Triển khai ERP là một bước đi quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Hệ thống ERP giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài nguyên và các hoạt động kinh doanh, tuy nhiên, triển khai ERP không phải là một công việc đơn giản mà đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kế hoạch rõ ràng. Trong bài viết này, FOXAi sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về các bước triển khai dự án ERP hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và đạt được kết quả tốt nhất.
Triển khai ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp) là một giải pháp phần mềm quản lý tổng thể, được thiết kế để tích hợp và tự động hóa tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi trong một tổ chức. Các quy trình này bao gồm tài chính, kế toán, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, bán hàng và mua sắm, tất cả đều được kết nối trên một cơ sở dữ liệu chung, duy nhất.
Hệ thống ERP được ví như “xương sống số” hoặc “hệ thần kinh trung ương” của doanh nghiệp, giúp thu thập, lưu trữ, quản lý và diễn giải dữ liệu một cách hiệu quả và đồng nhất. Mục tiêu chính của ERP là tạo ra một nền tảng đồng nhất để quản lý tất cả các khía cạnh hoạt động, từ đó tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu sự phân tán thông tin.
Vì sao các doanh nghiệp cần triển khai ERP?
Trong bối cảnh kinh doanh toàn cầu ngày càng phức tạp và cạnh tranh gay gắt, việc triển khai hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích chiến lược đáng kể cho doanh nghiệp, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa hoạt động trong kỷ nguyên số. Một số điểm nổi bật của giải pháp ERP được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao như:
- Nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động: ERP tự động hóa các tác vụ lặp lại như nhập liệu, xử lý đơn hàng, thanh toán hóa đơn, quản lý kho, giúp giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý. Điều này giải phóng nhân viên khỏi các công việc tốn thời gian, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
- Tích hợp dữ liệu và cái nhìn tổng quan (Single Source of Truth): ERP loại bỏ các “silo dữ liệu” (thông tin phân tán), cung cấp một nguồn thông tin duy nhất, chính xác và cập nhật theo thời gian thực cho tất cả các phòng ban.
- Giảm chi phí vận hành: Hệ thống ERP tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, cắt giảm chi phí đào tạo, hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát và cải thiện quản lý dòng tiền.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh và khả năng thích ứng: ERP giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh với thay đổi thị trường, đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn và mở rộng quy mô dễ dàng.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Bằng cách cung cấp cái nhìn 360 độ về khách hàng, ERP cho phép doanh nghiệp cá nhân hóa dịch vụ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
- Tuân thủ quy định và quản lý rủi ro: Hệ thống ERP cung cấp quy trình kiểm toán ghi lại mọi thay đổi dữ liệu và hoạt động của người dùng, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định của chính phủ và địa phương.
Một số doanh nghiệp triển khai ERP thành công
Các ví dụ thực tế minh chứng rõ ràng nhất về giá trị mà ERP mang lại cho các doanh nghiệp tại Việt Nam:
Vinamilk
Trước khi áp dụng ERP, Vinamilk gặp nhiều khó khăn trong quản lý hoạt động kinh doanh do chỉ sử dụng các công cụ thủ công như Excel hoặc phần mềm cũ (Foxpro). Sau khi ứng dụng ERP trên toàn bộ công ty, Vinamilk đã nắm kiểm soát hoàn toàn chặt chẽ hoạt động, giảm rủi ro kế toán, thuận lợi hơn trong công tác tài chính-kế toán nhờ phân quyền rõ ràng, và cải thiện đáng kể các khâu sản xuất, quản lý khách hàng, điều hành sản xuất.
NESTA
Là công ty hàng đầu trong thiết kế và thi công nội thất, NESTA gặp hạn chế trong quản lý sản xuất và nhân sự. Việc áp dụng ERP đã giải quyết các hạn chế này, giúp hoạt động kinh doanh dễ dàng quản lý hơn.
Thegioididong
Trước khi triển khai ERP, các cửa hàng của Thế giới di động chuyển thông tin thủ công đến trung tâm, gây tắc nghẽn giờ cao điểm. Sau khi ứng dụng ERP, Thế giới di động đã có những bước tiến khởi sắc trong quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, tài chính kế toán, nhân sự và quản lý công việc tổng thể. Đặc biệt, việc số hóa logistics đã cải thiện chuỗi cung ứng, giúp giao hàng nhanh chóng và thuận tiện.
Dược Khoa Pharma (triển khai SAP Business One với FOXAi):
Dự án này nổi bật với khả năng tích hợp toàn diện các quy trình đặc thù của ngành dược như quản lý lô sản xuất, kiểm soát hạn dùng, truy xuất nguồn gốc và tuân thủ các tiêu chuẩn GMP. FOXAi đã đồng hành cùng Dược Khoa Pharma, khẳng định năng lực trong việc cung cấp giải pháp phù hợp với đặc thù ngành.
Các bước triển khai dự án ERP bài bản trong thực tế
Triển khai ERP là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian, tiền bạc và nhân lực. Một quy trình triển khai rõ ràng giúp nhận biết và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn, đồng thời tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Dưới đây là các bước triển khai dự án ERP bài bản trong thực tế:
Bước 1: Xác định nhu cầu và phạm vi triển khai hệ thống ERP
Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong số các bước triển khai dự án ERP, tạo nền tảng vững chắc cho toàn bộ dự án ERP. Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình kinh doanh hiện tại để xác định những điểm yếu, quy trình kém hiệu quả. Từ đó, cần xác định rõ các mục tiêu cụ thể mà ERP cần đạt được, ví dụ như tăng hiệu quả công việc, cải thiện quản lý, hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác và phạm vi nghiệp vụ sẽ được đưa vào hệ thống ERP. Việc này giúp định hướng cho toàn bộ dự án và tránh các kỳ vọng không thực tế về khả năng giải quyết mọi vấn đề của ERP.
Bước 2: Thành lập đội ngũ dự án triển khai hệ thống ERP
Việc thành lập một đội dự án chuyên trách với các vai trò và trách nhiệm được phân công rõ ràng là yếu tố then chốt cho sự thành công. Đội ngũ này thường bao gồm Giám đốc dự án, Quản lý dự án, Ban cố vấn, Đội ngũ triển khai ERP, Người dùng chính…
Bước 3: Lựa chọn đối tác thực hiện triển khai ERP
Quyết định này mang tính sống còn đối với sự thành công dài hạn của dự án. Doanh nghiệp cần đánh giá đối tác dựa trên năng lực chuyên môn, kinh nghiệm triển khai thành công các dự án cùng ngành hoặc quy mô tương tự, có quy trình làm việc rõ ràng, và tận tâm hỗ trợ sau bán hàng. Tại Việt Nam, các công ty như FOXAi , FPT IS, CMC Global , Viettel Solutions là những đối tác chuyển đổi số hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp các giải pháp ERP và tư vấn chuyên sâu đáng tin cậy.
Bước 4: Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp
Hiện nay, trên thị trường cung cấp đa dạng các giải pháp ERP, phù hợp với nhiều loại hình và quy mô của doanh nghiệp. Dưới đây là ba hình thức triển khai ERP phổ biến nhất.
On-premise ERP (ERP tại chỗ): Nhiều doanh nghiệp lựa chọn hệ thống ERP tại chỗ bởi hệ thống này được xây dựng trực tiếp trên cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát và có tính bảo mật cao. Tuy nhiên, việc triển khai đòi hỏi doanh nghiệp một khoản chi phí lớn để đầu tư vào CNTT, hệ thống máy chủ.
Cloud ERP (ERP đám mây): ERP đám mây được quản lý và xây dựng bởi đối tác cung cấp dịch vụ ERP. Hình thức này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí trong việc vận hành hệ thống. Tuy nhiên, nếu lựa chọn hình thức này bạn sẽ cần lưu ý thêm rằng doanh nghiệp không có toàn quyền kiểm soát cơ sở dữ liệu và hệ thống ERP mà sẽ phải phụ thuộc vào đơn vị cung cấp.
Hybrid ERP (ERP mã nguồn mở): Là sự kết hợp giữa cả hai hình thức trên. Ở hình thức này, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được kha khá chi phí nhưng đổi lại là doanh nghiệp cần tự chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh và ít nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Bước 5: Lập dự toán chi phí các bước triển khai dự án ERP
Triển khai ERP là một khoản đầu tư đáng kể. Thông thường, nếu không có sự tính toán kỹ lưỡng thì chi phí triển khai ERP rất dễ vượt xa dự toán ban đầu. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí bao gồm:
- Số lượng người dùng
- Số lượng module trong hệ thống
- Chi phí triển khai ERP
- Chi phí khởi tạo phần mềm
- Chi phí đào tạo nhân sự
- Chi phí bản quyền
- Một số chi phí khác tùy vào đơn vị triển khai…
Doanh nghiệp cần lập dự toán chi tiết và có kế hoạch dự phòng để tránh vượt ngân sách.
Bước 6: Tiến hành cài đặt và phát triển phần mềm ERP
Sau khi thiết kế giải pháp được phê duyệt, giai đoạn phát triển và cấu hình bắt đầu, biến các bản thiết kế thành một hệ thống hoạt động.
- Cài đặt hệ thống và cấu hình các module chức năng: Hệ thống ERP sẽ được cài đặt trên hạ tầng đã chọn (On-premise hoặc Cloud). Các module chức năng được cấu hình theo thiết kế chi tiết, bao gồm việc thiết lập tài khoản người dùng, định nghĩa quyền truy cập và tùy chỉnh các quy trình làm việc cụ thể cho từng bộ phận.
- Di chuyển dữ liệu (Data Migration) và làm sạch dữ liệu: Đây là một trong những bước phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất. Dữ liệu từ các hệ thống cũ cần được kiểm tra, trích xuất, làm sạch (loại bỏ dữ liệu trùng lặp, không chính xác, lỗi thời) và chuyển đổi sang định dạng phù hợp với hệ thống ERP mới. Chất lượng dữ liệu là yếu tố quyết định thành công của ERP.
- Tích hợp với các hệ thống hiện có (CRM, SCM…): Hệ thống ERP cần được tích hợp liền mạch với các phần mềm chuyên biệt khác mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Bước 7: Thử nghiệm và đưa hệ thống vào vận hành
Kiểm thử là giai đoạn không thể thiếu trong quá trình triển khai ERP, nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động đúng như mong đợi và không gặp phải lỗi trước khi chính thức đi vào vận hành. Các chiến lược kiểm thử bao gồm kiểm thử đơn vị, kiểm thử hệ thống và đặc biệt là kiểm thử chấp nhận người dùng, trong đó mọi vấn đề và lỗi cần được khắc phục triệt để để đảm bảo hệ thống hoạt động một cách ổn định và hiệu quả.
Khi triển khai ERP, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hai chiến lược triển khai phổ biến như Big Bang (triển khai toàn bộ hệ thống cùng lúc) hoặc Phased Approach (triển khai theo từng giai đoạn). Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp.
Kế hoạch chuyển đổi và quản lý thay đổi là yếu tố then chốt để chuẩn bị tổ chức và nhân viên cho sự thay đổi lớn mà ERP mang lại. Điều này đòi hỏi một kế hoạch truyền thông nội bộ rõ ràng và một chương trình đào tạo toàn diện cho các nhóm người dùng. Việc giải quyết sự phản đối từ người dùng và đảm bảo họ sẵn sàng tiếp nhận hệ thống mới là rất quan trọng để đảm bảo quá trình triển khai ERP diễn ra thành công.
Bước 8: Cải tiến và nâng cấp hệ thống ERP định kỳ
Triển khai ERP không phải là một đích đến mà là khởi đầu của một hành trình liên tục.
- Hỗ trợ sau triển khai và bảo trì hệ thống: Doanh nghiệp cần thiết lập một khuôn khổ hỗ trợ mạnh mẽ để giải quyết kịp thời mọi vấn đề hoặc lỗi phát sinh.
- Đánh giá hiệu suất và cải tiến liên tục: Thường xuyên thu thập phản hồi từ người dùng cuối và đo lường các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) để xác định các điểm cần cải thiện.
- Nâng cấp hệ thống và tích hợp công nghệ mới (AI/ML, IoT): Các bản nâng cấp thường xuyên là cần thiết để cập nhật các tính năng mới và phiên bản mới nhất. Đặc biệt, sự tích hợp ngày càng sâu rộng của Trí tuệ Nhân tạo (AI) và Học máy (ML) vào các hệ thống ERP đang cách mạng hóa cách ERP quản lý hoạt động, tài nguyên và ra quyết định.
▪️ Xem thêm: Cloud ERP là gì? Lợi ích của Cloud ERP trong doanh nghiệp
▪️ Xem thêm: Tổng hợp mô hình ERP phổ biến hiện nay
3 yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ thành công của dự án ERP
Mặc dù ERP là một giải pháp công nghệ nhưng sẽ có thêm nhiều yếu tố thành công đến từ khía cạnh con người và tổ chức. Điều này cho thấy việc triển khai ERP không chỉ là một dự án chuyển đổi số mà còn là một dự án sắp xếp lại cơ cấu vận hành..
Cam kết từ Ban lãnh đạo cấp cao: Sự tham gia và cam kết mạnh mẽ từ cấp lãnh đạo là yếu tố quan trọng nhất. Họ cần xác định rõ mục tiêu, đo lường thành công và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Chất lượng dữ liệu và quản lý dữ liệu: Việc tập hợp, làm sạch và tích hợp dữ liệu chính xác từ các hệ thống cũ là một thách thức lớn, có thể gây chậm trễ và vượt ngân sách. Dữ liệu sạch, chính xác và kế hoạch di chuyển dữ liệu cẩn thận là nền tảng cho sự hoạt động đúng đắn của hệ thống và các quyết định dựa trên dữ liệu.
Quản lý thay đổi và đào tạo người dùng: ERP đòi hỏi sự thay đổi trong quy trình làm việc và công nghệ, có thể gặp phải sự kháng cự từ người dùng cuối. Việc truyền đạt lợi ích và đào tạo người dùng là rất quan trọng để họ dễ dàng tiếp nhận hệ thống.
Một số lưu ý khi triển khai ERP cho doanh nghiệp
Để đảm bảo thành công cho dự án ERP, các doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
- Không đánh giá thấp giai đoạn lập kế hoạch và chuẩn bị: Việc lập kế hoạch chi tiết ngay từ đầu là nền tảng vững chắc cho toàn bộ dự án.
- Lựa chọn đúng nhà cung cấp và giải pháp: Chọn một giải pháp phù hợp với quy mô, đặc thù ngành nghề và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp, cùng với một đối tác có năng lực và kinh nghiệm, là cực kỳ quan trọng.
- Quản lý kỳ vọng thực tế: Tránh có kỳ vọng quá cao hoặc không thực tế về khả năng giải quyết mọi vấn đề của ERP.
- Tránh tùy chỉnh quá mức: Ưu tiên sử dụng các chức năng có sẵn (out-of-the-box) của ERP và chỉ tùy chỉnh khi nó thực sự mang lại lợi thế cạnh tranh độc đáo.
- Tập trung vào chất lượng dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu sạch, chính xác và sẵn sàng cho việc di chuyển sang hệ thống mới là bước không thể bỏ qua.
- Ưu tiên quản lý thay đổi và đào tạo liên tục: Chuẩn bị kỹ lưỡng cho nhân viên về những thay đổi trong quy trình làm việc và cung cấp đào tạo đầy đủ để đảm bảo sự chấp nhận và sử dụng hiệu quả hệ thống mới.
- Xem ERP là một hành trình tối ưu hóa liên tục: Hệ thống ERP không phải là một giải pháp “cài đặt một lần và quên đi”. Doanh nghiệp cần liên tục đánh giá hiệu suất, thu thập phản hồi và thực hiện các bản nâng cấp để duy trì lợi thế cạnh tranh.
FOXAI – Đơn vị tư vấn triển khai ERP bài bản và hiệu quả hiện nay
Hiện nay, Công ty Cổ phần Công nghệ FOXAi là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tư vấn và triển khai chuyển đổi số cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng, FOXAi cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản trị, tăng trưởng doanh số và tiết kiệm chi phí.
FOXAI tự hào là đơn vị đồng hành cùng doanh nghiệp Việt kiến tạo thành công trong kỷ nguyên số. Các giải pháp của FOXAI không ngừng cập nhật và ứng dụng công nghệ tiên tiến nhất như AI, Cloud, Big Data, mang đến cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ vượt trội, dẫn đầu xu hướng.
Đặc biệt, FOXAI đã được vinh danh tại Giải thưởng Sao Khuê 2025 với ba giải pháp tiêu biểu thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp, bao gồm: Fox-Procurement – Giải pháp quản lý mua sắm tập trung; Fox-WMS – Giải pháp quản lý kho thông minh và Dịch vụ triển khai SAP Business One – Giải pháp ERP hàng đầu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Điều này khẳng định năng lực sáng tạo và thấu hiểu sâu sắc nhu cầu vận hành của doanh nghiệp Việt trong thời kỳ chuyển đổi số.
Trên đây là tổng hợp các bước triển khai dự án ERP mà doanh nghiệp nào cũng cần phải nắm rõ trước khi lên bắt tay tham gia vào hành trình chuyển đổi số. Hy vọng rằng, những thông tin mà FOXAi chia sẻ trên đây sẽ là kiến thức hữu ích trong định hướng sắp tới của doanh nghiệp.
Quý doanh nghiệp đang có mong muốn được tư vấn triển khai giải pháp ERP xin vui lòng liên hệ đến FOXAi để được đội ngũ chuyên gia tư vấn và hỗ trợ demo.
▪️ Xem thêm: Top 5 Yếu Tố Quyết Định Thời Gian Triển Khai ERP – Doanh Nghiệp Cần Biết Trước Khi Bắt Đầu
▪️ Xem thêm: ERP tại Vinamilk: Bí quyết quản trị tối ưu và 5 bài học đánh giá
▪️ Xem thêm: Chi Phí ERP: Đừng Triển Khai Nếu Chưa Biết Những Điều Này!
