SAP Business One là chủ đề đang được nhiều chuyên gia về công nghệ trên thế giới quan tâm. Phần mềm này thu hút đáng kể sự chú ý từ các doanh nghiệp lớn nhỏ đến từ nhiều ngành nghề khác nhau. Vậy SAP Business One là gì? Phần mềm này hoạt động như thế nào và chi phí triển khai ra sao? Cùng tìm hiểu nhé!
SAP Business One (SAP B1) là gì?
SAP Business One (SAP B1) là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tích hợp, được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây là sản phẩm do SAP AG, một công ty công nghệ hàng đầu có trụ sở tại Walldorf, Đức, phát triển.
Vào tháng 3 năm 2002, SAP đã mua lại Top Manage Financial Systems, một công ty của Israel chuyên phát triển các ứng dụng doanh nghiệp. Sau đó, họ đổi tên thành SAP Business One. Đến tháng 12 năm 2002, SAP bổ sung tính năng tạo báo cáo và lập dự thảo ngân sách với công cụ XL Reporter. Hai năm sau, SAP tiếp tục cải tiến bằng cách tích hợp các tính năng quản trị quan hệ khách hàng (CRM) và thương mại điện tử, giúp nâng cao đáng kể khả năng và giá trị của SAP Business One.
Cách thức hoạt động của phần mềm SAP B1
SAP Business One ERP là giải pháp tích hợp toàn diện các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp, bao gồm tài chính, kế toán, quản lý tồn kho, thu mua, và nhiều chức năng khác. Phần mềm được được thiết kế trên nền tảng máy chủ tại chỗ (On-Premise) hoặc đám mây (Cloud).
Hệ thống sử dụng cơ sở dữ liệu (Database) được đặt trên máy chủ, trong khi người dùng từ các phòng ban (Client) có thể truy cập vào thông qua máy tính, trình duyệt web hoặc thiết bị di động. Bên cạnh đó, SAP Business One hỗ trợ khả năng phân cấp và phân quyền người dùng cho các ứng dụng, đảm bảo rằng mọi kết nối vào cơ sở dữ liệu luôn được bảo mật và an toàn.
Nhờ vào cấu trúc này, mọi thông tin và chứng từ nghiệp vụ phát sinh từ các phòng ban đều được tự động lưu trữ và xử lý trên cùng một cơ sở dữ liệu. Đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ dữ liệu. Khi có bất kỳ thay đổi nào từ phía người dùng, hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu lên máy chủ, giúp mạng lưới thông tin trong doanh nghiệp luôn được duy trì ở trạng thái đồng bộ và cập nhật nhanh chóng.
Những lợi ích khi sử dụng SAP trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả
Trong quá trình sản xuất, hệ thống SAP thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như nhân công, hiệu suất máy móc và tình trạng nguyên vật liệu. Dựa trên các dữ liệu này, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch sản xuất một cách linh hoạt và chính xác hơn, đồng thời đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực.
Thay vì mất thời gian thu thập và tổng hợp dữ liệu từ nhiều bộ phận, SAP cung cấp các biểu mẫu tiêu chuẩn và báo cáo thống kê theo thời gian thực. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình hình sản xuất, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Kiểm soát chất lượng đầu vào và đầu ra
Hệ thống SAP giúp doanh nghiệp quản lý nhà cung cấp và giám sát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng như sản phẩm đầu ra. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện và giải quyết các vấn đề như thiếu hụt hàng hóa hoặc lỗi sản phẩm, đảm bảo chất lượng và sự ổn định trong hoạt động sản xuất.
Tính toán chi phí sản phẩm chính xác
SAP sở hữu khả năng hệ thống hóa thông tin như danh sách nguyên vật liệu (BOM) và tính toán chi phí sản xuất dựa trên giá nguyên vật liệu, chi phí nhân công và cơ sở vật chất. Điều này giúp doanh nghiệp xác định chính xác giá thành sản phẩm và lợi nhuận, hỗ trợ đưa ra quyết định kinh doanh và mở rộng quy mô một cách hiệu quả.
Nắm được tình hình sản xuất nhanh chóng
Hệ thống SAP cung cấp khả năng truy cập dữ liệu và báo cáo liên tục trên các thiết bị di động thông qua công nghệ điện toán đám mây. Chỉ cần kết nối Internet, các nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ sản xuất, tình trạng đơn hàng, vận chuyển và đưa ra các điều chỉnh kịp thời để đạt được mục tiêu kinh doanh.
SAP Business One khác gì so với các phần mềm quản lý riêng lẻ
Việc SAP Business One được triển khai tại nhiều doanh nghiệp và tập đoàn lớn trên toàn cầu khẳng định khả năng vượt trội của hệ thống trong việc hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững. SAP B1 đem lại những ưu thế vượt trội mà các phần mềm quản lý riêng lẻ không thể đáp ứng, thể hiện ở 3 đặc trưng:
Tính đồng bộ dữ liệu cao
SAP Business One lưu trữ dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, đảm bảo tính chính xác và đồng bộ trong mọi phòng ban. Nhờ cơ chế cập nhật thông tin tự động và liên tục, hệ thống giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu, đồng thời hạn chế rủi ro khi phân tích hoặc lập kế hoạch dựa trên thông tin chung.
Tính linh hoạt và tính mềm
Giải pháp SAP Business One được thiết kế để dễ dàng thích nghi với sự thay đổi trong nhu cầu vận hành của doanh nghiệp. Với kiến trúc mở, SAP Business One cho phép bổ sung hoặc thêm các tính năng mới mà không gây gián đoạn cho các hoạt động hiện tại. Điều này đảm bảo sự ổn định và hiệu quả khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc cải tiến quy trình.
Tính đặc trưng
SAP Business One cung cấp các phân hệ được tùy chỉnh phù hợp với đặc thù công việc của từng phòng ban. Ví dụ:
- Phòng tài chính – kế toán cần các công cụ phân tích và tính toán chi tiết.
- Phòng quản lý kho đòi hỏi khả năng thống kê chính xác trạng thái hàng hóa và vật tư.
Từng phân hệ được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu cụ thể, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của các bộ phận trong doanh nghiệp. Đặc biệt, hệ thống còn hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý kho một cách hiệu quả thông qua các tính năng chuyên sâu.
Chi phí triển khai SAP Business One
Tương tự như các phần mềm ERP cao cấp khác, tổng chi phí triển khai SAP Business One ngoài phụ thuộc vào chi phí bản quyền dựa trên số lượng người dùng mà còn bao gồm nhiều khoản chi phí bổ sung khác. Cụ thể một số chi phí như:
Chi phí triển khai
Chi phí này bao gồm khoản phải trả cho nhà cung cấp phần mềm cũng như đội ngũ chuyên gia tham gia vào quá trình triển khai và chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô tổ chức, lĩnh vực hoạt động và mức độ phức tạp của hệ thống, chi phí triển khai có thể thay đổi đáng kể.
Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng
Để đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả, doanh nghiệp có thể cần nâng cấp hệ thống hạ tầng như máy chủ, thiết bị kết nối hoặc đường truyền internet. Chi phí này sẽ khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu về hiệu suất, tính ổn định và tốc độ xử lý mà doanh nghiệp mong muốn khi triển khai SAP Business One.
Chi phí bảo trì hàng năm
Sau khi triển khai, doanh nghiệp phải chi trả cho việc bảo trì hệ thống, bao gồm cập nhật phiên bản mới, nâng cấp tính năng, và hỗ trợ xử lý sự cố kỹ thuật. Mức phí bảo trì sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và tần suất yêu cầu hỗ trợ từ nhà cung cấp.
Một số câu hỏi thưởng gặp về hệ thống SAP Business One
Tôi cần chuẩn bị gì khi triển khai phần mềm SAP Business One cho doanh nghiệp?
Để đảm bảo dự án SAP Business One được triển khai thành công, doanh nghiệp cần thực hiện công tác chuẩn bị một cách kỹ lưỡng và toàn diện. Các bước chuẩn bị bao gồm:
- Đảm bảo ngân sách phù hợp: Lên kế hoạch tài chính rõ ràng, nằm trong giới hạn ngân sách đã đề ra.
- Chuẩn bị đội ngũ nhân sự quản lý dự án: Lựa chọn những người có kinh nghiệm và hiểu biết để phối hợp với nhà cung cấp trong quá trình triển khai.
- Sẵn sàng cho sự thay đổi: Hiểu rằng việc triển khai SAP Business One sẽ mang đến những điều chỉnh trong quy trình, tổ chức và cách làm việc.
- Kiên nhẫn với lộ trình hiệu quả: SAP Business One không mang lại kết quả tức thời, doanh nghiệp cần chuẩn bị tinh thần cho một giai đoạn chuyển đổi nhất định trước khi thấy được lợi ích rõ ràng.
- Hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp: Giữ thái độ thiện chí và phối hợp chặt chẽ với đối tác triển khai để đạt chất lượng và tiến độ đề ra.
Việc chuẩn bị kỹ càng sẽ đóng vai trò quyết định trong việc đảm bảo dự án vận hành suôn sẻ và mang lại kết quả như mong đợi.
Sau khi triển khai, bao lâu tôi thấy được hiệu quả của SAP Business One?
Hiệu quả từ việc triển khai SAP Business One xuất hiện sớm, với dữ liệu được đồng bộ, chính xác hơn và giảm thiểu trùng lặp. Thông tin minh bạch và quyết định kịp thời giúp củng cố lòng tin của nhà đầu tư, đồng thời góp phần hiện thực hóa mục tiêu tăng trưởng và lợi nhuận.
Hy vọng qua bài viết trên, doanh nghiệp đã hiểu phần nào cách sử dụng phần mềm SAP. Tuy nhiên, để biết cách sử dụng phần mềm SAP một cách chi tiết và bài bản, cần có đội ngũ chuyên gia đến từ đơn vị cung cấp SAP iu tín, chuyên nghiệp để tối đa hiệu quả sử dụng.
Hiện nay, Fox.ai là đối tác vàng của SAP tại Việt Nam, có nghiệp vụ chuyên môn cao trong việc triển khai dự án SAP. Tin rằng việc hợp tác với Fox.ai để triển khai SAP sẽ là một bước đệm cho thành công vượt bậc của doanh nghiệp trong tương lai.
