Phần mềm quản trị doanh nghiệp là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, thúc đẩy tăng trưởng và tối ưu hóa chi phí vận hành. Với hàng loạt lựa chọn trên thị trường, làm thế nào để chọn được phần mềm quản lý phù hợp nhất? Hãy cùng tìm hiểu các thông tin về tính năng, ưu điểm và nhược điểm của phần mềm quản trị doanh nghiệp trong bài viết này.
Phần mềm quản trị doanh nghiệp quản lý những gì?
Phần mềm quản trị doanh nghiệp là một hệ thống tích hợp đa tính năng, được thiết kế để hỗ trợ quản lý mọi hoạt động của tổ chức. Lợi ích chính của nó là tối ưu hóa các tác vụ hàng ngày, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả vận hành.
Quản lý tài chính
Phần mềm cung cấp khả năng cập nhật số liệu theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn minh bạch về tình hình tài chính. Các chức năng bao gồm quản lý kế toán, theo dõi doanh thu và truy xuất báo cáo tài chính.
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
CRM tập trung vào việc lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng và phản hồi, giúp đội ngũ bán hàng và tiếp thị chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. Một nghiên cứu của Salesforce chỉ ra rằng, việc sử dụng CRM có thể tăng doanh số bán hàng lên đến 29%.
Quản lý dự án
Toàn bộ quá trình thực hiện dự án sẽ được theo dõi và kiểm soát, từ lập kế hoạch, phân bổ ngân sách, nhân lực, đến đánh giá hiệu suất, đảm bảo chất lượng đầu ra.
Quản lý nhân sự (HRM)
Bộ phận Nhân sự có thể lưu trữ toàn bộ dữ liệu vòng đời của nhân viên. Các tính năng tự động hóa như chấm công và tính lương giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
Quản lý hoạt động mua hàng
Doanh nghiệp có thể lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu dựa trên dự báo tự động về nhu cầu sản xuất, hậu cần và chi phí.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp
Phần mềm quản trị doanh nghiệp không chỉ thực hiện các chức năng riêng lẻ mà còn phải phù hợp với nhu cầu của mọi thành viên trong tổ chức. Dưới đây là 5 tiêu chí quan trọng bạn cần xem xét:
Xử lý trơn tru các nghiệp vụ vận hành
Phần mềm cần có khả năng xử lý chính xác và nhanh chóng các nghiệp vụ cụ thể như quản lý dự án, quản lý khách hàng, hay quản lý nhân sự. Một phần mềm mạnh mẽ sẽ giải quyết triệt để các bài toán vận hành, giúp nhân viên và quản lý giảm bớt gánh nặng thủ công.
Hỗ trợ nhân viên tương tác trong công việc
Phần mềm phải có khả năng hỗ trợ nhân viên trao đổi công việc, đảm bảo luồng thông tin nội bộ nhanh chóng và chính xác. Tính năng này giúp các phần mềm vượt trội hơn các ứng dụng chat miễn phí, vốn dễ gây nhiễu loạn thông tin và tiềm ẩn rủi ro thất thoát dữ liệu.
Lưu trữ dữ liệu khoa học và bảo mật
Doanh nghiệp nên chọn những phần mềm có khả năng tự động sắp xếp dữ liệu kinh doanh, nhân sự, tồn kho một cách logic và an toàn. Phần mềm cần có chính sách bảo mật rõ ràng, hệ thống sao lưu dữ liệu định kỳ và khả năng khôi phục khi cần thiết. Một nghiên cứu của IBM cho thấy, chi phí trung bình của một vụ rò rỉ dữ liệu lên tới 4.24 triệu USD, nhấn mạnh tầm quan trọng của bảo mật.
Có khả năng tích hợp với các công cụ khác
Ngoài khả năng hoạt động độc lập, phần mềm quản lý doanh nghiệp cần có khả năng kết nối và đồng bộ dữ liệu với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng (ví dụ: Microsoft Office, Google Drive, các phần mềm nội bộ). Tính năng này đảm bảo sự đồng nhất dữ liệu trong quá trình vận hành.
Có tính linh hoạt và tùy biến cao
Vì doanh nghiệp luôn phát triển và thay đổi, phần mềm quản lý cũng cần có tính linh hoạt và khả năng tùy biến theo. Tiêu chí này thể hiện ở khả năng mở rộng (thêm tính năng và người dùng) và khả năng tùy chỉnh (cá nhân hóa giao diện, biểu mẫu, quy trình) để phù hợp với đặc thù kinh doanh.
Phân biệt các loại phần mềm quản trị doanh nghiệp
Trên thị trường hiện nay, phần mềm quản trị doanh nghiệp chủ yếu được phân loại dựa trên cách thiết kế tính năng và mô hình triển khai.
Phân loại theo cách thiết kế tính năng
Best-of-breed (Giải pháp chuyên biệt):
- Đặc điểm: Tập trung vào một hoặc một vài chức năng quản lý và làm tốt nhất các chức năng đó.
- Ưu điểm: Xử lý các nghiệp vụ chuyên sâu và triệt để.
- Nhược điểm: Cần được tích hợp với nhiều phần mềm khác để đáp ứng nhu cầu quản lý toàn diện.
All-in-one (Giải pháp quản trị tổng thể):
- Đặc điểm: Một loạt các tính năng được “gom chung vào một gói” thành một hệ thống khổng lồ, sử dụng chung một cơ sở dữ liệu. Điển hình là phần mềm ERP.
- Ưu điểm: Giảm thiểu sự cần thiết phải tích hợp nhiều hệ thống khác nhau. Chỉ cần làm việc với một nhà cung cấp.
- Nhược điểm: Xử lý nghiệp vụ không chuyên sâu bằng Best-of-breed. Chi phí triển khai lớn, cồng kềnh, và khó nâng cấp khi doanh nghiệp thay đổi.
Platform-based (Nền tảng quản trị):
- Đặc điểm: Tích hợp các phần mềm chuyên biệt trên một nền tảng toàn diện, vừa có thể sử dụng độc lập vừa có thể chia sẻ dữ liệu chung.
- Ưu điểm: Kế thừa ưu điểm của Best-of-breed và All-in-one: vừa xử lý nghiệp vụ tốt, vừa dễ triển khai, lại có khả năng mở rộng linh hoạt.
- Nhược điểm: Cần đảm bảo nhà cung cấp uy tín, có thể đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp.
Phân loại theo mô hình triển khai
On-premise (Cài đặt tại chỗ):
- Đặc điểm: Phần mềm được cài đặt và hoạt động trên hệ thống máy chủ của chính doanh nghiệp.
- Ưu điểm: Doanh nghiệp có thể kiểm soát hoàn toàn dữ liệu với khả năng bảo mật cao.
- Nhược điểm: Yêu cầu chi phí ban đầu cao và cần có đội ngũ IT để quản lý, bảo trì.
Cloud-based (Điện toán đám mây):
- Đặc điểm: Hoạt động trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, thông qua kết nối internet. Điển hình là dạng SaaS (Software-as-a-Service – Phần mềm dưới dạng dịch vụ), doanh nghiệp chỉ cần trả phí thuê bao để sử dụng.
- Ưu điểm: Chi phí ban đầu thấp, dễ dàng mở rộng và nâng cấp. Doanh nghiệp không cần quản lý hạ tầng.
- Nhược điểm: Phụ thuộc vào kết nối internet và nhà cung cấp dịch vụ. Có thể tiềm ẩn rủi ro về bảo mật dữ liệu nếu không chọn nhà cung cấp uy tín.
Hybrid (Kết hợp):
- Đặc điểm: Kết hợp giữa hình thức On-premise và Cloud-based, một số chức năng được lưu trữ trên máy chủ, một số khác trên đám mây.
- Ưu điểm: Tận dụng lợi thế của cả hai hình thức: bảo mật cao và truy cập mọi lúc, mọi nơi.
- Nhược điểm: Khá phức tạp trong việc quản lý và tích hợp.
Như vậy từ bài viết FOXAi đưa đến cho bạn, mong rằng bạn biết thêm về mỗi loại phần mềm quản lý doanh nghiệp đều có những ưu và nhược điểm riêng. Tùy theo nhu cầu, quy mô và điều kiện thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại hình phù hợp nhất để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số và phát triển bền vững.
