Triển khai tự động hóa quy trình đã trở thành xu hướng tất yếu cho sự phát triển của doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Trên thực tế, tự động hóa đã được áp dụng vào nhiều quy trình sản xuất, kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp và mang lại hiệu quả rõ rệt. Hãy cùng tìm hiểu về quy trình tự động hóa và các bước thực hiện chiến dịch này trong bài viết dưới đây.
Tự động hóa quy trình là gì?
Tự động hóa quy trình là thuật ngữ chung chỉ các quá trình sử dụng hệ thống, công nghệ hoặc phương pháp tự động để thay thế các hoạt động được thực hiện thủ công bởi con người. Nó bao gồm việc áp dụng các công nghệ như máy móc, robot, cảm biến, hệ thống điều khiển và phần mềm để tự động hóa các quy trình mà không cần sự can thiệp của con người.
Tự động hóa đảm bảo rằng mọi quy trình làm việc trong doanh nghiệp đều được triển khai suôn sẻ mà không gặp bất kỳ rào cản nào. Tự động hóa quy trình cũng cho phép các công ty tập trung vào năng lực cốt lõi của họ thay vì các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hằng ngày. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường sản xuất hiệu quả và tận dụng tối đa các nguồn lực của doanh nghiệp.
Giá trị của việc triển khai tự động hóa quy trình
Đối với doanh nghiệp, tự động hóa mang lại nhiều giá trị to lớn, cụ thể:
Giúp quản lý công việc khoa học
Tự động hóa doanh nghiệp giúp quy trình quản lý công việc chính xác và khoa học hơn. Từ đó, bạn có thể dễ dàng kiểm soát công việc của mình và nhân viên, đồng thời nhanh chóng xác định những sai sót và điều chỉnh.
Tiết kiệm chi phí
Ứng dụng phần mềm quản lý tự động hóa doanh nghiệp giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng. Tất cả những gì bạn cần chi trả là chi phí sử dụng phần mềm, chi phí theo nhu cầu và thời gian sử dụng phần mềm đó.
Nâng cao năng suất làm việc
Việc triển khai tự động hóa quy trình, các nhà lãnh đạo có thể giảm số lượng nhân viên không cần thiết cho những công việc không mang lại giá trị. Điều này giúp doanh nghiệp có được nhiều nhân viên chất lượng, từ đó tăng năng suất làm việc.
Duy trì mối quan hệ với khách hàng
Hệ thống tự động hóa sẽ giúp bạn chăm sóc toàn bộ khách hàng một cách thường xuyên và chuyên nghiệp mà không cần phải đầu tư nhiều nguồn lực, tiền bạc cho việc quản lý khách hàng cũ. Từ đó, doanh nghiệp có thể duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng mà vẫn tiết kiệm được nhiều chi phí.
Thúc đẩy tinh thần trong công việc
Khi doanh nghiệp áp dụng tự động hóa quy trình, nhiệm vụ của mỗi cá nhân sẽ được thể hiện rõ ràng và cụ thể. Điều này giúp các quy trình làm việc của doanh nghiệp trở nên thống nhất, minh bạch và rõ ràng.
Bảo mật thông tin hiệu quả
Tự động hóa giúp việc quản lý thông tin trở nên an toàn hơn và giảm thiểu khả năng thất thoát tài liệu truyền thống so với việc triển khai, sử dụng tài liệu truyền thống.
Các bước triển khai tự động hóa quy trình
Bước 1: Xác định quy trình sẽ được tự động hóa
Các tính chất của quy trình nên được tự động hóa:
- Thủ công, lặp đi lặp lại.
- Yêu cầu độ chính xác về thời điểm sản xuất.
- Một số quy trình có các tính chất trên bao gồm: Xử lý đơn hàng, quản lý tài liệu, kiểm soát chất lượng, quản lý nhân sự…
Bước 2: Xác định mục tiêu của hoạt động tự động hóa quy trình
Xác định mục tiêu rõ ràng là bước rất quan trọng để doanh nghiệp định hướng và tạo động lực cho việc tự động hóa. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn quy trình tự động hóa phù hợp, xây dựng kế hoạch triển khai và tiến tới bước tiếp theo để lựa chọn công cụ triển khai.
Bước 3: Chọn công cụ phù hợp
Các công cụ tự động hóa quy trình nghiệp vụ cần đáp ứng các tiêu chí sau:
- Dễ sử dụng, dễ hiểu: Có tài liệu đào tạo đi kèm để có thể dễ dàng triển khai từng bước dựa trên quy trình làm việc hiện tại.
- Linh hoạt, có thể mở rộng/nâng cấp: Công cụ có khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm/phần cứng có sẵn và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các loại hình kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp và nâng cấp lâu dài trong tương lai.
- Có khả năng tích hợp với các công cụ và dữ liệu hiện có: Đảm bảo các công cụ mới có thể sử dụng dữ liệu hiện có và hoạt động trơn tru với những dữ liệu đó.
Bước 4: Thay đổi phương pháp quản lý
Các doanh nghiệp cần thay đổi phương pháp quản lý nhân viên để tận dụng tối đa các lợi ích của tự động hóa quy trình. Các thay đổi bao gồm:
- Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên hiểu các quy trình mới và cách sử dụng các công cụ tự động hóa một cách hiệu quả.
- Thay đổi môi trường làm việc phù hợp: Xây dựng văn hóa cởi mở, sẵn sàng thay đổi, khuyến khích sự sáng tạo trong công việc và tạo điều kiện cho nhân viên thích nghi với các công nghệ mới.
Bước 5: Giám sát và đo lường hiệu quả
Khi quy trình đã được tự động hóa, việc giám sát và đo lường hiệu suất là các bước quan trọng để đảm bảo rằng quá trình tự động hóa mang lại kết quả mong muốn. Để thực hiện bước này doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Thiết lập hệ thống giám sát: Sử dụng công nghệ và công cụ phù hợp để giám sát các quy trình tự động. Giám sát hoạt động của hệ thống để xác định các vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo các quy trình hoạt động trơn tru.
- Đo lường các chỉ số hiệu suất: Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính để đánh giá hiệu quả của các quy trình tự động. Các số liệu này có thể bao gồm thời gian tiết kiệm được, hiệu quả giảm sai sót, cải thiện năng suất/chất lượng dịch vụ…
- Xem lại và điều chỉnh: Dựa trên thông tin từ quá trình giám sát và đo lường hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp điều chỉnh cần thiết để cải thiện quy trình tự động hóa. Bước này có thể bao gồm tối ưu hóa quy trình, nâng cấp công nghệ hoặc điều chỉnh quy trình làm việc của nhân viên.
Trước sự thay đổi theo hướng công nghệ hóa của thị trường, các công ty buộc phải thích nghi và nỗ lực tạo ra sự khác biệt, duy trì lợi thế cạnh tranh. Chính từ những nhu cầu cấp thiết này mà việc triển khai tự động hóa quy trình trở nên quan trọng hơn bao giờ hết đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
