí. Chi phí liên quan đến phần mềm, phần cứng, đào tạo, và tư vấn có thể tạo ra những thử thách lớn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Chi phí phần mềm và phần cứng
Việc áp dụng hệ thống ERP yêu cầu một khoản đầu tư lớn vào phần mềm và phần cứng. Các chi phí như bản quyền phần mềm, máy chủ, cơ sở hạ tầng mạng và các thiết bị liên quan có thể tạo gánh nặng tài chính cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi phải cân nhắc ngân sách để triển khai hệ thống này.
Chi phí đào tạo và tư vấn
Bên cạnh chi phí cho phần mềm và phần cứng, doanh nghiệp còn phải đối mặt với chi phí đào tạo nhân viên và thuê chuyên gia tư vấn. Việc đào tạo đội ngũ để làm quen với hệ thống mới và tìm kiếm các chuyên gia để đảm bảo quá trình triển khai đúng đắn là một khoản chi phí đáng kể.
Khó khăn về thời gian
Không chỉ chịu ảnh hưởng về mặt tài chính, doanh nghiệp còn phải đối mặt với những thử thách về thời gian trong quá trình triển khai ERP. Việc kéo dài thời gian triển khai có thể ảnh hưởng lớn đến các hoạt động kinh doanh và các dự án khác.
Thời gian triển khai kéo dài
Quá trình triển khai hệ thống ERP thường kéo dài từ vài tháng đến vài năm, tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp. Việc này có thể ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày và gây trì hoãn cho các dự án khác.
Gián đoạn trong hoạt động kinh doanh
Chuyển đổi sang hệ thống ERP mới có thể gây gián đoạn trong hoạt động hiện tại của doanh nghiệp. Trong giai đoạn chuyển đổi, các quy trình có thể gặp trục trặc, làm ảnh hưởng đến sản xuất, dịch vụ khách hàng, cũng như quản lý hàng tồn kho.
Khó khăn về nhân sự
Để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp không chỉ cần có hệ thống phù hợp mà còn phải có đội ngũ nhân sự đủ năng lực và tinh thần hợp tác. Tuy nhiên, thiếu kỹ năng và sự phản kháng từ nhân viên có thể khiến quá trình này gặp khó khăn.
Thiếu kỹ năng và kinh nghiệm
Nhiều nhân viên có thể thiếu kiến thức và kỹ năng để làm việc hiệu quả với hệ thống ERP mới. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào các khóa đào tạo, nhưng quá trình này có thể gặp khó khăn và tiêu tốn nhiều thời gian.
Phản đối từ nhân viên
Thay đổi hệ thống quản lý có thể đối mặt với sự phản kháng từ phía nhân viên, đặc biệt là những người đã quen với hệ thống cũ. Sự thay đổi này có thể gây lo ngại và ảnh hưởng đến tinh thần làm việc, từ đó làm giảm hiệu quả của quá trình triển khai.
Khó khăn về dữ liệu
Một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua khi triển khai ERP chính là dữ liệu. Việc chuyển đổi và tích hợp dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng nếu không được thực hiện một cách cẩn thận.
Chuyển đổi và làm sạch dữ liệu
Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới là một công việc phức tạp và tốn thời gian. Dữ liệu cần phải được làm sạch và định dạng lại để phù hợp với yêu cầu của hệ thống mới. Nếu không thực hiện đúng cách, quá trình này có thể dẫn đến việc mất hoặc sai sót dữ liệu.
Tích hợp với hệ thống hiện có
Việc tích hợp hệ thống ERP mới với các hệ thống hiện có như quản lý khách hàng (CRM), quản lý chuỗi cung ứng (SCM) hay các hệ thống khác có thể gặp nhiều khó khăn về mặt kỹ thuật và yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận.
Khó khăn về quản lý dự án
Quản lý dự án triển khai ERP đòi hỏi một kế hoạch chi tiết và khả năng quản lý rủi ro hiệu quả. Thiếu sự chuẩn bị và theo dõi chặt chẽ có thể dẫn đến các vấn đề về tiến độ và chi phí.
Lập kế hoạch và giám sát tiến độ
Việc triển khai hệ thống ERP đòi hỏi một kế hoạch chi tiết và quá trình theo dõi tiến độ chặt chẽ. Nếu không có kế hoạch rõ ràng và không giám sát tốt tiến độ, có thể dẫn đến tình trạng trễ tiến độ và vượt quá ngân sách.
Quản lý rủi ro và thay đổi
Dự án ERP có thể gặp phải nhiều rủi ro như sự cố kỹ thuật, thay đổi yêu cầu từ doanh nghiệp và vấn đề nhân sự. Doanh nghiệp cần có các biện pháp quản lý rủi ro hiệu quả và chuẩn bị sẵn sàng để điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Khó khăn về tương thích và tùy chỉnh
Cuối cùng, hệ thống ERP cần được điều chỉnh và tùy biến sao cho phù hợp với nhu cầu và đặc thù của mỗi doanh nghiệp, điều này cũng có thể tạo ra những thử thách lớn trong quá trình triển khai.
Tương thích với quy trình kinh doanh hiện tại
Hệ thống ERP cần được điều chỉnh sao cho phù hợp với quy trình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Việc này có thể trở nên phức tạp nếu các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp có sự đặc thù và yêu cầu nhiều tùy chỉnh trong hệ thống ERP.
Tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có những nhu cầu và yêu cầu đặc thù, do đó, hệ thống ERP cần phải được điều chỉnh để đáp ứng chúng. Việc tùy chỉnh này không chỉ đắt đỏ mà còn có thể làm kéo dài thời gian triển khai.
Lý do và giải pháp khi triển khai phần mềm ERP không thành công
Phát triển phần mềm ERP là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ cả công nghệ đến con người. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến khiến việc triển khai ERP gặp thất bại và các giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua những thách thức này, tối ưu hóa hiệu quả trong việc chuyển đổi số và quản lý doanh nghiệp.
Công nghệ không tương thích
Hầu hết, các doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP với mục tiêu thay thế quy trình cũ đều thất bại do hệ thống mới không tương thích với công nghệ hiện tại. Bên cạnh đỏ không phải phần mềm quản lý doanh nghiệp nào cũng phù hợp với mọi tổ chức vì thế doanh nghiệp cần lựa chọn phương án phù hợp nhất để triển khai thành công.
Cách khắc phục: Xác định mục tiêu rõ ràng và các lợi ích tài chính để triển khai ERP hiệu quả.
Khả năng kết nối API yếu
Phần mềm ERP được thiết kế để tích hợp và xử lý thông tin, tạo quy trình làm việc hợp lý. Tuy nhiên, nếu khả năng kết nối API yếu hoặc thông tin bị chia sẻ hạn chế, sử dụng các ứng dụng riêng biệt cho từng quy trình, có thể dẫn đến thất bại trong triển khai.
Cách khắc phục: Kiểm soát các thay đổi và duy trì kết nối API mạnh mẽ để đảm bảo tính tích hợp trong suốt quá trình triển khai.
Lạm dụng tùy chỉnh phần mềm ERP
Tùy chỉnh phần mềm ERP có thể mang lại thành công nhưng cũng dễ gây hủy hoại dự án triển khai. Nó làm tăng rủi ro về chi phí, thời gian và các thách thức kỹ thuật, có thể thay đổi khung thời gian ban đầu. Thực tế, ngay cả những tổ chức có nguồn lực CNTT mạnh mẽ cũng gặp khó khăn với việc tùy chỉnh ERP.
Cách khắc phục: Tùy chỉnh dần dần và quản lý chặt chẽ các thay đổi để giảm thiểu rủi ro.
Đào tạo người dùng không hiệu quả
Thiếu đào tạo bài bản khiến người dùng không thể tận dụng hết tính năng của ERP, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng.
Cách khắc phục: Đảm bảo đào tạo đầy đủ cho nhân sự và hợp tác với đơn vị triển khai ERP uy tín để cung cấp tài nguyên và hỗ trợ đúng lúc.
Việc triển khai ERP đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính, thời gian và nhân lực. Nếu thực hiện đúng chiến lược, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc. Nhờ đó, doanh nghiệp tăng cường sức cạnh tranh và sẵn sàng đối mặt với thách thức trong kỷ nguyên số. Hy vọng những chia sẻ của Fox.ai hữu ích với bạn!
Xem thêm: Top phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất 2025
