Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những nghĩa vụ quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần tuân thủ. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ thời hạn, quy trình và cách điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động một cách chính xác. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z, giúp bộ phận nhân sự và kế toán của doanh nghiệp thực hiện công việc này một cách đúng luật và hiệu quả.
Khi nào doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động?
Trước khi tìm hiểu chi tiết về mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về thời điểm nộp báo cáo để tránh các rủi ro pháp lý.
Theo quy định tại Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động (NSDLĐ) có trách nhiệm quản lý lao động và phải xuất trình báo cáo khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Việc khai trình sử dụng lao động sẽ được thực hiện theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP.
Cụ thể, thời hạn nộp báo cáo định kỳ như sau:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 05/6 hằng năm.
- Báo cáo tổng kết năm: Nộp trước ngày 05/12 hằng năm.
NSDLĐ cần lập báo cáo và cập nhật những thay đổi trong việc sử dụng lao động tới Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải thông báo tới cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
Trong trường hợp không thể nộp báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp cần nộp báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI và thông báo cho cơ quan BHXH cấp huyện.
File word mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động cho công ty năm 2025, tại Phụ lục I được ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
TẢI XUỐNG: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động cho công ty [ Bản chuẩn ]
Quy định pháp luật về báo cáo sử dụng lao động
Căn cứ Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi các Nghị định 35/2022/NĐ-CP và 10/2024/NĐ-CP), việc báo cáo tình hình thay đổi về lao động được quy định chi tiết như sau:
Báo cáo sử dụng lao động định kỳ
Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
Báo cáo đối với khu công nghệ cao
Người sử dụng lao động báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và Ban quản lý khu công nghệ cao thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Nếu không thể báo cáo trực tuyến, doanh nghiệp gửi báo cáo bằng bản giấy đến Ban quản lý khu công nghệ cao. Yêu cầu về thời gian và biểu mẫu báo cáo thực hiện theo quy định chung.
Hướng dẫn chi tiết cách điền Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động D02-LT
Hiện nay, khi thực hiện các thủ tục liên quan đến lao động và bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần kê khai thông tin chi tiết của người lao động. Mẫu báo cáo được sử dụng phổ biến là Mẫu D02-LT. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin.
Hướng dẫn ghi thông tin chung
- Tên đơn vị: Ghi chính xác tên đơn vị theo tên trên giấy đăng ký kinh doanh/quyết định thành lập doanh nghiệp.
- Mã đơn vị/mã số thuế: Ghi mã số thuế/mã đơn vị do cơ quan BHXH cung cấp.
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ nơi doanh nghiệp đóng trụ sở theo giấy đăng ký kinh doanh.
- Điện thoại và email: Ghi theo thông tin doanh nghiệp đăng ký với cơ quan BHXH.
Hướng dẫn ghi các tiêu chí theo cột
Trên mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ có các cột, doanh nghiệp cần ghi đúng thông tin tại từng cột. Cụ thể:
- Cột (1): Ghi số thứ tự từ 1, theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
- Cột (2): Ghi họ và tên của NLĐ, mỗi NLĐ tương ứng với 1 hàng.
- Cột (3): Ghi mã số đối với những NLĐ đã có sổ BHXH/mã số BHXH.
- Cột (4): Ghi đầy đủ thông tin ngày/tháng/năm sinh của NLĐ, ghi theo giấy khai sinh/chứng minh thư/CCCD hoặc hộ chiếu của NLĐ.
- Cột (5): Ghi giới tính của NLĐ (nam/nữ).
- Cột (6): Ghi số CCCD/chứng minh thư còn giá trị sử dụng của NLĐ. Nếu người nước ngoài là NLĐ thì ghi số hộ chiếu.
- Cột (7): Ghi chức vụ, cấp bậc, công việc của NLĐ theo hợp đồng lao động. Chẳng hạn như nhân viên phòng Marketing, phụ trách truyền thông nội bộ.
- Các cột từ 8 – 11: Phân loại lao động. Ở cột 11 có thể phân loại thành các tiêu thức như: trợ lý, nhân viên dịch vụ, thợ thủ công, công nhân vận hành…
- Cột 12: Ghi mức tiền lương của NLĐ theo thỏa thuận ban đầu với NSDLĐ:
- Nếu NLĐ thực hiện chế độ tiền lương theo quy định của Nhà nước thì ghi hệ số lương.
- Nếu NLĐ thực hiện chế độ tiền lương theo thỏa thuận với NSDLĐ thì ghi mức lương cụ thể (đơn vị VNĐ).
- Cột từ 13 – 15: Ghi phụ cấp chức vụ của NLĐ (ghi hệ số), phụ cấp thâm niên vượt khung/thâm niên nghề (tỷ lệ %). Trường hợp NLĐ không có các phụ cấp kể trên thì để trống.
- Cột 16: Ghi phụ cấp lương theo quy định của luật lao động, nếu không có thì để trống.
- Cột 17: Ghi các khoản bổ sung khác (nếu có).
- Cột 18, 19: Nếu NLĐ làm việc trong các ngành nghề, điều kiện nặng nhọc/độc hại/nguy hiểm thì ghi ngày/tháng/năm bắt đầu và kết thúc công việc.
- Cột 20 – 22: Lần lượt ghi:
- Ngày/tháng/năm NLĐ bắt đầu làm việc (ghi theo HĐLĐ không xác định thời hạn).
- Thời hạn hợp đồng lao động có hiệu lực.
- Thời hạn hết hiệu lực của Hợp đồng (áp dụng với HĐLĐ xác định thời hạn).
- Cột 23, 24: Với hợp đồng 1 tháng, hợp đồng thử việc thì ghi ngày/tháng/năm hợp đồng có hiệu lực và hết hiệu lực.
- Cột 25, 26: Ghi ngày/tháng/năm NSDLĐ bắt đầu/kết thúc quá trình đóng BHXH cho NLĐ.
- Cột 27: Ghi số, ngày/tháng/năm của HĐLĐ, ghi rõ thời hạn bắt đầu và kết thúc. Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì ghi đối tượng hưởng (người có công/cựu chiến binh…).
Những lưu ý quan trọng khác
Khi hoàn thiện mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp cần chú ý một vài điểm sau để đảm bảo tính hợp lệ:
- Tính pháp lý: Báo cáo chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của người lập và người đại diện pháp luật, cùng với dấu của công ty.
- Thông tin bảo hiểm: Phải đảm bảo kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin về BHYT, BHXH, BHTN, BHTNLĐ – BNN của từng người lao động.
- Ghi chú cần thiết:
- Trường hợp NLĐ chỉ tham gia BHTNLĐ – BNN thì ghi chú rõ ở cột 27.
- Trường hợp báo tăng lao động với người đã có sổ BHXH thì ghi nơi Khám chữa bệnh ban đầu ở cột 27.
- Lưu trữ: Doanh nghiệp có trách nhiệm lập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ tham gia Bảo hiểm của người lao động theo quy định.
Hi vọng với bài viết FOXAi đưa đến giúp bạn hiểu việc tuân thủ đúng các quy định về thời hạn và cách thức lập báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật lao động mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý nhân sự. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn.
