ERP không chỉ mang đến sự tự động hóa, tối ưu chi phí mà còn giúp nhà quản trị nắm bắt dữ liệu nhanh chóng và kịp thời để đưa ra quyết định chính xác hơn. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu chi tiết về giải pháp ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ và lý do vì sao đây là lựa chọn cần thiết cho các doanh nghiệp trong thời đại hiện nay.
Các phân hệ chính của giải pháp ERP
Một giải pháp ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bao gồm 8 phân hệ cốt lõi, giúp quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả.
Phân hệ quản lý mua hàng
Phân hệ này hỗ trợ các chức năng từ khởi tạo, phê duyệt yêu cầu mua hàng cho đến xử lý hóa đơn và yêu cầu đổi/hoàn hàng. Bằng cách tự động hóa các tác vụ và cung cấp dữ liệu chính xác, phân hệ này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình đặt hàng, kiểm soát chi phí và quản lý nhà cung cấp hiệu quả. Từ đó, nhà quản trị có thể nâng cao khả năng ra quyết định và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động mua sắm.
Phân hệ quản lý mua hàng hỗ trợ doanh nghiệp các nghiệp vụ sau:
- Tạo và quản lý đơn đặt hàng
- Quản lý thông tin nhà cung cấp
- Thực hiện thanh toán và quản lý hóa đơn
- Phân tích chi phí và hiệu suất mua hàng
- Dự báo nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm
Theo Statista (2023), hơn 54% doanh nghiệp SME sử dụng ERP cho mua hàng đã cải thiện khả năng thương lượng và giảm rủi ro chi phí.
Phân hệ quản lý tồn kho
Phân hệ này giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa lượng hàng trong kho theo thời gian thực. Bằng việc cung cấp thông tin chính xác về danh mục hàng hóa, phân hệ giúp giảm thiểu tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phân hệ này đặc biệt quan trọng trong các ngành đặc thù như thực phẩm hay dược phẩm, nơi việc kiểm soát tồn kho đòi hỏi sự chính xác cao.
Phân hệ quản lý tồn kho hỗ trợ doanh nghiệp các nghiệp vụ sau:
- Theo dõi lượng hàng tồn kho theo thời gian thực
- Quản lý nhập xuất hàng hóa
- Thiết lập ngưỡng cảnh báo khi hàng tồn kho thấp
- Thực hiện kiểm kê và báo cáo tồn kho
- Phân loại và quản lý vị trí lưu trữ hàng hóa
- Phân tích xu hướng tiêu thụ và tối ưu hóa tồn kho
Theo Panorama Consulting (2022), ERP giúp doanh nghiệp giảm đến 23% chi phí lưu kho nhờ quản lý tồn kho chính xác hơn.
Phân hệ quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm
Phân hệ này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng và tính toán chi phí một cách chính xác. Bằng cách hỗ trợ nhà quản trị cải thiện hiệu suất, phân hệ cung cấp thông tin cần thiết để ra quyết định chiến lược và nâng cao khả năng cạnh tranh.
Phân hệ quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm hỗ trợ doanh nghiệp các nghiệp vụ sau:
- Lập kế hoạch sản xuất và phân bổ tài nguyên
- Theo dõi tiến độ sản xuất theo từng giai đoạn
- Quản lý chất lượng và kiểm tra sản phẩm
- Tính toán giá thành sản phẩm dựa trên nguyên vật liệu, lao động và các chi phí khác
- Phân tích hiệu suất sản xuất và tối ưu hóa quy trình
- Lập báo cáo và phân tích chi phí sản xuất
Báo cáo của Aberdeen Group cho thấy doanh nghiệp có ERP trong sản xuất đạt năng suất cao hơn 19% so với doanh nghiệp chưa triển khai.
Phân hệ tài chính – kế toán
Phân hệ tài chính – kế toán cung cấp một nền tảng quản lý dòng tiền toàn diện. Phân hệ này giúp doanh nghiệp theo dõi, ghi chép và phân tích tất cả các giao dịch tài chính, đảm bảo tính chính xác trong các báo cáo và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu tài chính rõ ràng, minh bạch.
Phân hệ tài chính – kế toán hỗ trợ doanh nghiệp các nghiệp vụ sau:
- Ghi chép và quản lý các giao dịch tài chính
- Lập báo cáo tài chính định kỳ (bảng cân đối, báo cáo lãi lỗ)
- Quản lý công nợ phải thu và phải trả
- Tính toán và quản lý chi phí
- Thực hiện kiểm tra và đối chiếu số liệu tài chính
- Hỗ trợ lập ngân sách và dự báo tài chính
Theo Gartner (2024), 85% CFO coi ERP là công cụ nền tảng để đảm bảo minh bạch tài chính và cải thiện khả năng dự báo.
Phân hệ quản lý dự án
Phân hệ này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, theo dõi và điều phối các hoạt động dự án một cách hiệu quả hơn. Bằng cách cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ, ngân sách và tài nguyên, phân hệ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và đạt được các mục tiêu đề ra.
Phân hệ quản lý dự án hỗ trợ doanh nghiệp các nghiệp vụ sau:
- Lập kế hoạch dự án và phân bổ tài nguyên
- Theo dõi tiến độ thực hiện và điều chỉnh kế hoạch khi cần
- Quản lý ngân sách và chi phí dự án
- Đánh giá và phân tích hiệu suất dự án
- Quản lý tài liệu và thông tin liên quan đến dự án
- Ghi nhận và xử lý phản hồi từ các bên liên quan
Theo PMI (2023), tổ chức có ERP quản lý dự án hoàn thành 32% dự án đúng hạn nhiều hơn so với các tổ chức khác.
Phân hệ dịch vụ sau bán
Phân hệ dịch vụ sau bán giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động hỗ trợ khách hàng. Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về nhu cầu và phản hồi, phân hệ không chỉ nâng cao sự hài lòng mà còn gia tăng tập khách hàng trung thành.
Phân hệ dịch vụ sau bán hỗ trợ doanh nghiệp các nghiệp vụ sau:
- Quản lý yêu cầu hỗ trợ và khiếu nại từ khách hàng
- Theo dõi tiến độ xử lý và phản hồi yêu cầu
- Quản lý hợp đồng bảo hành và dịch vụ
- Ghi nhận và phân tích phản hồi từ khách hàng
- Lập báo cáo về hiệu suất dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng
- Tổ chức và quản lý các chương trình chăm sóc khách hàng
Harvard Business Review chỉ ra rằng tăng 5% giữ chân khách hàng có thể làm lợi nhuận tăng 25-95%, và ERP là công cụ quan trọng để đạt được điều này.
Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Phân hệ này giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng. Phân hệ cung cấp cái nhìn tổng quan về thông tin khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện chiến lược marketing, tăng doanh số và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng hỗ trợ doanh nghiệp các nghiệp vụ sau:
- Quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ giao dịch
- Theo dõi và quản lý cơ hội bán hàng
- Tự động hóa quy trình marketing và chiến dịch quảng cáo
- Ghi nhận và phân tích phản hồi của khách hàng
- Quản lý lịch sử tương tác và giao tiếp với khách hàng
- Lập báo cáo và phân tích hiệu suất bán hàng và marketing
Theo Salesforce, CRM trong ERP có thể giúp doanh số tăng 29% sau 2 năm triển khai.
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP?
Một giải pháp ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ không chỉ là một khoản đầu tư, mà là một bước chuyển mình chiến lược. Doanh nghiệp nên xem xét triển khai ERP khi đối mặt với những dấu hiệu sau:
Tăng trưởng và mở rộng quy mô
Khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển và mở rộng quy mô, các quy trình quản lý thủ công trở nên cồng kềnh và thiếu hiệu quả. ERP giúp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình này, giải phóng nguồn lực để tập trung vào phát triển kinh doanh.
Quản lý dữ liệu phức tạp
Khi doanh nghiệp phải đối mặt với lượng thông tin và dữ liệu lớn, việc quản lý thủ công sẽ gây ra nhiều sai sót và lãng phí thời gian. ERP giúp tổ chức và lưu trữ dữ liệu tập trung, giúp người dùng dễ dàng truy cập và khai thác thông tin một cách hiệu quả.
Quản lý tồn kho và chuỗi cung ứng gặp khó khăn
Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý tồn kho hay theo dõi quá trình cung ứng, ERP có thể cải thiện khả năng quản lý và kiểm soát thông qua các tính năng liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận.
Cần tối ưu hóa quy trình kinh doanh
Khi doanh nghiệp muốn giảm thiểu sự trùng lặp công việc và các sai sót không đáng có, ERP sẽ là trợ thủ đắc lực. Phần mềm này tự động hóa các hoạt động và quy trình, giúp tăng cường hiệu suất và năng suất làm việc của toàn bộ hệ thống.
Muốn ra quyết định dựa trên dữ liệu
Để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác, người quản lý cần có dữ liệu thống kê đáng tin cậy. ERP cung cấp khả năng thu thập, phân tích và trình bày dữ liệu một cách trực quan, giúp quá trình ra quyết định trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Cần tạo sự đồng nhất và chuẩn hóa
Khi doanh nghiệp có nhiều quy trình và hệ thống rời rạc, không liên kết, ERP sẽ giúp tạo sự đồng nhất và chuẩn hóa trong các hoạt động kinh doanh, từ đó nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý.
Muốn cải thiện trải nghiệm khách hàng
ERP có thể giúp tối ưu hóa việc quản lý thông tin khách hàng, cải thiện tương tác và chất lượng dịch vụ, từ đó nâng cao sự hài lòng và tạo dựng lòng trung thành từ phía khách hàng.
Tuy nhiên, việc triển khai và sử dụng một giải pháp ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cần được xem xét và thực hiện cẩn thận để đảm bảo rằng giải pháp này thực sự đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
Giải pháp SAP Business One từ FOXAi – Nền tảng quản trị toàn diện cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Tại FOXAi, chúng tôi mang đến giải pháp SAP Business One – hệ thống ERP hàng đầu thế giới được hơn 70.000 doanh nghiệp với 1,2 triệu người dùng tại 170 quốc gia tin tưởng. SAP Business One giúp tích hợp toàn bộ hoạt động tài chính, kế toán, bán hàng, kho vận, sản xuất và dịch vụ khách hàng trên một nền tảng duy nhất, đồng thời tận dụng sức mạnh công nghệ hiện đại như Cloud, IoT, Machine Learning và Big Data.
Với mạng lưới hơn 500 đối tác giải pháp toàn cầu, cùng năng lực tư vấn và triển khai thực tiễn, FOXAi cam kết mang đến cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam một giải pháp ERP tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất, dễ dàng mở rộng. Không chỉ dừng ở quản trị lõi, chúng tôi còn tích hợp thêm các giải pháp POS, WMS, EAM… giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt, bứt phá.
Việc lựa chọn giải pháp ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu tất yếu. ERP không chỉ giúp chuẩn hóa và tự động hóa quy trình, tối ưu chi phí, mà còn mở ra cơ hội phát triển bền vững nhờ dữ liệu minh bạch và khả năng ra quyết định chính xác.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về giải pháp công nghệ xin vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY để được đội ngũ chuyên gia FOXAi liên hệ tư vấn và demo.
