Các phân hệ ERP cung cấp cho doanh nghiệp phát triển quản lý toàn diện, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả và tính cạnh tranh trên thị trường. Vậy cụ thể, doanh nghiệp nên cần có các phân hệ ERP nào trong hoạt động kinh doanh.
Vai trò của các phân hệ trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp thường bao gồm nhiều bộ phận và phòng ban khác nhau. Khi doanh nghiệp mới thành lập và quy mô còn nhỏ, quy trình hoạt động chưa quá phức tạp, thường sẽ sử dụng các phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận cụ thể như Marketing, Sales, Kế toán, Nhân sự, và nhiều phần mềm khác từ các nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên, việc này thường dẫn đến việc dữ liệu của doanh nghiệp bị phân mảnh và không liên thông.
Trong giai đoạn này, nhân viên có thể nhập liệu và tổng hợp thông tin bằng cách thủ công mà không cần đến các hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – Hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp).
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và quy mô tăng lên, các bộ phận trở nên phức tạp hơn và việc họ làm việc không liên kết dẫn đến việc trùng lắp công việc và dữ liệu không được tổng hợp một cách hiệu quả. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của đội ngũ mà còn làm cho doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tối ưu hóa chi phí và tài nguyên.
Từ góc độ quản trị, vì dữ liệu từ các phòng ban và chi nhánh không được kết nối, các quản lý khó có cái nhìn tổng quan về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, làm cho họ không thể đưa ra quyết định kịp thời và chính xác. Đó là lúc mà doanh nghiệp cần phải xem xét việc triển khai hệ thống ERP hoặc nền tảng quản trị toàn diện để giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và thông tin của họ.
ERP (Enterprise Resource Planning) là một loại phần mềm đa phân hệ. Thay vì sử dụng các ứng dụng riêng lẻ cho từng bộ phận, ERP tích hợp tất cả các phân hệ thành một hệ thống duy nhất chạy trên cùng một nền tảng. Mỗi phân hệ trong ERP thực hiện các chức năng tương tự như các ứng dụng riêng lẻ, nhưng điểm khác biệt quan trọng là các phân hệ này được kết nối một cách chặt chẽ với nhau.
Các dữ liệu trong ERP được liên kết và tạo thành một dòng chảy thông tin liền mạch giữa các bộ phận, loại bỏ sự ngắt quãng và sự tách lẻ của thông tin. Điều này cho phép doanh nghiệp quản lý và giám sát số liệu một cách hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý thông tin.
Danh sách các phân hệ trong ERP quan trọng dành cho doanh nghiệp
Phân hệ tài chính kế toán
Phân hệ Tài chính – Kế toán trong hệ thống ERP được coi là cột mốc quan trọng của doanh nghiệp, và nó chính là trái tim của hoạt động kinh doanh. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều gắn liền với tài chính, bất kể đó là thu nhập từ sản xuất/kinh doanh, việc trả lương cho nhân viên, hay chi phí hoạt động văn phòng.
Chức năng chính của module Tài chính – Kế toán là phân tích và theo dõi tất cả thông tin tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các khoản phải thu, phải trả, doanh thu, lợi nhuận, chi phí, và nhiều khía cạnh khác. Một điểm mạnh lớn của module này là khả năng kế thừa dữ liệu từ các phân hệ khác trong hệ thống ERP, như quản lý Kho, quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý Nhân sự, và nhiều phân hệ khác.
Nhờ vào việc này, bộ phận kế toán có thể tự động hóa nhiều tác vụ quan trọng, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo thông tin thủ công và tính toán. Đặc biệt, module này có khả năng xây dựng kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp một cách chính xác và linh hoạt.
Đối với các nhà quản trị, phân hệ Tài chính – Kế toán mang đến một cái nhìn toàn cảnh về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nó giúp dự báo và hỗ trợ quản lý kế hoạch tài chính một cách hiệu quả, đồng thời giúp họ đưa ra các quyết định dựa trên thông tin tài chính chính xác và chi tiết.
Phân hệ Marketing – bán hàng
Phân hệ Marketing – Bán hàng trong hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động tiếp thị và bán hàng của doanh nghiệp, từ đó giúp cải thiện hiệu suất kinh doanh và xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững. Dưới đây là một số chức năng quan trọng của phân hệ này:
- Quản lý chiến dịch tiếp thị: Hệ thống ERP hợp nhất như MISA AMIS cung cấp công cụ để tạo và quản lý chiến dịch tiếp thị. Điều này bao gồm việc tạo landing page, biểu mẫu, cửa sổ pop-up, theo dõi sự kiện, gửi Email, SMS, và xác định tiềm năng khách hàng. Đây giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều tác vụ quan trọng và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi của các chiến dịch tiếp thị.
- Quản lý thông tin khách hàng: Phân hệ này lưu trữ và quản lý thông tin về khách hàng một cách chi tiết, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, ưu đãi và phản hồi, và phân loại theo các tiêu chí. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ khách hàng hơn và cung cấp dịch vụ tốt hơn.
- Quản lý đơn hàng và bán hàng: Hệ thống ERP tích hợp chức năng quản lý đơn hàng và bán hàng. Nó giúp theo dõi quá trình tạo và xử lý đơn hàng, kiểm tra tình trạng tồn kho, quản lý giá bán và chiết khấu. Phân hệ này giúp đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Quản lý dịch vụ sau bán hàng: ERP hỗ trợ quản lý dịch vụ sau bán hàng như xử lý yêu cầu bảo hành, hỗ trợ khách hàng, và quản lý phản hồi. Điều này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo niềm tin cho khách hàng.
- Quản lý doanh số bán hàng và hiệu quả tiếp thị: Hệ thống ERP cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo để đánh giá doanh số bán hàng và hiệu quả tiếp thị. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược và điều chỉnh kế hoạch tiếp thị một cách chính xác.
Nhờ việc cung cấp thông tin chính xác và hỗ trợ quản lý toàn diện, ERP trở thành một công cụ quan trọng trong việc phát triển doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh ngày nay, đặc biệt trong việc tối ưu hóa quá trình tiếp thị và bán hàng.
Phân hệ quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự là một trong những ưu tiên hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào, vì nhân viên chính là nền móng của công ty. Module quản lý nhân sự trong phần mềm ERP đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng lao động, bảo hiểm, và nhiều tác vụ khác.
Tuy nhiên, tính năng quan trọng nhất trong phần mềm ERP thường là quản lý lương. Việc xử lý lương và thanh toán lương thủ công tốn rất nhiều thời gian và không hiệu quả về chi phí. Thay vào đó, phần mềm ERP cho phép bộ phận nhân sự tự động hóa quy trình liên quan đến lương, bao gồm cả việc tích hợp chấm công và khấu trừ thuế thu nhập và phúc lợi. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho bộ phận quản lý nhân sự mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình xử lý lương.
Một trong những lợi ích chính của giải pháp ERP là khả năng tự động hóa các quy trình làm việc, giúp giảm thiểu sai sót của con người và tạo điều kiện để họ có thời gian tập trung vào các hoạt động mang giá trị cao hơn.
Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp với module kế toán tích hợp module nhân sự, việc thanh toán lương hàng tháng có thể được thực hiện tự động. Nhân viên có thể dễ dàng quản lý phiếu lương của họ và báo cáo lỗi nếu có, giúp quá trình này diễn ra một cách dễ dàng và minh bạch hơn.
Phân hệ quản trị điều hành
Phân hệ này trong hệ thống ERP chú trọng vào việc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc và dự án, quản lý tài sản, cũng như tạo điều kiện cho việc giao tiếp và điều phối công việc giữa các phòng ban. Nó cung cấp cho nhà quản lý một bức tranh tổng quan và báo cáo quản trị toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp.
Các thành phần phần phần mềm ERP
Ngoài các thành phần chính của hệ thống ERP đã được nêu trên, còn có các phân hệ và thành phần phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ:
- Phân hệ quản lý Sản xuất: Phân hệ này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, bao gồm lập kế hoạch sản xuất, quản lý đơn hàng và nguyên liệu, theo dõi tiến độ sản xuất, quản lý chất lượng và quá trình xuất kho. Phân hệ này giúp doanh nghiệp hiểu rõ quá trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này có thể dẫn đến cải thiện hiệu suất, tối ưu hóa nguồn lực và tăng sự cạnh tranh trên thị trường.
- Phân hệ quản lý Kho vận: Phân hệ này hỗ trợ quản lý tồn kho và quá trình vận chuyển, bao gồm quản lý nhập xuất kho, lô hàng và vị trí lưu trữ. Nó giúp lập kế hoạch và theo dõi quá trình vận chuyển, đồng thời cung cấp thông tin chính xác về đơn hàng và vị trí hàng hóa. Phân hệ này giúp giảm thiểu thất thoát, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động.
- Phân hệ quản lý Rủi ro: Phân hệ này giúp doanh nghiệp xác định và phân loại rủi ro, đánh giá mức độ nghiêm trọng và xác suất xảy ra. Tích hợp thông tin về rủi ro vào hệ thống ERP cải thiện khả năng nhận thức về rủi ro và khả năng ứng phó với tình huống không mong muốn. Đây là công cụ mạnh mẽ giúp tăng cường tính cạnh tranh và sự phát triển bền vững.
- Lập kế hoạch và điều độ nâng cao (Advanced Planning and Scheduling – APS): Hệ thống quản trị sản xuất tiên tiến có khả năng phân bổ nguyên vật liệu và năng lực sản xuất một cách tối ưu để cân bằng nhu cầu và năng lực thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp dự đoán và quản lý nguồn lực sản xuất một cách hiệu quả, đồng thời đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.
Các phân hệ này bổ sung cho hệ thống ERP cơ bản để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp và tối ưu hóa quy trình làm việc.
