Phần mềm ERP kế toán giúp doanh nghiệp tối ưu quản trị tài chính và nâng cao hiệu quả vận hành. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP kế toán chi tiết, được trình bày theo cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp, để người dùng doanh nghiệp có thể dễ dàng áp dụng vào thực tế.
Cách đăng nhập
Để bắt đầu sử dụng, người dùng cần truy cập phần mềm ERP kế toán thông qua ứng dụng trên máy tính hoặc trình duyệt web. Tại màn hình đăng nhập, chọn cơ sở dữ liệu công ty (Company DB), nhập tên đăng nhập và mật khẩu. Sau khi đăng nhập thành công, người dùng nên thay đổi mật khẩu mặc định trong mục Administration → General → Users để tăng cường tính bảo mật dữ liệu.
Nhập liệu vào hệ thống
Bước tiếp theo là chuẩn hóa dữ liệu nền để các nghiệp vụ kế toán có thể xử lý chính xác. Doanh nghiệp cần cập nhật các danh mục quan trọng bao gồm:
- Tài khoản kế toán: thiết lập tại Financials → Chart of Accounts, bảo đảm tuân thủ hệ thống tài khoản hiện hành.
- Đối tác kinh doanh: trong Business Partners → Business Partner Master Data, khai báo khách hàng và nhà cung cấp với đầy đủ thông tin.
- Hàng hóa, vật tư: vào Inventory → Item Master Data để khai báo mã hàng, đơn vị tính, nhóm hàng.
- Thông tin người dùng và thiết lập mặc định: cấu hình tại Administration → System Initialization → General Settings.
Dữ liệu nhập phải đồng bộ, thống nhất và không trùng lặp để hệ thống xử lý mượt mà và tránh sai sót.
Thiết lập kỳ kế toán
Trong phần mềm ERP kế toán, kỳ kế toán được cấu hình tại Administration → System Initialization → Posting Periods. Doanh nghiệp cần tạo kỳ mới bằng cách nhập mã, tên kỳ và năm tài chính, sau đó thiết lập khoảng thời gian áp dụng. Các kỳ có thể được chia nhỏ theo tháng hoặc quý tùy nhu cầu quản trị. Việc mở khóa hay khóa kỳ sẽ quyết định phạm vi chứng từ được phép phát sinh trong khoảng thời gian đó.
Thiết lập số chứng từ
Quản lý chứng từ trong ERP giúp tránh nhầm lẫn và thuận tiện tra cứu. Người dùng vào Administration → System Initialization → Document Numbering, chọn loại chứng từ cần áp dụng, thiết lập tiền tố (Prefix), số bắt đầu và chu kỳ áp dụng. Việc định nghĩa series đánh số giúp hệ thống tự động sinh số chứng từ, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp phân biệt theo năm, kho hoặc chi nhánh.
Thiết lập kho
Để quản lý kho, người dùng truy cập Administration → Setup → Inventory → Warehouses. Tại đây có thể tạo mới kho bằng cách nhập mã, tên kho, địa chỉ và người quản lý. Trong trường hợp doanh nghiệp quản lý chi tiết vị trí, có thể bật tính năng Bin Locations để theo dõi tồn kho theo từng ô kệ. Khi kho đã được thiết lập, hệ thống cho phép liên kết với danh mục hàng hóa để cập nhật tình trạng xuất – nhập – tồn theo thời gian thực.
Nhập phiếu thu
Để ghi nhận khoản tiền khách hàng thanh toán, người dùng vào Banking → Incoming Payments → Incoming Payments. Tại cửa sổ làm việc, chọn đối tượng thu là Customer, nhập Posting Date, Document Date, số tiền tại ô Total Payment và nội dung ở ô Remarks. Tiếp theo, mở Payment Means để chọn phương thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản hoặc séc, sau đó điền chi tiết theo từng phương thức. Nếu khoản thu dùng để thanh toán hóa đơn, người dùng tích chọn hóa đơn trong danh sách để đối trừ công nợ. Khi hoàn tất, nhấn Add để lưu phiếu thu và hệ thống sẽ tự động cập nhật vào sổ cái cũng như công nợ khách hàng.
Lập phiếu chi
Để thực hiện việc chi trả cho nhà cung cấp, người dùng truy cập Banking → Outgoing Payments → Outgoing Payments. Tại cửa sổ phiếu chi, chọn đối tượng chi là Vendor, nhập Posting Date, Document Date, số tiền cần chi vào ô Total Payment và nội dung giao dịch. Trong mục Payment Means, chọn phương thức chi tiền như tiền mặt, chuyển khoản hoặc thẻ và điền thông tin tương ứng. Nếu thanh toán cho hóa đơn mua hàng, tích chọn hóa đơn cần đối trừ trong danh sách. Sau khi kiểm tra thông tin, nhấn Add để lưu, hệ thống sẽ ghi nhận phiếu chi và tự động giảm công nợ của nhà cung cấp.
FOXAi – Đơn vị tư vấn và triển khai SAP Business One uy tín
Với kinh nghiệm triển khai ERP cho nhiều doanh nghiệp, FOXAi tự hào là đơn vị tư vấn và triển khai SAP Business One uy tín tại Việt Nam. Chúng tôi không chỉ mang đến một hệ thống kế toán – tài chính chuẩn mực, mà còn tích hợp giải pháp vào từng phân hệ đặc thù của doanh nghiệp.
- POS (Point of Sale): hỗ trợ toàn diện nghiệp vụ bán lẻ, kết nối trực tiếp với ERP, giúp đồng bộ dữ liệu đơn hàng và thanh toán theo thời gian thực.
- WMS (Warehouse Management System): tối ưu quản lý nhập – xuất – tồn kho, đảm bảo dòng hàng hóa minh bạch và giảm thiểu sai sót trong vận hành.
- EAM (Enterprise Asset Management): quản trị, bảo trì và bảo hành tài sản doanh nghiệp, giúp nâng cao tuổi thọ tài sản và kiểm soát chất lượng.
Bên cạnh đó, FOXAi còn cung cấp nhiều giải pháp mở rộng khác như ERP, DRM, MES… được thiết kế để tích hợp mượt mà với SAP B1, mang lại một hệ sinh thái quản trị toàn diện.
FOXAi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ tư vấn, triển khai đến vận hành, giúp khách hàng khai thác tối đa sức mạnh của ERP, tăng trưởng bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
FOXAi đã hướng dẫn sử dụng phần mềm ERP kế toán chi tiết l để doanh nghiệp triển khai thành công hệ thống quản trị tài chính. Từ đăng nhập, nhập liệu ban đầu đến các thiết lập như kỳ kế toán, chứng từ, kho và phiếu thu chi, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp và đồng bộ. Khi dữ liệu được chuẩn hóa và hệ thống được cấu hình đúng chuẩn, ERP sẽ trở thành công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, tối ưu vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp ERP kế toán toàn diện và tích hợp linh hoạt, FOXAi chính là đối tác đồng hành đáng tin cậy. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về SAP Business One và các giải pháp mở rộng như POS, WMS, EAM…, từ đó xây dựng hệ thống quản trị hiệu quả và bền vững.
LIÊN HỆ ngay hôm nay để bắt đầu hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp bạn.
