Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, doanh nghiệp không chỉ cần quản lý tài chính mà còn cần giải pháp toàn diện để điều hành mọi hoạt động. Đó là lý do tại sao ERP (Enterprise Resource Planning) đang dần thay thế kế toán truyền thống ở nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự khác biệt giữa hai hệ thống này là gì? Và tại sao ERP lại là lựa chọn ưu việt hơn? Hãy cùng FoxAI tìm hiểu ngay!
ERP là gì? Kế toán truyền thống là gì?
ERP là một hệ thống quản lý tích hợp, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ thông tin từ sản xuất, mua bán, nhân sự đến kế toán. Ngược lại, kế toán truyền thống tập trung vào việc ghi chép và xử lý các giao dịch tài chính, thường thiếu sự liên kết với các hoạt động khác trong doanh nghiệp.
ERP không chỉ là một phần mềm kế toán, mà còn là một công cụ quản lý toàn diện. Đây chính là điểm mấu chốt tạo nên sự khác biệt lớn giữa ERP và kế toán truyền thống.
Điểm khác biệt giữa ERP và kế toán truyền thống
Dưới đây là một số điểm khác biệt giữa ERP và kế toán truyền thống mà các doanh nghiệp cần biết:
Hạch toán kế toán
Trong kế toán truyền thống, hạch toán kế toán là bước đầu tiên khi xử lý thông tin tài chính.
Với ERP, hạch toán kế toán là kết quả của việc xử lý thông tin từ các quy trình kinh doanh. Mỗi thao tác trong sản xuất, mua bán hay thanh toán đều được ghi nhận tự động bằng các bút toán.
Ví dụ:
- Khi nhận hàng, hệ thống tự động ghi nhận bút toán nhập kho.
- Khi thanh toán, hệ thống tự động ghi nhận công nợ.
Hạch toán tự động
ERP thực hiện hạch toán tự động qua các phân hệ, thay vì nhập liệu thủ công như trong kế toán truyền thống.
Các bút toán được sinh ra và kiểm soát qua nhiều tầng phê duyệt → Hạn chế tối đa sai sót.
Không được xóa bút toán
ERP không cho phép xoá bút toán.
Nếu có sai sót, người dùng phải thực hiện bút toán đảo để sửa chữa. Điều này đảm bảo tính minh bạch và trung thực của dữ liệu tài chính.
Tài khoản trung gian
Để phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam, ERP cho phép sử dụng tài khoản trung gian.
Các tài khoản này giúp kiểm tra quy trình mà không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính chính thức.
Quản lý đồng bộ và quy trình hoàn chỉnh
ERP quản lý theo quy trình chặt chẽ, đảm bảo sự liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Trong khi đó, kế toán truyền thống thường hoạt động độc lập, dẫn đến thiếu sự đồng bộ.
Cấu trúc tài khoản linh hoạt
ERP cho phép xây dựng hệ thống tài khoản linh hoạt với nhiều chiều thông tin, đáp ứng mọi nhu cầu phân tích và quản lý tài chính.
Ví dụ: Dễ dàng quản lý doanh thu và chi phí của từng phòng ban chỉ bằng cách thêm thông tin phòng ban vào tài khoản.
Hợp nhất báo cáo từ nhiều chi nhánh
Dữ liệu tập trung của ERP giúp hợp nhất báo cáo từ nhiều chi nhánh hoặc đơn vị thành viên một cách dễ dàng, điều mà kế toán truyền thống thường khó thực hiện.
Phản ánh trung thực hoạt động kinh doanh
Hạch toán kế toán trong ERP diễn ra đồng thời với các thao tác nghiệp vụ. Nhờ đó, số liệu kế toán luôn kịp thời, trung thực và chính xác, giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Lợi ích khi doanh nghiệp chuyển đổi từ kế toán truyền thống sang ERP
- Tăng hiệu quả quản lý: ERP tích hợp toàn bộ thông tin, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
- Giảm sai sót: Hạch toán tự động và kiểm soát nhiều tầng giúp hạn chế lỗi nhập liệu.
- Minh bạch tài chính: Dữ liệu trung thực, đáng tin cậy với cổ đông và đối tác.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh: ERP giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với các thay đổi trong môi trường kinh doanh.
Chuyển đổi từ kế toán truyền thống sang ERP là bước tiến quan trọng để doanh nghiệp hiện đại hóa và nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, để áp dụng thành công, doanh nghiệp cần hiểu rõ sự khác biệt và chuẩn bị kỹ lưỡng về quy trình, con người và công nghệ.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp mình, hãy liên hệ với FoxAI – chuyên gia trong việc cung cấp các giải pháp ERP hiện đại, giúp doanh nghiệp Việt Nam tối ưu hóa quy trình và phát triển bền vững.
