Để doanh nghiệp có thể tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm những giải pháp tối ưu nhất để năng cao hiệu suất và duy trì lợi thế cạnh tranh. Trong số đó, ERP – Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nổi lên như một “xương sống số”, đưa quy trình vận hành của doanh nghiệp đi vào khuôn khổ. Vậy ERP là hệ thống gì? Tầm quan trọng của hệ thống này trong thời kỳ chuyển đổi số? Tất cả sẽ được FOXAi giải đáp trong bài viết dưới đây!
ERP là hệ thống gì?
Khái niệm của ERP
ERP là hệ thống gì? ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning – một hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể, được tích hợp tất cả các quy trình nghiệp vụ cốt lõi trong doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất và tập trung. Thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ cho từng phòng ban như kế toán, nhân sự, mua hàng, bán hàng, kho bãi hay sản xuất, ERP sẽ là nơi hợp nhất tất cả, tạo ra một dòng chảy thông tin liền mạch và đồng bộ.
Mục tiêu chính của ERP là cung cấp một cái nhìn tổng quan, toàn diện, được cập nhật theo thời gian thực về hoạt động của doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Hệ thống này không chỉ đơn thuần là một phần mềm, mà là một triết lý quản trị, hướng tới sự tối ưu hóa và hiệu quả trong mọi khía cạnh vận hành mà bất cứ chủ doanh nghiệp nào cũng cần.
ERP hoạt động như thế nào?
Cơ chế hoạt động của một hệ thống ERP được thiết kế dựa trên nguyên tắc tích hợp dữ liệu và quy trình làm việc của doanh nghiệp. Khi một dữ liệu được nhập vào hệ thống tại một điểm, thông tin sẽ tự động được cập nhật và chia sẻ đồng bộ với tất cả các phân hệ liên quan. Điều này loại bỏ tình trạng dữ liệu phân mảnh, trùng lặp và sai sót do nhập liệu thủ công, vốn là những vấn đề thường gặp khi sử dụng các hệ thống rời rạc.
Ví dụ, khi một đơn hàng được tiếp nhận trong phân hệ bán hàng, hệ thống ERP sẽ tự động kiểm tra thông tin của khách hàng, truy vấn số lượng tồn kho khả dụng của sản phẩm, cập nhật lịch giao hàng…Tùy vào tính năng được tùy chỉnh mà nhiều hệ thống ERP còn có thể tự động gửi hóa đơn khi đơn hàng được vận chuyển.
Sự phối hợp nhịp nhàng này giữa các phòng ban trong doanh nghiệp như mua hàng, sản xuất, kho hàng, kế toán và phân phối sẽ được thực hiện một cách đơn giản và ít lỗi hơn nhờ sự tích hợp trên một hệ thống duy nhất.
Các phân hệ chính thường được tích hợp trong một hệ thống ERP bao gồm:
- Finance (Kế toán – Tài chính): Quản lý sổ cái, công nợ, ngân sách, báo cáo tài chính.
- Purchase Control (Quản lý mua hàng): Quản lý yêu cầu mua sắm, nhà cung cấp, đơn hàng mua, hợp đồng.
- Sales and Distribution (Quản lý bán hàng, phân phối): Quản lý đơn hàng, khách hàng (CRM), tồn kho, vận chuyển.
- Project Management (Quản lý dự án): Lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên dự án.
- Inventory Management (Quản lý kho): Theo dõi tồn kho, nhập xuất, luân chuyển hàng hóa.
- Production Management (Quản lý sản xuất): Lập kế hoạch sản xuất, quản lý định mức, quy trình sản xuất.
- Human Resources (Quản lý nhân sự): Quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, tuyển dụng.
- Management Reporting (Báo cáo quản trị): Cung cấp các báo cáo phân tích tổng hợp, hỗ trợ ra quyết định.
Tại sao ERP trở thành yếu tố cốt lõi trong chuyển đổi số?
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, ERP không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là nền tảng chiến lược, mở đường cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Vai trò cốt lõi của ERP trong chuyển đổi số được thể hiện qua các khía cạnh sau:
Tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu
Hệ thống ERP cung cấp một cơ sở dữ liệu tập trung, loại bỏ hoàn toàn “rào cản thông tin” giữa các phòng ban, đảm bảo mọi quyết định đều dựa trên dữ liệu chính xác và được cập nhật theo thời gian thực. Điều này tạo nên một “bức tranh đồng nhất” về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, từ bán hàng, mua sắm, vật tư, nhân sự, tiền lương, sản xuất, kho hàng hóa…
Tối ưu hóa và tự động hóa quy trình
ERP giúp quy trình hóa và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ phức tạp hoặc những công việc thủ công, đòi hỏi sự lặp đi lặp lại. Việc tự động hóa này không chỉ giảm thiểu sai sót do con người mà còn tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm chi phí vận hành. Đây là yếu tố then chốt để doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh hơn với thị trường và tối ưu hóa nói chung.
Nâng cao hiệu suất và hiệu quả vận hành
Bằng cách giảm thời gian cần thiết để hoàn thành các quy trình kinh doanh và cung cấp thông tin tài chính tích hợp, ERP giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất nội bộ đáng kể. Chủ doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tốt hơn, nhanh chóng hơn, và nhân viên có thể tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn, thúc đẩy tăng trưởng hiệu quả.
Kiểm soát rủi ro và tăng cường minh bạch
Hệ thống ERP giúp kiểm soát tốt các rủi ro trong quá trình vận hành, đặc biệt là rủi ro về tài chính – kế toán, sản xuất hoặc các rủi ro trong quá trình mua hàng, quản lý kho bãi. Đồng thời, hệ thống giúp tăng cường hiệu quả quản lý dữ liệu, hạn chế rủi ro thất thoát dữ liệu quan trọng và đảm bảo tính minh bạch trong mọi hoạt động.
Hỗ trợ mô hình kinh doanh mới
Sau đại dịch COVID-19, xu hướng làm việc từ xa và kinh doanh trực tuyến đã trở nên phổ biến. ERP, đặc biệt là các giải pháp Cloud ERP cho phép doanh nghiệp vận hành linh hoạt, truy cập dữ liệu từ mọi nơi, hỗ trợ hiệu quả các mô hình kinh doanh số và làm việc từ xa.
Những dấu hiệu doanh nghiệp nên triển khai ERP
Việc nhận biết thời điểm cần triển khai hoặc nâng cấp hệ thống ERP là rất quan trọng. Dưới đây là 5 dấu hiệu rõ ràng cho thấy doanh nghiệp của bạn đang cần một giải pháp ERP hiện đại:
Sử dụng nhiều phần mềm rời rạc cho các quy trình khác nhau
Nếu doanh nghiệp đang phải “vật lộn” với việc quản lý thông tin trên nhiều hệ thống đơn lẻ như phần mềm kế toán riêng, phần mềm quản lý kho riêng, CRM riêng… dẫn đến việc dữ liệu không đồng bộ, khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo và sai sót do nhập liệu thủ công, đây là dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy doanh nghiệp của bạn cần một hệ thống tích hợp như ERP.
Khó khăn trong việc truy cập thông tin doanh nghiệp
Khi việc tìm kiếm các chỉ số kinh doanh quan trọng như lợi nhuận gộp trung bình, số lượng đơn hàng hàng ngày, hay doanh số tính đến thời điểm hiện tại trở nên mất thời gian và phức tạp, điều đó cho thấy hệ thống thông tin hiện tại đang cản trở khả năng ra quyết định nhanh chóng.
Công việc kế toán tốn thời gian và phức tạp
Nếu bộ phận kế toán phải dành hàng giờ để nhập liệu thủ công vào nhiều hệ thống khác nhau và đối chiếu số liệu, dẫn đến năng suất thấp và nguy cơ sai sót cao thì ERP sẽ là giải pháp tối ưu hóa quy trình này, giúp đội ngũ nhân viên kế toán làm việc hiệu quả hơn.
Doanh số bán hàng và trải nghiệm khách hàng bị ảnh hưởng
Khi thiếu cái nhìn tổng thể về hành vi và nhu cầu của khách hàng do dữ liệu bị phân tán, doanh nghiệp khó có thể đưa ra các chính sách khách hàng phù hợp, dẫn đến doanh số giảm sút và trải nghiệm khách hàng không được tối ưu.
Hệ thống thông tin hiện tại quá phức tạp, lỗi thời hoặc tùy biến quá mức
Nếu phần mềm ERP hiện tại không thể tích hợp với các giải pháp mới, không hỗ trợ trên thiết bị di động hoặc đã được tùy biến quá nhiều đến mức khó nâng cấp và duy trì thì đây là lúc cần xem xét một hệ thống ERP hiện đại hơn. Việc phụ thuộc quá nhiều vào bảng tính (Excel) để quản lý các hoạt động cốt lõi cũng là một dấu hiệu cho thấy hệ thống đã lỗi thời.
FOXAI – Đối tác tư vấn, triển khai ERP đáng tin cậy cho doanh nghiệp Việt
Việc lựa chọn một đối tác triển khai ERP uy tín và giàu kinh nghiệm là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của dự án. Với sự am hiểu sâu sắc về thị trường và đặc thù của các doanh nghiệp Việt Nam, FOXAi tự hào là đơn vị tư vấn, triển khai giải pháp ERP uy tín và là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp lớn trên toàn quốc. Nhờ vào những nỗ lực không ngừng nghỉ, FOXAi đã thành công trở thành Đối tác Vàng của SAP (SAP Gold Partner) – Tận tâm đồng hành cùng các doanh nghiệp trong công cuộc Chuyển đổi số.
▪️Xem thêm: SAP ERP là gì? Ứng dụng hệ thống SAP ERP trong doanh nghiệp
▪️Xem thêm: TOP 8+ giải pháp ERP phổ biến trên thị trường
▪️Xem thêm: Hệ thống SAP và ERP là gì? Khác nhau như thế nào?
Trên đây là những thông tin quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần phải nắm rõ trước khi tìm kiếm mô hình ERP phù hợp. Hy vọng rằng, thông qua bài viết, bạn sẽ có câu trả lời cho ERP là hệ thống gì? và có thêm nhiều kiến thức hữu ích, không bỏ lỡ cơ hội “vàng” cho doanh nghiệp của mình trong thời đại 4.0. Đừng quên theo dõi FOXAi để cập nhật những thông tin mới nhất trên thị trường về chuyển đổi số nhé!
Quý doanh nghiệp đang có mong muốn tìm kiếm giải pháp ERP phù hợp vui lòng liên hệ đến FOXAi để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ tư vấn và demo.
