Triển khai phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là bước chuyển lớn nhưng đầy thách thức với doanh nghiệp. Thời gian bao lâu để hoàn tất luôn là câu hỏi lớn. Cùng FOXAi khám phá 5 yếu tố then chốt quyết định tốc độ triển khai ERP ngay!
Lợi ích khi triển khai ERP cho doanh nghiệp
ERP giúp đồng bộ toàn bộ quy trình hoạt động từ kế toán, bán hàng, kho vận đến nhân sự trên một nền tảng duy nhất. Dữ liệu được liên thông, minh bạch và chính xác hơn.Theo báo cáo Panorama Consulting Group 2023, doanh nghiệp triển khai ERP thành công có thể tăng hiệu suất làm việc từ 30-50%.
Bên cạnh đó, ERP giảm thiểu sai sót, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng nhờ báo cáo thời gian thực và phân tích chuyên sâu. Theo SelectHub ERP Report 2023, các công ty ứng dụng ERP tiết kiệm trung bình 23% chi phí vận hành và tăng hơn 20% lợi nhuận ròng sau 2 năm.
Kỳ vọng của doanh nghiệp trong triển khai ERP
Kỳ vọng không thực tế là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại trong triển khai ERP. Có những doanh nghiệp mong muốn hoàn thành trong vài tuần, nhưng thực tế trung bình một dự án ERP sẽ kéo dài từ 3 đến 9 tháng, tùy vào quy mô và độ phức tạp. Việc đặt ra kỳ vọng phù hợp, không quá lạc quan cũng không quá dè dặt, sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch rõ ràng, phân bổ nguồn lực hợp lý và tránh cảm giác thất vọng trong quá trình triển khai.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần xác định rõ: đây là một hành trình chuyển đổi toàn diện, không phải chỉ là cài đặt phần mềm. ERP là sự thay đổi cả về tư duy, quy trình và con người, điều này sẽ ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP của doanh nghiệp.
Những yếu tố ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP
Phạm vi triển khai ERP
Phạm vi triển khai càng rộng thì thời gian thực hiện càng dài. Việc triển khai ERP cho toàn bộ doanh nghiệp với đầy đủ các phân hệ như tài chính – kế toán, bán hàng, sản xuất, nhân sự… sẽ phức tạp hơn rất nhiều so với triển khai từng phần theo từng giai đoạn. Ngoài ra, các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, đơn vị trực thuộc hoặc hoạt động ở nhiều địa phương sẽ cần nhiều thời gian hơn để chuẩn hóa quy trình và đảm bảo đồng bộ dữ liệu.
Lĩnh vực của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến thời gian triển khai ERP
Mỗi lĩnh vực sẽ có đặc thù riêng. Ví dụ, các doanh nghiệp sản xuất thường có quy trình phức tạp, nhiều bước trung gian, yêu cầu tính toán nguyên vật liệu, định mức sản xuất, truy xuất nguồn gốc… nên cần thời gian phân tích và thiết kế giải pháp kỹ càng hơn. Trong khi đó, các doanh nghiệp bán lẻ hoặc dịch vụ có thể triển khai nhanh hơn do quy trình vận hành đơn giản hơn.
Nguồn lực doanh nghiệp
Yếu tố con người là chìa khóa quan trọng. Một dự án ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải có đội ngũ chuyên trách, thường là tổ triển khai nội bộ phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp. Nếu doanh nghiệp thiếu nhân sự phụ trách hoặc những người có mặt trong dự án không được đào tạo đầy đủ, không có quyền quyết định, việc ra quyết định sẽ chậm trễ, ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ.
Khả năng tích hợp ERP
Một yếu tố kỹ thuật không thể bỏ qua là mức độ tích hợp với hệ thống sẵn có. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán riêng, phần mềm bán hàng, CRM… thì việc tích hợp các hệ thống này vào ERP cần được lên kế hoạch rõ ràng, kiểm thử kỹ càng. Việc thiếu tính tương thích hoặc dữ liệu không đồng nhất sẽ làm chậm tiến độ và dễ gây lỗi trong quá trình vận hành.
Cơ sở hạ tầng ERP
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cũng ảnh hưởng không nhỏ đến thời gian triển khai ERP. Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống mạng ổn định, máy chủ đủ mạnh, có giải pháp bảo mật, sao lưu dữ liệu và hỗ trợ người dùng. Nhiều doanh nghiệp triển khai ERP nhưng chưa chuẩn bị kỹ hạ tầng, dẫn đến phải dừng lại để nâng cấp, kéo dài đáng kể thời gian dự án.
Cách kiểm soát thời gian triển khai ERP
Lựa chọn đơn vị triển khai ERP uy tín
Việc chọn đúng đối tác triển khai sẽ quyết định đến 70% thành công của dự án. Một đơn vị có kinh nghiệm, hiểu rõ quy trình doanh nghiệp và am hiểu công nghệ sẽ giúp rút ngắn thời gian triển khai từ 20-30% so với trung bình. Ngoài ra, đơn vị uy tín còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đào tạo, tư vấn quy trình và bảo trì sau go-live.
Chủ động phối hợp với đơn vị triển khai ERP
Sự phối hợp chủ động giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp là yếu tố không thể thiếu. Doanh nghiệp cần đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu, quy trình và phản hồi nhanh khi được yêu cầu. Càng chậm trễ trong việc cung cấp thông tin, thời gian triển khai càng kéo dài.
Xây dựng đội quản lý bài bản
Doanh nghiệp nên thành lập Ban dự án ERP nội bộ, có người phụ trách chính (Project Manager – PM), người có đủ kiến thức và quyền hạn để đưa ra quyết định nhanh chóng. Đội ngũ này đóng vai trò cầu nối giữa đơn vị triển khai và các phòng ban, đảm bảo việc triển khai không bị chậm trễ vì thiếu thông tin hoặc xung đột nội bộ.
Hạn chế tùy chỉnh trong thời gian đầu
Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp yêu cầu tùy chỉnh quá nhiều ngay từ giai đoạn đầu. Điều này không chỉ làm tăng thời gian triển khai mà còn làm hệ thống phức tạp, khó bảo trì sau này. Thay vào đó, nên áp dụng theo chuẩn của phần mềm, vận hành ổn định, sau đó mới cân nhắc tùy biến theo nhu cầu thực tế.
FOXAi – Đơn vị triển khai ERP chuyên nghiệp nhất Việt Nam
Với kinh nghiệm triển khai ERP cho nhiều doanh nghiệp, FOXAi hiện là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tư vấn – triển khai hệ thống ERP tại Việt Nam. FOXAi không chỉ đơn thuần là đối tác công nghệ, mà còn là người đồng hành chiến lược, giúp doanh nghiệp hoạch định lại quy trình, tối ưu vận hành và bứt phá tăng trưởng.
FOXAi sở hữu đội ngũ chuyên gia kết hợp giữa công nghệ và tư vấn quản trị, luôn đồng hành từ khâu khảo sát – đào tạo – triển khai đến bảo trì – tối ưu. Đặc biệt, FOXAi có kinh nghiệm triển khai nhiều nền tảng ERP uy tín như SAP B1, SAP S/4 Hana… giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với mô hình vận hành của mình.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã phần nào hiểu rõ những yếu tố then chốt quyết định thời gian triển khai ERP. Khi chuẩn bị kỹ càng và làm chủ được những điều này, hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp bạn sẽ không còn là thử thách mà trở thành cơ hội để bứt phá. Hãy để ERP giúp bạn tối ưu vận hành, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền lâu và thịnh vượng trong tương lai.
Nếu Quý doanh nghiệp mong muốn tìm hiểu sâu hơn hoặc trải nghiệm demo giải pháp, vui lòng để lại thông tin TẠI ĐÂY – đội ngũ chuyên gia FOXAi sẽ liên hệ hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
