Quy trình xử lý một khoản vay trong ngân hàng truyền thống thường tốn rất nhiều thời gian và công sức, từ nhập liệu bằng tay cho đến luân chuyển hồ sơ giấy. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, các ngân hàng đã và đang chuyển mình mạnh mẽ bằng cách áp dụng hệ thống LOS (Loan Origination System). Vậy quy trình LOS là gì và nó đã thay đổi ngành ngân hàng như thế nào? Bài viết này sẽ phân tích chi tiết toàn bộ chu trình khởi tạo và phê duyệt khoản vay được tự động hóa bởi hệ thống LOS, một công cụ không thể thiếu của các tổ chức tài chính hiện đại.
LOS là gì? Phân loại hệ thống LOS
LOS là viết tắt của Loan Origination System, một hệ thống phần mềm được thiết kế để tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý khoản vay, từ lúc tiếp nhận hồ sơ cho đến khi giải ngân. Thay vì làm việc thủ công, hệ thống này giúp số hóa, kiểm tra và luân chuyển hồ sơ một cách nhanh chóng, chính xác.
Để đáp ứng đặc thù của từng phân khúc khách hàng, hệ thống LOS được chia thành hai phân hệ chính:
- RLOS (Retail Loan Origination System): Phân hệ này phục vụ các khoản vay bán lẻ, dành cho khách hàng cá nhân như vay mua nhà, mua xe hay vay tiêu dùng. Hãy hình dung, khi bạn cần vay một khoản tiền nhỏ, quy trình RLOS sẽ được đơn giản hóa và diễn ra rất nhanh. Mục tiêu của RLOS là xử lý hàng nghìn hồ sơ mỗi ngày, tập trung tối đa vào tốc độ và trải nghiệm người dùng.
- CLOS (Corporate Loan Origination System): Ngược lại, CLOS hướng đến các khoản vay của khách hàng doanh nghiệp, thường là các khoản vay lớn và phức tạp. Quy trình thẩm định trong CLOS đòi hỏi nhiều bước phân tích sâu về tài chính, rủi ro và tài sản đảm bảo. Vì vậy, CLOS tập trung vào độ chính xác và kiểm soát rủi ro hơn là tốc độ.
Ứng dụng LOS tại các ngân hàng Việt Nam
Thực tế, nhiều ngân hàng lớn tại Việt Nam đã ứng dụng thành công các giải pháp LOS từ quốc tế đến nội địa:
- Techcombank triển khai giải pháp Nucleus FinnOne Neo (Ấn Độ), cung cấp module riêng cho cả Retail và Corporate, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ.
- Vietcombank và VIB sử dụng hệ thống Axe Finance (Tunisia) để tối ưu hóa quy trình tín dụng doanh nghiệp, tăng cường khả năng phân tích dữ liệu và giám sát danh mục cho vay.
- VietinBank và HDBank hợp tác triển khai FIS Loan Origination (Mỹ) trên nền tảng đám mây, vừa mở rộng quy mô dễ dàng, vừa đảm bảo bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế.
- Saigonbank áp dụng Newgen DigiLending (Ấn Độ), nổi bật với khả năng tùy chỉnh luồng công việc bằng nền tảng low-code.
Ngoài ra, nhiều ngân hàng khác cũng đang số hóa từng phần quy trình LOS của mình: VPBank và BIDV dùng Aurion/Integrosys cho một số khâu tự động hóa; Vietcombank và HDBank tích hợp Moody’s Analytics cho phân tích tín dụng chuyên sâu; ABBANK ứng dụng CRIF để nâng cao năng lực phê duyệt; trong khi đó, công ty HPT (Việt Nam) cũng triển khai các giải pháp BPM (Business Process Management) để kết nối LOS với các hệ thống khác.
Các dự án này cho thấy LOS không phải là một dự án ngắn hạn, mà là một chiến lược dài hạn đòi hỏi sự đầu tư mạnh mẽ. Ví dụ, Vietcombank đã mất tới 5 năm (từ 2018–2023) để hoàn thiện cả RLOS và CLOS, còn BIDV triển khai thành công CLOS từ năm 2020 và vẫn tiếp tục dự án RLOS.
Phân tích chi tiết quy trình của LOS
Mặc dù có cùng mục tiêu là phê duyệt và giải ngân khoản vay, quy trình LOS cho khách hàng cá nhân và doanh nghiệp lại có những điểm khác biệt lớn.
Quy trình khởi tạo khoản vay bán lẻ (RLOS)
Quy trình RLOS hướng đến việc tự động hóa và đơn giản hóa tối đa trải nghiệm của khách hàng, cho phép xử lý số lượng lớn đơn vay một cách nhanh chóng.
1. Tiếp nhận và tạo hồ sơ vay
Khách hàng nộp đơn trực tuyến (qua website, ứng dụng di động) hoặc tại quầy giao dịch. Hệ thống RLOS sẽ số hóa và nhập tất cả dữ liệu chỉ một lần duy nhất. Ví dụ, khi một khách hàng của Agribank muốn vay mua nhà, họ có thể điền biểu mẫu trên ứng dụng Agribank E-Mobile, và RLOS sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ của các trường thông tin. Bước này đặt nền móng cho toàn bộ quy trình, đảm bảo hồ sơ được thiết lập chính xác ngay từ đầu.
2. Thẩm định tự động và chấm điểm tín dụng
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, RLOS kích hoạt các quy trình thẩm định tự động để sàng lọc và đánh giá sơ bộ. Hệ thống kết nối với các dịch vụ bên ngoài như cơ sở dữ liệu CIC (Trung tâm thông tin tín dụng) để tra cứu lịch sử tín dụng, đồng thời áp dụng mô hình chấm điểm nội bộ của ngân hàng. Với các khoản vay nhỏ, nhiều ngân hàng có thể thiết lập ngưỡng phê duyệt tự động: nếu hồ sơ đạt đủ tiêu chí (điểm tín dụng tốt, thu nhập ổn định…), hệ thống có thể tự động phê duyệt sơ bộ mà không cần chờ nhân viên xem xét. Một ví dụ điển hình là Ngân hàng Bưu điện Liên Việt (LPBank) đã triển khai quy trình cho vay cầm cố sổ tiết kiệm hoàn toàn online – khách hàng đủ điều kiện sẽ được phê duyệt và giải ngân mà không phải đến quầy.
3. Thẩm định và phê duyệt thủ công (nếu cần)
Đối với các khoản vay lớn hơn hoặc hồ sơ phức tạp, RLOS sẽ chuyển sang quy trình thẩm định bởi cán bộ tín dụng. Tuy nhiên, hệ thống vẫn hỗ trợ tối đa bằng cách cung cấp gợi ý quyết định dựa trên dữ liệu. Cán bộ tín dụng sẽ xem xét hồ sơ chi tiết được tổng hợp từ nhiều nguồn: thông tin khách hàng, kết quả kiểm tra CIC, lịch sử giao dịch. Một số ngân hàng, như Bản Việt, đã áp dụng giải pháp chấm điểm tín dụng sử dụng AI và dữ liệu lớn để nâng cao chất lượng thẩm định. Quy trình LOS đảm bảo tính minh bạch bằng cách luân chuyển hồ sơ đến đúng người, đúng bộ phận và ghi lại toàn bộ quá trình xử lý.
4. Hoàn thiện hồ sơ và phê duyệt cuối
Sau khi được chấp thuận, RLOS sẽ tạo một danh mục kiểm tra những hạng mục cần hoàn tất trước khi giải ngân, như ký hợp đồng, công chứng tài sản đảm bảo. Ngày nay, nhiều ngân hàng đã ứng dụng eKYC và chữ ký số để khách hàng ký hợp đồng online, giúp tinh giản đáng kể các bước này. Khi tất cả điều kiện được đáp ứng, hồ sơ sẽ được phê duyệt cuối cùng trên hệ thống bởi cấp có thẩm quyền cao nhất.
5. Giải ngân và lưu trữ
Đây là bước cuối cùng, khi khoản vay đã được phê duyệt đầy đủ. Bộ phận kế toán tiến hành giải ngân cho khách hàng. RLOS kết nối với hệ thống core banking để tạo khoản vay và cập nhật dư nợ. Đồng thời, toàn bộ hồ sơ tín dụng được lưu trữ điện tử, đáp ứng mục tiêu của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đến năm 2030, ít nhất 90% hồ sơ công việc tại các tổ chức tín dụng phải được xử lý và lưu trên môi trường mạng. Sau giải ngân, thông tin khoản vay cũng được chuyển sang hệ thống quản lý khoản vay để theo dõi quá trình trả nợ.
Nhờ có RLOS, thời gian xử lý hồ sơ được rút ngắn từ nhiều ngày xuống còn vài giờ. Một báo cáo của McKinsey cho thấy việc số hóa quy trình khởi tạo khoản vay có thể cắt giảm đến 40% thời gian chờ phê duyệt, giúp khách hàng tiếp cận vốn nhanh hơn.
Quy trình khởi tạo khoản vay doanh nghiệp (CLOS)
Đối với phân khúc doanh nghiệp, quy trình LOS phức tạp hơn đáng kể, tập trung vào việc phối hợp nhiều bộ phận và quản lý rủi ro chặt chẽ.
1. Khởi tạo yêu cầu và thu thập thông tin ban đầu
Giai đoạn này bắt đầu khi cán bộ quan hệ khách hàng (RM) thu thập thông tin sơ bộ về nhu cầu vay của doanh nghiệp. Trên hệ thống CLOS, RM có thể tạo một đề xuất tín dụng ban đầu để bắt đầu quy trình. Hồ sơ CLOS đòi hỏi chi tiết hơn so với RLOS, bao gồm cả dữ liệu tài chính (báo cáo tài chính 2-3 năm, dòng tiền…) và hồ sơ pháp lý liên quan đến dự án.
2. Kiểm tra KYC và đánh giá sơ bộ
CLOS tiến hành các bước kiểm tra KYC (Know Your Customer) cho doanh nghiệp, bao gồm xác thực tư cách pháp nhân, ngành nghề kinh doanh, lịch sử tín dụng doanh nghiệp và cả ban lãnh đạo chủ chốt. Hệ thống tích hợp cả KYC nội bộ (danh sách khách hàng hiện hữu) và KYC bên ngoài (tra cứu trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp, danh sách cảnh báo rửa tiền, dữ liệu CIC). Đồng thời, CLOS hỗ trợ tính toán hạn mức tín dụng sơ bộ và kiểm tra các tỷ lệ tài chính quan trọng của doanh nghiệp so với chuẩn ngành.
3. Thẩm định chi tiết và phân tích tín dụng
Đây là trung tâm của quy trình CLOS. Bộ phận thẩm định tín dụng sẽ tiếp nhận hồ sơ từ RM và tiến hành phân tích độc lập. Hệ thống CLOS cung cấp công cụ hỗ trợ phân tích các chỉ số tài chính, mô hình dự báo dòng tiền và định giá tài sản đảm bảo. Một số ngân hàng lớn sử dụng công cụ của các hãng uy tín như Moody’s Analytics để hỗ trợ phân tích rủi ro một cách có hệ thống. Kết quả của bước này là một báo cáo tín dụng chi tiết làm cơ sở cho bước phê duyệt.
4. Phê duyệt tín dụng nhiều cấp
Với khoản vay doanh nghiệp, các ngân hàng áp dụng mô hình phê duyệt theo cấp độ thẩm quyền. CLOS cho phép thiết lập luồng phê duyệt linh hoạt. Khi báo cáo tín dụng đã sẵn sàng, hệ thống sẽ lần lượt gửi hồ sơ đến các cấp có thẩm quyền tương ứng, từ trưởng phòng đến Hội đồng tín dụng. CLOS ghi lại chữ ký số hoặc xác nhận điện tử của mỗi cấp phê duyệt để đảm bảo tính kiểm soát.
5. Hoàn thiện hợp đồng và điều kiện tiên quyết
Sau quyết định phê duyệt, CLOS hỗ trợ tạo hợp đồng mẫu dựa trên các thông tin đã có trong hồ sơ, giúp giảm thiểu sai sót. Ngân hàng yêu cầu khách hàng hoàn thành các điều kiện tiên quyết trước giải ngân như: đóng góp vốn tự có, mua bảo hiểm tài sản hay đăng ký giao dịch bảo đảm. Cán bộ tín dụng theo dõi việc thực hiện các điều kiện này và cập nhật trạng thái trên CLOS.
6. Giải ngân và bàn giao hồ sơ
Cuối cùng, khoản vay được giải ngân, có thể thực hiện một lần hoặc nhiều lần tùy theo thỏa thuận. Toàn bộ tài liệu, thông tin liên quan đến khoản vay này được lưu trữ tập trung trong cơ sở dữ liệu của CLOS, tạo thành kho thông tin phục vụ cho việc tra cứu và kiểm toán. Sau giải ngân, hồ sơ khoản vay chính thức được tạo trên hệ thống core banking và chuyển sang giai đoạn quản lý sau giải ngân.
Nhờ quy trình LOS, thời gian xét duyệt các khoản vay doanh nghiệp đã rút ngắn đáng kể từ nhiều tháng xuống còn vài tuần. Các nền tảng số hóa như giải pháp của nCino hay Newgen quảng bá khả năng rút ngắn quy trình cho vay doanh nghiệp xuống dưới 10 ngày làm việc. Thực tế, khi BIDV triển khai CLOS đã cho thấy sự cải thiện rõ rệt: hồ sơ luân chuyển nhanh hơn, giảm tình trạng ách tắc và thiếu giấy tờ.
Với những lợi ích vượt trội về tốc độ xử lý, khả năng kiểm soát rủi ro và nâng cao trải nghiệm khách hàng, quy trình LOS đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong ngành ngân hàng hiện đại. Nó không chỉ giúp các ngân hàng tối ưu hóa quy trình nội bộ mà còn là lợi thế cạnh tranh cốt lõi trong thời đại chuyển đổi số.
Tối ưu hóa quy trình khởi tạo khoản vay cùng FOX – LOS do FOXAi triển khai
Giải pháp Khởi tạo Khoản vay (Loan Origination System – LOS) của FOXAi là một hệ sinh thái công nghệ toàn diện, được thiết kế để tối ưu hóa quy trình cho vay từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến giải ngân, đặc biệt phù hợp với các tổ chức tài chính, ngân hàng và doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Điểm mạnh nổi bật của FOX – LOS
- Tự động hóa hoàn toàn quy trình cho vay: Từ việc xác định nhu cầu khách hàng, lựa chọn sản phẩm phù hợp, thu thập và xử lý hồ sơ, đến việc ra quyết định và giải ngân, tất cả đều được thực hiện tự động, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Đánh giá rủi ro thông minh: Hệ thống tích hợp các công cụ tiên tiến như pre-scoring, scoring, kiểm tra tuân thủ (AML), và đánh giá tài sản đảm bảo, giúp đưa ra quyết định cho vay chính xác và an toàn hơn.
- Tiếp cận khách hàng linh hoạt: Khả năng tiếp cận khách hàng từ xa, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở vùng sâu, vùng xa, thông qua các công cụ và tính năng công nghệ hiện đại, giúp mở rộng phạm vi phục vụ và tăng trưởng khách hàng.
- Tích hợp với hệ thống core banking: Hệ thống tự động tạo hồ sơ khách hàng, hợp đồng cho vay, thoả thuận tài sản đảm bảo và mở tài khoản cho vay trong hệ thống core banking, đảm bảo tính liên tục và đồng bộ trong toàn bộ quy trình.
Lợi ích vượt trội khi triển khai FOX – LOS
- Tiết kiệm chi phí và thời gian: Giảm đến 70% chi phí vận hành và 50% thời gian xử lý so với phương pháp truyền thống.
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Tăng 20% năng suất lao động, giảm thiểu tối đa lỗi do yếu tố con người.
- Tăng trưởng doanh thu bền vững: Khám phá các cơ hội kinh doanh mới, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
Vì sao FOX – LOS là lựa chọn hàng đầu
- Giải pháp toàn diện: Tích hợp đầy đủ các chức năng từ tiếp nhận hồ sơ, xử lý, ra quyết định đến giải ngân và quản lý sau cho vay.
- Công nghệ tiên tiến: Ứng dụng các công nghệ hiện đại như AI, RPA, và điện toán đám mây, giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.
- Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm: Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và quản trị, FOXAi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình triển khai và vận hành.
Hãy để FOXAi giúp bạn hiện đại hóa quy trình cho vay, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và khám phá giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
